Время от времени компания может направлять своих сотрудников в служебные поездки для выполнения определенных заданий. Основной для этой поездки служит приказ на командировку, который устанавливает направление поездки, ее период и другие показатели. Задачи в приказе обычно не указываются, либо даются сжато, потому можно также отдельно создавать служебное задание на командировку в 2018 году, образец которого можно скачать ниже.
Обязательно ли составлять служебное задание на командировку в 2019 году
С 2015 года перестало действовать постановление, которые определяло многие аспекты направления работников в командировки.
Вместе с ним некоторые документы, которые нужно было обязательно выписывать работнику, стали необязательными.
Теперь в обязательном порядке администрация должна составить . Все же остальные бланки ответственный сотрудник должен выписывать по мере необходимости. Какие именно документы надо составить должно содержать , либо иной внутренний локальный акт.
При составлении приказа об отбытии работника в поездку по служебным делам, в документе кратко записывается информация о целях и задачах. Но все это прописывается общими фразами.
Внимание! Для полноты информации все же рекомендуется для работника также оформлять служебное задание для направления в , в котором уже будут максимально подробно указаны все те задачи, что поставлены перед сотрудником на данную поездку.
Кто составляет служебное задание
Служебное задание на командировку должно составляться тогда, когда руководитель принял решение, что сотруднику фирмы необходимо отправиться в служебную поездку. В связи с этим, главные задачи и цели на командировку должен устанавливать именно он.
Для исполнения этого руководитель может продиктовать текст задания кадровому работнику либо ответственному лицу, а последний уже самостоятельно готовит бланк документа.
Служебное задание может быть оформлено в произвольном виде на бланке компании, на форме, разработанной внутри компании, либо на стандартной унифицированной форме Т-10.
В больших организациях необходимость оформления служебного задания может быть возложена на руководителей подразделений, которые уже самостоятельно формулируют его исходя из заданий, необходимых к исполнению. Необходимость подписать составленный документ все равно остается за руководителем фирмы.
Ниже после названия бланка нужно проставить его номер в порядке заполнения, и дату, когда он был составлен.
Затем в отдельной графе нужно записать полные Ф.И.О. работника, который едет в поездку. В таблице справа также предусмотрено место для записи табельного номера.
Сам документ выглядит как большая таблица, в которую заносятся необходимые данные.
В таблице пронумерованы столбцы:
- №1 - записывается название подразделения, в котором сотрудник работает;
- №2 - Должность, как указана в штатном расписании;
- №3 - страна и город, в которые он направляется в поездку;
- №4 - фирма, которая выступает принимающей стороной. При поездке с целью поиска партнеров - в графе можно поставить прочерк.
- №5 и №6 - дни, в которые будет начинаться и заканчиваться поездка;
- №7 - общая сумма дней, которые работник будет находиться в командировке;
- №8 - число дней, которые работник будет выполнять обязанности в принимающей организации (т. е. дни без учета дороги);
- №9 - компания, которая производит покрытие расходов по командировке;
- №10 - что служит основанием для поездки работника в командировку.
После этого на бланке располагается еще одна таблица из двух столбцов:
- №11 - Подробно указывается цель, которую сотрудник должен достичь отправляясь в поездку. Здесь также можно указывать несколько строк с разными заданиями, либо задания для разных городов и организаций и т. д.
- №12 - после того, как задание выполнение, работник в этой графе делает отчет о его выполнении.
Оформленное служебное задание на командировку подписывает руководитель подразделения. После этого свою подпись на документе должен оставить и человек, уезжающий в поездку.
Полностью заполненный документ передается руководителю, который утверждает его путем проставления подписи, должности и личных данных.
Служебное задание – это цель командировки. На основании служебного задания оформляется . По возвращении из командировки работник должен отчитаться о командировочных расходах, сдав авансовый отчёт и командировочное удостоверение.
ВНИМАНИЕ: Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 отменено обязательное оформление и служебного задания.
Заполнение служебного задания
Вверху указывается наименование организации или ИП, номер документа и дата его составления; а также ФИО командируемого работника и его табельный номер.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Данные в таблице:
1) Структурное подразделение – подразделение, в котором числится работник.
2) Должность работника
3) Страна, город / Организация – место, в которое отправляется сотрудник (населённый пункт, наименование организации)
4) Дата начала и окончания командировки: первый день – это день отъезда из места постоянной работы, последний день – это день возвращения.
5) Срок – продолжительность командировки: сколько всего календ. дней и сколько дней без учёта дороги.
6) Организация-плательщик – указывается предприятие, финансирующее поездку.
7) Основание – указывается документ, на основании которого заполняется служебное задание (письмо, служебная записка или иной документ)
8) Графа «Содержание задания» - задачи, которые должен выполнить сотрудник во время командировки.
В конце бланка свои подписи ставят руководитель организации и структурного подразделения, и служебное задание передаётся сотруднику.
По возвращении из командировки сотрудник отчитывается в графе «Краткий отчёт о выполнении задания» о том, что сделал, выполнены ли поставленные задачи. Работник расписывается и передаёт задание руководителю, который заполняет строку «Заключение», ставит дату и подпись.
