Организационная структура управления. Система управления организацией

Система управления организацией включает совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих функционирование организации.

Управление организацией - это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом с целью достижения лучших результатов с позиции поставленной цели. "Управлять - значит вести организацию к ее цели извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в ее распоряжении ресурсов". - Так охарактеризовал процесс управления А. Файоль.

Процесс управления предполагает согласованные действия, которые и обеспечивают, в конечном итоге, осуществление общей цели либо набора целей, стоящих перед организацией. Для координации действий должен быть специальный орган, реализующий функцию управления. Поэтому в любой организации выделяются управляющую и управляемую части. Схема взаимодействия между ними показана на рис. 5.1.

Каждая из обозначенных частей имеет определенную самостоятельность и собственное предназначение. Объект управления - система, выполняющая ролевую функцию организации, тогда как субъект управления поддерживает выходы этой системы на уровне, который удовлетворяет заданным условиям ее функционирования. Связь в системе управления объединяет субъект и объект управления в единое целое. ее следует рассматривать как источник информации для выработки управленческих действий. Через каналы связи движутся потоки информации, питающих все подсистемы организации и обеспечивающие достижение ее цели.

В управляющую часть входит дирекция, менеджеры и информационные подразделения, обеспечивающие работу руководящего звена. Эту часть организации принято называть административно-управленческим аппаратом. Конечным продуктом управляющей части является информация. Руководящее звено - необходимый элемент любой организации.

На этом уровне принимаются управленческие решения как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения поставленной цели. Управленческое решение принимается с целью решения проблемы, которая возникла.

Отметим, что управленческое решение - это результат коллективной творческой работы. Оно всегда обобщенный характер. Даже когда руководитель самостоятельно принимает решение, то коллективный интеллект прямо или косвенно влияет на процесс разработки индивидуального управленческого решения.

Главными субъектами осуществления управленческой деятельности являются менеджеры. Менеджер - это член организации, осуществляющей управленческую деятельность и решает управленческие задачи.

Менеджеры занимают ключевые позиции в управлении организацией. Они в организации выполняют различные роли. Важнейшими из них являются следующие.

Роль в принятии решения. Она выражается в том, что менеджер определяет направление движения организации, решает вопросы распределения ресурсов, осуществляет текущие корректировки.

Информационная роль. Она заключается в том, что менеджер собирает информацию о внутренней и внешней среде, распространяет информацию в виде фактов и нормативных установок, разъясняет политику и основные цели организации.

Руководящая роль. Менеджер формирует отношения внутри и за пределами организации, мотивирует членов организации на достижение целей, координирует их усилия и выступает как представитель организации.

В зависимости от позиции менеджеров в организации, задач, которые решаются, характера функций, реализуемых эти роли могут быть присущи им в большей или меньшей степени. Однако каждый менеджер обязательно принимает решения, работает с информацией и является руководителем определенной группы работников.

Управляемая звено - это различные функциональные подразделения, занятые обеспечением трансформационного процесса. То, что поступает на вход управляемой части, и то, что является ее выходом, зависит от типа организации. Так например, если речь идет о деловой организации, осуществляющей управление финансами, скажем, о банке, то на его вход поступают денежные средства или их заменители (ценные бумаги, векселя, акции и т. Д.). Выходом является информация по управлению финансовыми потоками и денежными средствами. Во многих случаях банк осуществляет выплату наличных денежных средств.

Управление организацией можно представить в виде процесса осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. Управление включает только те функции и действия, связанные с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с мотивацией к осуществлению производственной и других видов деятельности, с целевой ориентацией различных видов деятельности.

Содержание и набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от типа организации, ее размеров, сферы деятельности, уровня в управленческой иерархи, функции внутри организации и от других факторов. Для всех процессов управления в организации характерно наличие однородных видов деятельности. Все виды управленческой деятельности можно сгруппировать в четыре основные функции управления: планирование, организация, руководство и контроль.

Чтобы координировать действие управляемой части, необходимо использовать систему научного управления, обоснованную Ф. Тейлором в книге "Принципы научного управления". Ф. Тейлор впервые отделил процесс планирования труда от самого труда, выделив, таким образом, одна из основных управленческих функций. Основные положения системы научного управления по Тейлором формулируются так: создание научного фундамента, заменяющего традиционные методы работы, которые практически сложились; отбор и обучение сотрудников на основе научных критериев; взаимодействие между администрацией и исполнителями с целью практического внедрения научно разработанной системы организации труда; равномерное распределение труда и ответственности между администрацией и исполнителями.

Позже Г. Эмерсон сформулировал 12 принципов производительности труда, относящихся к звена управления организацией, определив истинную миссию и назначение управленческого труда: четко поставленные цели; здравый смысл; компетентная консультация; дисциплина; справедливое отношение к персоналу; быстрый, надежный, полный, точный, постоянный учет; диспетчирования; нормирование операций; эффективное планирование; нормализация условий труда; стандартные письменные инструкции; вознаграждение за производительность.

Четко задачи управления организацией сформулировал А. Файоль. Он выделил шесть сфер деятельности организации, которыми необходимо управлять: техническую, коммерческую, финансовую, бухгалтерскую, административную и защитную. По его мнению, наиболее характерными задачами звена управления являются: планирование общего направления деятельности и предсказания конечного результата; организования, то есть распределение и управление использованием материальных и человеческих ресурсов; издание распоряжений для поддержки действий работников в оптимальном режиме; координация различных действий для достижения общей цели; выработки норм поведения членов организации и проведения мероприятий по соблюдению этих норм; контроль за поведением членов организации.

А.Файоль сформулировал характерные признаки процесса управления в начале XX в. С тех пор в деятельности организаций произошли значительные изменения: осложнилась их структура, научно-техническая революция в области естественных наук привела к возникновению новых сложных технологий, стремительное внедрение средств вычислительной техники в различных сферах человеческой деятельности заметно повлияло на технологию принятия управленческих решений и на процедуру контроля за выполнением решения.

Особенностью деятельности деловой организации в настоящее время является работа в условиях напряженной конкуренции не только внутри страны, но и на межгосударственном уровне. Ускоренное развитие средств коммуникации, электронных средств, обеспечивающих хранение и обработку информации, привел к возникновению новой информационной среды, в которой функционируют организации. Это, в свою очередь, вызвало изменение требований, предъявляемых к системам управления.

Современная система управленческих функций может быть представлена следующим перечнем основных задач:

Координация и интеграция усилий членов организации по достижению общей цели;

Организация взаимодействия и поддержание контактов между рабочими группами и отдельными членами организации;

Сбор, оценка, обработка и хранение информации;

Распределение материальных и людских ресурсов;

Управление кадрами (разработка системы мотивации, борьба с конфликтными ситуациями, контроль деятельности членов организации и групп);

Контакты с внешними организациями, ведение переговоров, маркетинговая и рекламная деятельность;.

Инновационная деятельность;

Планирование, контроль за выполнением решений, коррекция деятельности в зависимости от изменения условий работы.

В современной науке управления организацией принято говорить об искусстве управления как сложную комбинационную игру.

По организации можно выделить три основных принципа, характеризующие ее как управляемую систему:

Принцип обоснованности: организация подчиняется определенным закономерностям, которые определяют ее внутренние причин-но-следственные связи, ее функционирования и жизнедеятельности;

Принцип целеустремленности: организации свойственно стремление к достижению поставленной цели, обеспечивает со временем новое состояние организационной системы;

Принцип модельованости: организация как сложная система может быть представлена разнообразием моделей, каждая из которых отражает определенную грань ее сущности.

В общем случае (независимо от природы) под управлением понимают целенаправленное воздействие, осуществляемое для перевода некоторого объекта из одного состояния в другое. Управлющее воздействие всегда целенаправленно оказывается субъекта (органиа управления) и реализуется на объекте.

Итак, управление – это не только процесс (динамика), но и орган, выполняющий управленческие функции и характеризуемый определенным строением, структурой. Поэтому управление – еще и система (статика).

Под системой управления понимается единство субъекта (управляющей части) и объекта (управляемой части). Причем системой является только их совокупность, ни объект, ни даже субъект по отдельности системой управления не является.

Это единство обеспечивается наличием между субъектом и объектом прямой и обратной связи, которые образуют контур управления, проводящий управляющие воздействия. В социальных организациях, в том числе хозяйственных, субстанцией управляющего воздействия является информация . Поэтому процессу управления присущ информационный характер. Чем сложнее объект, тем большее число функций управления, прилагаемых к нему, требуется.

Под влиянием управляющего воздействия в объекте происходят изменения, результаты которых отражаются переменными , служащими для описания системы управления. Входные переменные обозначают то, что поступает в систему управления или его объект (для хозяйственной организации – это информация и ресурсы). Выходные переменные – соответственно то, что выпускается во внешнюю среду (для хозяйственных организаций это также информация, продукты, услуги). По виду зависимостей выходных переменных от входных различают системы линейные и нелинейные .

Переменные, чувствительные к управляющему воздействию, называют управляемыми переменными . Неуправляемые переменные (которые не изменяются в результате управленческих воздействий) – это возмущающие воздействия или просто возмущения , шум.

Управляемые выходные переменные обозначают цели деятельности организации. В процессе функционирование может обнаружиться их расхождение с планом, и задача системы управления – устранить наблюдаемые отклонения (управление по отклонениям ). Возмущения появляются на выходе, и система управления может своими воздействиями только компенсировать их проявление (управление по возмущениям ). В сложных системах управления возможно еще управление по заданиям .

Соотношение управляемых и неуправляемых переменных дает такую характеристику систем управления как управляемость . Организация системы управления должна обеспечивать этот параметр ее работы.

Система управления (СУ) организации представляет большой интерес, ее изучение и совершенствование – постоянная задача руководителя. Место СУ в социальной системе показано на рис. 1.51.

Рисунок 1.51 – Место системы управления в социальной системе

Реформирование экономики и глобальная информатизация общества усиливают внимание специалистов к системе управления организации в целях ее совершенствования. Все работы в области управления организациями, консультирования так или иначе касаются структуры и содержания системы управления. Так, корпорация «Галактика», успешно реализующая свой многопользовательский сетевой комплекс полной автоматизации фирмы, считает, что СУ базируется на трех основных составляющих :

Информационной поддержке процессов разработки и реализации решений;

Наборе типовых бизнес-процедур для решения поставленных задач;

Системе активизации персонала.