Стоит отметить два момента:
- Командировки делятся на два типа: запланированные и внеплановые. Образец командировочного задания, о котором идет речь, подготавливается непосредственным руководителем работника, которого направляют в командировку на основании плана.
- В данный момент Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления этого документа. Тем не менее, для издания приказа требуется основание. Таким основанием становится служебная, докладная записка или унифицированная форма Т-10а, служебное задание, образец заполнения которого представлен ниже.
Общие сведения о том, как заполняется служебное задание
Служебное задание оформляется по унифицированной форме Т-10а и заполняется в два этапа:
- Шапка, столбцы 1-11. Бланк заполняется до издания приказа о направлении работника в рабочую поездку (как правило, этим занимается сам работник);
- Столбец 12. Форма заполняется после возвращения сотрудника (на этом этапе форму заполняет, как правило, руководитель).
Образец служебного задания на командировку
Рассмотрим поэтапно заполнение этого документа.
Первый этап. Создание служебного задания
Заполняем шапку. Вписываем в документ полное наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.
После этого присваиваем документу порядковый номер. Проставляется текущая дата.
Здесь требуется сделать небольшое отступление и пояснение. Дело в том, что в различных организациях способы нумерации различаются. Но мы рекомендуем придерживаться правила: у служебного задания и приказа о командировании реквизиты должны быть одинаковыми. Во-первых, это позволит избежать путаницы и лишней работы. А во-вторых, они неразрывно связаны между собой, одного без другого не бывает, и в этом плане такая нумерация обоснованна.
Записываем фамилию, имя и отчество направляемого в командировку сотрудника и его табельный номер.
Теперь переходим к заполнению основных столбцов.
В первый столбец вписывается наименование структурного подразделения командируемого работника.
Во второй вписывается должность этого сотрудника.
В третий заносится наименование страны и города назначения.
В четвертый — краткое наименование организации, в которую мы отправляем нашего работника.
В пятый заносим сведения о дате, когда сотрудник уезжает в командировку.
В шестой заносится дата окончания деловой поездки.
В седьмом ставим общее количество дней поездки.
В восьмом столбце указываем количество дней поездки без учета времени в пути (если сотрудник отправляется из Санкт-Петербурга в солнечный Сыктывкар на поезде, время, которое он проведет в пути, следуя туда и обратно, составит пять дней, если на самолете, то по 2 часа туда и обратно).
В девятый записываем сведения об организации, которая оплачивает командировку.
В десятый — сведения о документах, послуживших основанием для командирования (план или докладная записка).
В одиннадцатый столбец кратко, но емко записываем цель деловой поездки.
После заполнения указанных столбцов руководитель подписывает документ, знакомит с ним сотрудника и направляет в кадровое подразделение для подготовки проекта приказа о командировании. Кадровики готовят приказ и подписывают у руководителя организации оба документа.
Документальное оформление командировки происходит следующим образом: заполняется служебное задание на командировку (как правило, этим занимается руководитель подразделения), на основании этого задания составляется соответствующий приказ. При возвращении из командировки сотрудник отчитывается о проделанной работе и произведенных , сдавая заполненные авансовый отчет форма АО-1 и командировочное удостоверение форма Т-10.
Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в .
Как составить приказ на командировку можно посмотреть , заполненный авансовый отчет , а командировочное удостоверение в .
Остается поговорить о служебном задании на командировку. Этот документ имеет унифицированную форму Т-10а. Скачать бланк этой формы можно в конце статьи.
Служебное задание на командировку (форма Т-10а). Образец заполнения
«Шапка» формы заполняется традиционно: наименование организации, дата составления, номер, фамилия, имя, отчество работника, которого отправляем в командировку, его табельный номер.
- «структурное подразделение» – подразделение, в котором работает командируемый;
- «должность» командируемого;
- «страна, город» – населенный пункт, в который отправляем сотрудника;
- «организация» – наименование предприятия, в которое направляется сотрудник;
- «дата» – указывается дата начала и конца командировки, первый день командировки - день отъезда из места постоянной работы, последний день - день приезда. Если, например, сотрудник уезжает в 23.50 29 мая, а приезжает в 00.10 31 мая, то считается, что командировка длится три дня, несмотря на то, что он уезжает поздно вечером, а приезжает рано утром, первый день командировки - 29 мая, последний день - 31 мая;
- «срок» – продолжительность командировки в календарных днях полностью и без учета дороги;
- «организация-плательщик» – спонсор поездки, чаще финансирует командировку работодатель, но бывает командировка за счет принимающей стороны. Также возможны случая финансирования поездки третьей стороной.
- «основание» – здесь следует указать документ, послуживший причиной заполнения служебного задания, обычно при принятии решения отправить работника в командировку составляется служебная записка, письмо либо другой подобный документ, на основании которого уже заполняется форма Т-10а.
Заполнив таблицу сведений о командировке, переходим к составлению задания работнику. Для этого ниже слева заполняется графа «содержание задания», в ней пишется, что необходимо сделать работнику за время нахождения в командировке, какие задачи ему ставятся.