Оптимизация данных составляющих и является, по мнению корпорации, основным направлением совершенствования системы управления. Эти составляющие очень важны, но фиксируют некоторый этап состояния СУ и, по нашему мнению, отражают лишь часть современной системы управления, которая должна включать элементы развития, в том числе методологическую (управленческую) поддержку при разработке и реализации решений.

Анализ существующих подходов к СУ позволил сформировать для нее общее определение.Система управления представляет совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации. СУ – это сложное образование процессов и явлений, совершенствование которого может идти с различной степенью детализации.

Основная задача системы управления – формирование профессиональной управленческой деятельности (ПУД) , которая может рассматриваться как процесс и как явление.

Как процесс ПУД – это совокупность действий (выполнение функций, использование методов и др.), ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого. Как явление ПУД – это объединение элементов (цели, программы, средства и др.) для реализации миссии организации на основании определенных правил и процедур. Узаконенные или общепринятые правила и процедуры перерастают в стандарты. Часто полагают, что нет нужды в стандартах для ПУД, так как это существенно снижает гибкость (быструю перестройку) элементов системы управления. В теории управления ПУД рассматривается как сочетание науки и искусства управления, где наука – это прагматизм, а искусство – творчество. В результате преобладания в практической управленческой деятельности (менеджменте) искусства управления в ряде публикаций ее называют особым или специфическим видом труда. В теории управления трудно найти грань, отделяющую науку от искусства. С нашей точки зрения, таким индикатором может стать стандарт на тот или иной процесс или явление в ПУД (рис. 1.52).

Рисунок 1.52 – Наука и искусство в ПУД

Формализация многих процессов и явлений в системе управления организации продолжает идти – это неизбежный процесс развития науки. Это находит свое отражение во внедрении концепций: системы стандартов качества ISO, системы менеджмента <бизнес-> процессов BPM , информатизации управления на основе интегрированных компьютерных систем (CALS, ERP ). С другой стороны, общественное сознание не приемлет жесткой системы стандартизации в деятельности социальной системы. Таким образом, этот процесс идет, и будет идти весьма сложно.

Специфика управленческой деятельности заключается в воздействии , и основная задача руководителя - воздействуя на подчиненных, обеспечивать выполнение ими необходимых действий. То есть в процессе управления человек (или группа людей) целенаправленно воздействует на кого-то для достижения желаемого результата. Иными словами, можно выделить субъект и объект управления.

Субъект управления - определенное звено системы управления, источник управленческого воздействия.

Субъекты управления - люди, наделенные полномочиями, правами и ответственностью за выполнение своих должностных обязанностей; составляют в совокупности аппарат управления.

Объект управления - часть социально-экономической системы, на которую направлено воздействие.

Объектами управления на предприятии могут быть отдельные работники, группы работников, некоторые процессы. Например, руководитель может управлять исполнителями, отделами, службами и другими подразделениями предприятия, управлять технологическим процессом, финансовыми потоками, потоками информации ит.д.

Субъект и объект управления соотносятся как часть и целое (рис. 1.2).

Рис. 1.2.

В реальной жизни управление предприятиями протекает во времени и в пространстве. В связи с этим выделяют следующие необходимые элементы осуществления управленческой деятельности:

1) среда, в которой осуществляются действия руководителя;
2) сами действия по управлению предприятием;
3) средства воздействия, которые использует руководитель.

Рассмотрим каждый из этих элементов.

Понятие «среда» означает окружение, совокупность условий, в которых протекает деятельность. Для руководителя, выполняющего свою работу по управлению предприятием, средой воздействия является система управления.

Л Система управления - целостная совокупность элементов и связей

\_/ между ними, необходимых для осуществления воздействия.

В системе управления элементами выступают все работники, участвующие в процессах управления. Они могут быть организованы в различные службы и подразделения. В то же время система управления включает не вообще все связи, существующие в организации, а только связи, отражающие отношения, возникающие в ходе управления, например, отношения подчиненности, восприятия решений или согласования в ходе выполнения функций управления или в ходе принятия решений.

Представленная на рис. 1.3 система управления предприятием - абстрактная модель, которая в самом общем виде отображает, как осуществляется взаимодействие объекта и субъекта управления.

Действия, осуществляемые руководителем для оказания воздействия на подчиненных ему работников, отражают динамику управленческой деятельности и составляют процесс управления.

Рис. 1.3.

Д Процесс управления - последовательность действий, из которых фор-

\_/ мируется воздействие.

Управленческие действия руководителя могут состоять, например, в принятии решений, издании приказов и выдаче распоряжений, определении задач исполнителей, обеспечении их необходимыми ресурсами.

Процесс управления - комплекс текущих решений и различных видов деятельности, которыми занимаются менеджеры. При этом нельзя выделить какой-либо отдельно взятый «отрезок», имеющий четко выраженное начало и конец, и единственно верную последовательность операций, выполняемых руководителем, поскольку существует множество их комбинаций и вариантов. Но даже при множестве вариантов можно сформулировать общую закономерность, заключающуюся в том, что сначала менеджер ставит цель, потом оценивает текущую ситуацию относительно этой цели, определяет, какие проблемы существуют на пути ее достижения, и решает, каким образом они должны быть устранены (рис. 1.4).

Рис. 1А Этапы процесса управления

Чтобы воздействие руководителя не «повисло в воздухе», а привело к желаемой цели, необходимо нечто, что свяжет воедино и приведет в действие замысел руководителя и действия исполнителей. Это «нечто» есть механизм управления.

Механизм управления - совокупность средств и методов воздействия

*и руководителя на деятельность людей в процессе их работы.

Понятия «система» и «процесс управления» более очевидные, чем «механизм управления». Их можно наблюдать в практической деятельности по управлению предприятием. Так, система управления находит свое выражение в структуре управления, в иерархическом построении и соподчиненности звеньев аппарата управления. Процесс управления как последовательность действий руководителя также нетрудно себе представить. Иное дело - механизм управления. Его предназначение и необходимость не столь очевидны. Однако, если рассмотреть ситуацию глубже, становится понятно, что без определенного «передаточного устройства» между субъектом и объектом управления управляющее воздействие может не достичь цели. В результате желаемые действия исполнителями осуществляться не будут. Например, руководитель издает приказ. Чтобы он был исполнен, необходимо предусмотреть: кто и что будет делать; в какие сроки, как будет контролироваться исполнение; кто будет отвечать за неисполнение приказа. Заранее определяя такие условия, руководитель формирует механизм исполнения приказа.

В случае невыполнения приказа чаще всего следует административное наказание. В других случаях возможны иные методы воздействия на работников, например побуждение к творческой работе путем постановки интересной и сложной задачи. В этом случае у работника появляется азарт исследователя, «включается» профессиональная заинтересованность. Или, например, за выполнение срочной работы человеку предлагается денежное вознаграждение в виде премии. Здесь связующее звено - материальное стимулирование.

Способы вовлечения работников могут быть разными. Но во всех случаях активизируют деятельность подчиненных, т.е. запускается механизм управления.

Таким образом, средства и методы воздействия - механизм управления, т.е. то, что приводит в действие идеи и замыслы руководителя.

Система управления организации» - одно из ключевых понятий теории организации, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Система управления организации построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в целом, так и её отдельных составляющих. Очевидно, что изучение и совершенствование системы управления, как в рамках отдельной организации, так и государства, общества в целом способствует скорейшему достижению поставленных целей и задач.

Система - это целое, созданное из частей и элементов, взаимодействующих между собой, для целенаправленной деятельности. Среди её основных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определённой структуры и т.д. Вместе с тем система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов. Всякая система, в общем виде, имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты и обратную связь.

Управление - это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного или перевода её в новое состояние.

Система управления:

- механизм такого воздействия;
- совокупность всех элементов, подсистем и их взаимосвязей, а также процессов, обеспечивающих функционирование организации в заданном направлении.

При этом любая система управления должна иметь четыре основных

элемента:

1. Выход основной системы.
2. Воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода.
3. Канал обратной связи.
4. Блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.

Очевидно, что именно система управления организации имеет возможность адекватно реагировать на внешние и внутренние воздействия, что придаёт организации способность к адаптации в изменяющихся условиях, делает её само регулируемой.

Структура системы управления

В настоящее время в составе системы управления организации выделяют следующие подсистемы:

1. структура управления;
2. техника управления.
3. функции управления.
4. методология управления

При этом, систему управления можно рассматривать как с позиции статики, т.е. как некий механизм (механизм управления), так и с позиции динамики, как управленческую деятельность.

Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают себя соответственно:

- функциональную и организационную структуру, схему организационных отношений, профессионализм персонала;
- компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота.

Структура управления будет рассмотрена отдельно, а в отношении техники управления следует отметить, что стройность и действенность системы управления в немалой степени зависит от системы документооборота предприятия. От неё напрямую зависит и число ошибок учёта и планирования, и оперативность реагирования на определённое воздействие. «Бумажная» бухгалтерия неизбежно отступает перед "компьютерной". Неизбежно уходит в прошлое «наказуемость» инициативы.

Доказано на практике и находит всё более широкое практическое применение понимание того, что функциональность организации рабочего места повышает производительность труда работника и управленца не только технически, но и в результате получения ими положительного эмоционального настроя.

Процесс управления, как элемент управленческой деятельности, включает в себя: систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Методология же включает в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности.

Основной задачей системы управления организации ставится формирование профессиональной управленческой деятельности. Как процесс управленческая деятельность - это совокупность действий, ведущая к образованию и совершенствованию связей между частями системы. Как явление - это объединение элементов (цели, программы, средства) для реализации миссии организации. Управленческая деятельность рассматривается, как синтез науки и искусства. Научная часть управленческой деятельности состоит из прагматичных управленческих технологий, правил, закономерностей, т.е. мало зависит от личности управленца. Искусство же, в данном контексте, представляет собой использование менеджером своего творческого начала, интуиции, субъективного опыта, здравого смысла и т.д. Здесь наблюдается прямая зависимость от личных качеств управленца, причём такие качества, как здравый смысл и интуиция, точнее их присутствие в большей или меньшей степени, практически являются врождённой особенностью данного субъекта.

Наибольший интерес представляет структура управления организации, как, во многом, определяющая по отношению к другим элементам. Структура органов управления и должностей, распределение между ними полномочий и ответственности часто предопределяет и технику управления, и процесс, и методы, и функции.