Форма Т-10а заполнена, остается поставить свои подписи руководителю предприятия и подразделения и передать задание работнику.
Вернувшись из командировки, работник должен отчитаться, насколько он справился с поставленными задачами. Для этого в форме Т-10а напротив «содержания задания» есть графа «краткий отчет о выполнении задания», в котором работник и пропишет, что он сделал и каких целей достиг. Под своим отчетом работник ставит подпись и передает служебное задание своему непосредственному руководителю.
Руководитель проверяет отчет работника и в строке «заключение» подводит итоги командировки, ставит свою подпись и текущую дату.
Служебное задание на командировку в 2015 году попало в разряд необязательных бумаг при оформлении служебных поездок. Из нашего материала вы узнаете о порядке оформления задания и возможности применения заменяющих его документов.
Роль служебного задания
Служебное задание с незапамятных времен выступало обязательным звеном цепочки оформления командировочных бумаг: на его основе издавался приказ, вслед за которым появлялось командировочное удостоверение - с ним сотрудник фирмы отправлялся в служебную поездку.
Основная информация, отражаемая в служебном задании, - цель командировки. Ее заполняют перед отправкой сотрудника в поездку. После выполнения служебного поручения оформляется вторая часть документа с названием «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», из содержания которой делается вывод об эффективности служебного путешествия сотрудника фирмы и обоснованности командировочных расходов.
Такой механизм до 2015 года позволял документально отследить каждый шаг командированного работника и подтвердить расходы, что соответствовало требованиям закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Для целей налогового учета это было не менее важно - контролеры тоже не обходили вниманием степень полноты «командировочного» пакета документов.
ВАЖНО! Обязанность оформлять служебное задание была закреплена в п. 6 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.
Эту налаженную и проверенную годами систему оформления и сбора «командировочного» комплекта бумаг нарушило постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, внесшее корректировки в Положение о командировках.
В результате с января 2015 года из вышеуказанного «командировочного» комплекта исчезли все звенья (кроме приказа), включая служебное задание.
Альтернативный вариант
Исчезновение служебного задания из текста Положения о командировках совсем не означает, что бумагу с таким названием необходимо исключить из внутрифирменного документооборота.
Для оформления командировки по-прежнему можно использовать всю вышеописанную документальную цепочку. Единственное ограничение: статус «командировочного» пакета документов изменился - он больше не может служить официальным подтверждением ни факта служебной поездки, ни понесенных в связи с этим расходов.
Выйти из положения в этой ситуации поможет простой прием - можно модифицировать приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированной ф. Т-9), включив в него строку «Цель командировки».
С формой основного документа, отправляющего работника в командировку, знакомьтесь на нашем сайте: см. материал .
Но следует соблюсти условие: разработанная собственными силами форма приказа должна быть закреплена локальным актом, например внутрифирменным Положением о командировках (ч. 1 ст. 8 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).
Как заполнить служебное задание
Если фирма решила не отказываться от привычного набора командировочных документов и предусмотрела их форму во внутреннем локальном акте, порядок оформления служебного задания будет содержать следующие этапы:
- получить решение руководителя о направлении сотрудника в командировку;
- заполнить гр. 1-11 табличной части служебного задания;
- ознакомить сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, с его заданием и целью командировки.
Обычно для оформления служебного поручения применяется унифицированная форма Т-10а, основная часть которой представлена таблицей из 12 граф.
Венчает форму общая информация: наименование фирмы, номер и дата служебного задания. На центральном месте этого одностраничного документа расположена информация о сотруднике, отправляющемся в служебную поездку (Ф. И. О., табельный №, место работы и должность). Графы 3-8 посвящены непосредственно командировке: они включают наименование пункта назначения и срок командировки (даты начала, окончания и ее длительность).
Графа 9 предназначена для указания организации-плательщика. В большинстве случаев таковой является сама фирма, чей сотрудник направляется в командировку. В отдельных ситуациях специалисты фирмы могут выезжать в командировки по просьбе (заявке) сторонних контрагентов (заказчиков), тогда возмещение командировочных расходов может возлагаться на заказчиков (это условие оговаривается в договоре).
Графа 10 «Основание» заполняется реквизитами приказа (распоряжения) руководства о командировке или в ней может присутствовать формулировка «План командировок» (если поездка осуществляется по плану).
Заполненная графа 11 описывает задание (цель) служебной поездки, и на этом оформление служебного задания останавливается до момента возвращения командированного сотрудника к месту постоянной работы.
Впоследствии служебное задание заполняется уже самим сотрудником - в графе 12 ему необходимо кратко отчитаться о проделанной в командировке работе.
Завершает процесс заполнения служебного задания подписание этого документа работником и руководителем, а также заполнение строки «Заключение о выполнении задания». В указанной строке руководитель дает оценку проделанной сотрудником в командировке работе.
Образец служебного задания смотрите на нашем сайте.
Итоги
Служебное задание на командировку состоит из двух частей - поручения руководства и отчета сотрудника о его выполнении. Документ стал носить необязательный характер с 2015 года, но может применяться для внутренней внутрифирменной отчетности.