Среди этапов понимания сущности управления и построения управленческих структур следует выделить пять этапов:

1. Организация представляется, как сумма трудовых операций. Управлять организацией - значит правильно организовать производственные процессы и повышать производительность труда. Организация конструируется и контролируется менеджерами.
2. Организация - это административная пирамида, как наиболее устойчивое строение (административный механизм). Ей присуща чёткая структура, единоначалие, разделение труда, баланс полномочий и ответственности, корпоративная мораль.
3. Организация - бюрократия, где человек - это винтик огромной машины, материал для построения целого, не имеющий право на индивидуальные особенности. Индивидуальность личности подавляется разработкой и предписанием точного соблюдения инструкций практически «на все случаи жизни».
4. Элтон Мэйо в 30-х 40-х годах двадцатого столетия предложил рассматривать организацию как общину и соответственно ей управлять. В его понимании люди были не винтиками машины, а являлись членами организации, семьи, он подчёркивал право на индивидуальность каждого, возможность иметь собственное мнение, взаимоотношения, как внутри, так и вне организации. При такой концепции на первый план выходят межличностные и межгрупповые отношения. Управление должно вписываться в психологическую структуру группы, осознавать возможность спонтанного, неконтролируемого, самоорганизации.
5. Всё большую роль, как указывалось выше, в организации начинает играть технологическая основа. Организация - это социотехническая система, т.е. взаимодействие группы людей с определённой техникой. Техническая система и система межличностных отношений могут пересекаться. От технической системы зависят социальные отношения, а от последних - производственная система. Отсюда - организация характеризуется, как сложная, разнородная вероятностная система.

1. Введение.

2. Общие понятия.

3. Структура системы управления.

4. Основные типы управления организациями.

5. Система управления российской компании.

6. Заключение.

ВВЕДЕНИЕ.

«Система управления организации» - одно из ключевых понятий Теории организации, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Система управления организации построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в целом, так и её отдельных составляющих. Очевидно, что изучение и совершенствование системы управления, как в рамках отдельной организации, так и государства, общества в целом способствует скорейшему достижению поставленных целей и задач.

ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ.

Система – это целое, созданное из частей и элементов, взаимодействующих между собой, для целенаправленной деятельности. Среди её основных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определённой структуры и т.д. Вместе с тем система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов. Всякая система, в общем виде, имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты и обратную связь (см. рис. 1).

Рис. 1. Схема функционирования системы.

Управление – это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного или перевода её в новое состояние.

Система управления:

– механизм такого воздействия;

– совокупность всех элементов, подсистем и их взаимосвязей, а также процессов, обеспечивающих функционирование организации в заданном направлении (см. рис.2).

Рис. 2. Схема системы с механизмом управления.

При этом любая система управления должна иметь четыре основных элемента:

1. Выход основной системы.

2. Воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода.

3. Канал обратной связи.

4. Блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие (см. рис. 3).

Рис. 3. Схема системы управления организации.

СТРУКТУРА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

В настоящее время в составе системы управления организации выделяют следующие подсистемы:

1. структура управления;

2. техника управления.

3. функции управления.

4. методология управления (см. рис. 4).

Рис. 4. Структура элементов системы управления организации.

Цели, задачи

Законы и принципы

Методы и функции

Технология и практика управления

Коммуникации

Схема процесса

Разработка и реализация решений

Информационное обеспечение

Функциональные структуры

Схемы организационных отношений

Организационные структуры

Профессионализм персонала

Система документооборота

Информационные каналы

Компьютерная и оргтехника, офисная мебель

Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают себя соответственно:

Функциональную и организационную структуру, схему организационных отношений, профессионализм персонала;

Компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота. Структура управления будет рассмотрена отдельно, а в отношении техники управления следует отметить, что стройность и действенность системы управления в немалой степени зависит от системы документооборота предприятия. От неё напрямую зависит и число ошибок учёта и планирования, и оперативность реагирования на определённое воздействие. «Бумажная» бухгалтерия неизбежно отступает перед "компьютерной". Неизбежно уходит в прошлое «наказуемость» инициативы. Доказано на практике и находит всё более широкое практическое применение понимание того, что функциональность организации рабочего места повышает производительность труда работника и управленца не только технически, но и в результате получения ими положительного эмоционального настроя.

Методология же включает в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Основной задачей системы управления организации ставится формирование профессиональной управленческой деятельности. Как процесс управленческая деятельность – это совокупность действий, ведущая к образованию и совершенствованию связей между частями системы. Как явление – это объединение элементов (цели, программы, средства) для реализации миссии организации. Управленческая деятельность рассматривается, как синтез науки и искусства. Научная часть управленческой деятельности состоит из прагматичных управленческих технологий, правил, закономерностей, т.е. мало зависит от личности управленца. Искусство же, в данном контексте, представляет собой использование менеджером своего творческого начала, интуиции, субъективного опыта, здравого смысла и т.д. Здесь наблюдается прямая зависимость от личных качеств управленца, причём такие качества, как здравый смысл и интуиция, точнее их присутствие в большей или меньшей степени, практически являются врождённой особенностью данного субъекта.

1. Организация представляется, как сумма трудовых операций. Управлять организацией – значит правильно организовать производственные процессы и повышать производительность труда. Организация конструируется и контролируется менеджерами.

2. Организация – это административная пирамида, как наиболее устойчивое строение (административный механизм). Ей присуща чёткая структура, единоначалие, разделение труда, баланс полномочий и ответственности, корпоративная мораль.

3. Организация – бюрократия, где человек – это винтик огромной машины, материал для построения целого, не имеющий право на индивидуальные особенности. Индивидуальность личности подавляется разработкой и предписанием точного соблюдения инструкций практически «на все случаи жизни».

4. Элтон Мэйо в 30-х 40-х годах двадцатого столетия предложил рассматривать организацию как общину и соответственно ей управлять. В его понимании люди были не винтиками машины, а являлись членами организации, семьи, он подчёркивал право на индивидуальность каждого, возможность иметь собственное мнение, взаимоотношения, как внутри, так и вне организации. При такой концепции на первый план выходят межличностные и межгрупповые отношения. Управление должно вписываться в психологическую структуру группы, осознавать возможность спонтанного, неконтролируемого, самоорганизации.

5. Всё большую роль, как указывалось выше, в организации начинает играть технологическая основа. Организация – это социотехническая система, т.е. взаимодействие группы людей с определённой техникой. Техническая система и система межличностных отношений могут пересекаться. От технической системы зависят социальные отношения, а от последних – производственная система. Отсюда – организация характеризуется, как сложная, разнородная вероятностная система.

ОСНОВНЫЕ ТИПЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЯМИ

В современной теории менеджмента выделяются два типа управления организациями: бюрократический и органический. Они построены на принципиально различных основаниях и имеют специфические черты, позволяющие выявлять сферы их рационального использования и перспективы дальнейшего развития.

1. Исторически первым сформировался бюрократический тип организации. Соответствующую концепцию подхода к построению организационных структур разработал в начале XX столетия немецкий социолог Макс Вебер. Он предложил нормативную модель рациональной бюрократии, кардинальным образом менявшую ранее действовавшие системы коммуникации, отчетности, оплаты труда, структуры работы, отношений на производстве. В основе этой модели - представление о предприятиях, как об «организованных организациях», предъявляющих жесткие требования, как к людям, так и к структурам, в рамках которых они действуют. Ключевые концептуальные положения нормативной модели рациональной бюрократии таковы:

1) четкое разделение труда, использование на каждой должности квалифицированных специалистов;

2) иерархичность управления, при которой нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим;

3) наличие формальных правил и норм, обеспечивающих однородность выполнения менеджерами своих задач и обязанностей;

4) дух формальной обезличенности, характерной для выполнения официальными лицами своих обязанностей;

5) осуществление найма на работу в соответствии с квалификационными требованиями к данной должности, а не с субъективными оценками.

Главные понятия бюрократического типа структуры управления - рациональность, ответственность и иерархичность. Сам Вебер считал центральным пунктом концепции исключение совмещения «человека» и «должности», ибо состав и содержание управленческих работ должны определяться исходя из потребностей организации, а не людей в ней работающих. Четко сформулированные предписания по каждой работе (что необходимо делать и какими приемами) не оставляет места для проявления субъективизма и индивидуального подхода. В этом принципиальное отличие бюрократической структуры от исторически предшествовавшей ей общинной, где главная роль отводилась партнерству и мастерству.

Бюрократические структуры управления показали свою эффективность, особенно в крупных и сверхкрупных организациях, в которых необходимо обеспечивать слаженную четкую работу больших коллективов людей, работающих на единую цель. Эти структуры позволяют мобилизовать человеческую энергию и кооперировать труд людей при решении сложных проектов, в массовом и крупносерийном производстве. Однако им присущи недостатки, особенно заметные в контексте современных условий и задач экономического развития. Очевидно, прежде всего, что бюрократический тип структуры не способствует росту потенциала людей, каждый из которых использует только ту часть своих способностей, которая непосредственно требуется по характеру выполняемой работы. Ясно также: коль скоро вопросы стратегии и тактики развития организации решаются лишь на высшем уровне, а все остальные уровни заняты исключительно исполнением «спускаемых сверху» решений, теряется общий управленческий интеллект (который рассматривается сегодня как важнейший фактор эффективного управления).

Еще один изъян структур бюрократического типа - невозможность с их помощью управлять процессом изменений, направленных на совершенствование работы. Функциональная специализация элементов структуры приводит к тому, что их развитие характеризуется неравномерностью и различной скоростью. В результате возникают противоречия между отдельными частями структуры, несогласованностью в их действиях и интересах, что замедляет прогресс в организации.

2. Второй упомянутый - органический - тип структур управления имеет сравнительно недолгую историю и возник как антипод бюрократической организации, модель которой перестала удовлетворять многие предприятия, испытывающие необходимость в более гибких и адаптированных структурах. Новый подход отвергает представление об эффективности организации как «организованной» и работающей с четкостью часового механизма; напротив, считается, что эта модель проводить радикальные изменения, обеспечивающие приспособляемость организации к объективным требованиям реальной действительности неспособна. Исследователи этой проблемы подчеркивают: постепенно вырисовывается иной тип организации, в которой импровизация ценится выше, чем планирование; которая руководствуется возможностями гораздо больше, чем ограничениями, предпочитает находить новые действия, а не цепляться за старые; которая больше ценит дискуссии, чем успокоенность, и поощряет сомнения и противоречия, а не веру. В исходном определении органического типа структуры подчеркивались такие ее принципиальные отличия от традиционной бюрократической иерархии, как более высокая гибкость, меньшая связанность правилами и нормами, использование в качестве базы групповой (бригадной) организации труда. Дальнейшие разработки позволили существенно дополнить перечень свойств, характеризующих органический тип структуры управления. Речь идет о следующих чертах. Во-первых, решения принимаются на основе обсуждения, а не базируются на авторитете, правилах или традициях. Во-вторых, обстоятельствами, которые принимаются во внимание при обсуждении проблем, являются доверие, а не власть, убеждение, а не команда, работа на единую цель, а не ради исполнения должностной инструкции. В-третьих, главные интегрирующие факторы - миссия и стратегия развития организации. В-четвертых, творческий подход к работе и кооперация базируются на связи между деятельностью каждого индивида и миссией. В-пятых, правила работы формулируются в виде принципов, а не установок. В-шестых, распределение работы между сотрудниками обусловливается не их должностями, а характером решаемых проблем. В-седьмых, имеет место постоянная готовность к проведению в организации прогрессивных изменений. Рассматриваемый тип структуры предполагает существенные изменения отношений внутри организации: отпадает необходимость в функциональном разделении труда, повышается ответственность каждого работающего за общий успех. Реальный переход к органическому типу структуры управления требует серьезной подготовительной работы. Прежде всего, компании принимают меры к расширению участия работающих в решении проблем организации (путем обучения, повышения уровня информированности, заинтересованности и т.п.), ликвидируют функциональную обособленность, развивают информационные технологии, радикально пересматривают характер взаимоотношений с другими компаниями (вступая сними в союзы или образуя виртуальные компании, где реализуются партнерские отношения). Необходимо отметить, что органический тип структуры управления находится лишь в начальной фазе своего развития, и в «чистом» виде его используют пока немногие организации. Но элементы этого подхода к структуре управления получили довольно широкое распространение, особенно в тех компаниях, которые стремятся приспособиться к динамично меняющейся внешней среде.

Следует отметить, что приведённая классификация структур управления предприятиями не является единственной. Существуют и другие, имеющие более прикладной характер, например, классификация, подразделяющая организационные структуры на линейные; линейно-функциональные; проектные и матричные; венчурные и инновационные внутрифирменные.

Наиболее сильное влияние на российскую школу управления оказывают американская и японская школы менеджмента, основные различия которых указаны в таблице 1.

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ РОССИЙСКОЙ КОМПАНИИ

Пример системы управления Государственного унитарного предприятия «Федеральный научно-производственный центр «НИИ прикладной химии» является во многом характерным для многих крупных предприятий оборонного комплекса, да и промышленных предприятий России в целом.

В методологии управления предприятием следует отметить, что, действуя на основании российского законодательства, Устава, Приказов директора и Распоряжений его заместителей, оно заявляет своей целью получение прибыли, содержание социального сектора (поликлиники, посёлка и т.д.), повышение оборонного потенциала государства. В общем виде технология и практика, методы и функции управления предприятия остались практически неизменны со времени социалистических методов хозяйствования. Управленческие решения принимаются единолично, высока концентрация функций, возложенных на руководство, низкая взаимозаменяемость руководителей – «незаменимость» каждого, никто не возьмёт на себя ответственность принять решение за другого. При этом уровень ответственности за принятые решения и их исполнение невысок – он размывается большим их количеством и низким качеством, а оперативность управления не выдерживает никакой критики. Коммуникации между подразделениями имеют в основном вербальный характер, уровень информированности сотрудников находится в тех пределах, какие необходимы для исполнения определённой работы. Данные факторы, несомненно, отразились на экономическом положении предприятия.

Модель менеджмента предприятия скорее ближе к американской – формализованная структура, индивидуальность принятия решений и т.д. Вместе с тем, уровень оплаты труда не поставлен в прямую зависимость от его результатов, что, видимо, и определяет низкий уровень ответственности. Однако в последние годы на предприятии стали создаваться структурные подразделения под конкретных заинтересованных менеджеров, определяющих самостоятельно направление и цели деятельности, степень обособленности от центрального аппарата управления, вид финансового взаимодействия в рамках действующего законодательства.

Структура управления достаточно типична для предприятий ВПК:

Предприятие возглавляет директор, который организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояния и деятельность перед государством и трудовым коллективом. Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия.

Главный инженер – заместитель директора по общим вопросам руководит работой технических служб предприятия, отвечает за содержание зданий и сооружений, территории предприятия и социального сектора. Ему подчиняются отделы:

Главного механика;

Главного энергетика;

Службы охраны труда;

Отдел кадров;

Ряд обособленных структурных подразделений, ведущих обособленную хозяйственную деятельность, таких, как АТС, ювелирный цех, гостиница и т.д.

Отдел Главного механика вместе с подчиненными ему подразделениями обеспечивает контроль за работой и наладку технологического оборудования, проводить все виды ремонта технологического оборудования, а также монтаж нового и демонтаж устаревшего оборудования.

Отдел Главного энергетика вместе с подчиненными ему подразделениями обеспечивает бесперебойное снабжение предприятия электроэнергией, теплом, водой, и другим. Проводит планирование и осуществляет ремонт энергетического оборудования, разрабатывает и осуществляет мероприятия по реконструкции, техническому перевооружению и перспективному развитию энергетического хозяйства предприятия, проводит нормирование расходов электроэнергии, тепла, топлива, и др., а также мероприятия по их экономии, использование вторичных энергоресурсов, разрабатывает технические и организационные мероприятия по повышению надежности и увеличения срока службы энергетического оборудования, проводит работы по оптимизации режимов использования энергетического оборудования в производственных цехах, проводит инструктаж и обучение персонала.

Заместитель директора по экономике занимается всеми финансовыми вопросами предприятия, замещая и представляя директора при распределении расходов предприятия, отвечает за доходы и уплату налогов и иных платежей. В его подчинении находятся:

– Планово-экономический отдел;

– Бухгалтерия предприятия, состоящая из финансовой, расчётной и производственной групп;

– Коммерческий отдел (отдел сбыта);

– Структурные подразделения, ведущие обособленную хозяйственную деятельность.

Планово-экономический отдел разрабатывает годовые, квартальные планы предприятия и отдельных цехов, контролирует их выполнение, определяет пути устранения недостатков, организует и совершенствует внутризаводское и внутрицеховое планирование, разрабатывает нормативы для образования фондов экономического стимулирования, ведет оперативный статистический учет, анализ показателей работы основных агрегатов, цехов и заводов, разрабатывает и представляет на утверждение проекты, цены на новую продукцию, изучает и внедряет передовой опыт в организации планово-экономической работы и др.

Бухгалтерия осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами, устанавливает результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия и др.

Коммерческий отдел занимается реализацией продукции предприятия, маркетинговыми исследованиями, рекламной деятельностью и т.д.

Отдел организации труда и заработной платы разрабатывает штатное расписание, составляет годовые, квартальные, и месячные планы по труду и заработной плате и осуществляет контроль за их выполнением, разрабатывает мероприятия по повышению производительности труда, внедрению прогрессивных систем заработной платы, разрабатывает положение об образовании и расходовании фонда материального поощрения, разрабатывает технически обоснованные нормы выработки и проводит анализ их выполнения, организует и участвует в разработке вопросов научной организации труда, содействует движению за коллективную гарантию трудовой и общественной дисциплины.

Заместитель директора по производству руководит материально-техническим снабжением предприятия, технологического отдела, ОТК и др.

Заместитель директора по НИОКР руководит структурными подразделениями научной направленности, в его ведении находится разработка новых изделий и доработка имеющихся, он осуществляет связи с другими научными организациями и заказчиками научно-исследовательских разработок.

Управление структурными подразделениями осуществляется в зависимости от направления их деятельности и имеет различные черты: от бюрократическо-авторитаристского управления в производственных подразделениях, до элементов органического в творческих подразделениях и подразделениях розничной торговли.

По отношению к профессионализму управленческого персонала следует отметить его высокий уровень на верхнем уровне «административной пирамиды» и резкое его снижение на низовых уровнях, что напрямую связано с уровнем оплаты труда.

Техника управления предприятия характеризуется с одной стороны выверенностью и проработанностью документооборота, достаточным количеством производственных и административных помещений. С другой стороны документооборот явно не отвечает требованиям современной действительности, компьютеризация и информатизация управления находится в зачаточном состоянии, что в первую очередь связано с экономическими проблемами предприятия.

Общим выводом в данном случае является то, что система управления предприятия нуждается в глубоком анализе и исправлении проявившихся в результате реформирования перекосов, необходим поиск определённого организационного вектора управления на основе передовых технологий управления и теоретических разработок.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Заключение по данной работе хотелось бы сделать словами статьи (2):

«Управление - это организация, анализ, контроль. Управление - один из главных моментов предпринимательской деятельности, важнейший фактор ее успеха. Управление - это тяжелая работа, но это и искусство, это и наука.

Наш совет предпринимателю - будьте умным, знающим и умелым управляющим, а если не можете - наймите умного, знающего и умеющего менеджера. В любом случае - будьте благоразумным, чтобы соответствовать системе цивилизованного управления».

Табл. 1. Японская и американская модели менеджмента.

Япония

США

Должность создаётся в соответствии с личными качествами определённого человека.

Неформальные контакты и структура в организации.

Управление ориентированно на группу. Организация как семья. Воздействие на отдельного человека через группу.

Коллегиальное принятие решений, коллективная ответственность.

На первом месте – принципы компромиссности и гармонии. Ориентация на предотвращение конфликтов.

Долгосрочный найм на работу.

Оплата в соответствии со стажем, семейным положением. Предусмотрена процедура ротации.

Проектируется структура предприятия, создаётся должность и на неё подыскивается соответствующий человек.

Структура организации и отношения строго формальны.

Управление ориентированно на конкретного человека.

Индивидуальное принятие решений, индивидуальная ответственность.

Организационные конфликты – норма, ведущая к развитию организации. Задача менеджеров – разрешать конфликты.

Краткосрочный найм.

Оплата труда и карьера основывается на индивидуальных результатах деятельности.

Список использованной литературы.

1. Акбердин Р.З., Кибанов А.Я. «Совершенствование структуры, функций и экономических взаимоотношений управленческих подразделений предприятий при формах хозяйствования»// Учебное пособие. - М.: ГАУ, 1993

2. Немкович Е.Г., Курило А.Г. «Менеджмент малого и среднего бизнеса» // http://kicbi.karelia.ru/smb/edu/courses/meneg_smb

3. Под редакцией Румянцевой З.П., Саломатина Н.А. «Менеджмент организации»// Учебное пособие. - М.: Инфа-М, 1995

4. Смирнов Э.А. «Основы Теории организации» // ЮНИТИ, 1998

5. Устав ГУП «ФНПЦ «НИИПХ»