Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».
На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.
ФАЙЛЫ
Роль документа
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Какие дела включать в номенклатуру
В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.
Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.
Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.
Когда формируется документ
Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.
Кто ведет номенклатуру дел
Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.
Правила составления
Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:
- наименование организации,
- номер и дата составления,
- перечень документов,
- подписи ответственных лиц.
В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.
Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.
Правила оформления
Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.
Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.
Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.
Образец составления номенклатуры дел
Что такое номенклатура дел?
Согласно п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), номенклатура дел — это упорядоченный список наименований дел, используемых в делопроизводстве предприятия, содержащий сведения о продолжительности их хранения в архивах. На основании этого документа составляются описи дел, подлежащих дальнейшему (временному или постоянному) сохранению.
В соответствии с п. 3.4.4 Правил, существует 3 вида номенклатуры дел:
- Типовая — используется на однородных предприятиях, имеет статус нормативного документа.
- Примерная — содержит примерный список дел, которые могут быть сформированы в процессе функционирования предприятия, имеет рекомендательный характер.
- Индивидуальная — составляется для конкретной организации на основании примерной или типовой номенклатуры дел.
Дело в документообороте
Чтобы понять сущность процедуры составления номенклатуры дел, необходимо точно определить понятие «дело». В документообороте это единица учета, которая может включать в себя несколько документов, объединенных по одному общему критерию.
Например, договор-заказ, содержащий расчет стоимости изготовления продукции по запросу заказчика «А», является документом, входящим в состав дела «Договоры-заказы», состоящего из аналогичных договоров, заключенных с разными заказчиками. При этом может существовать и дело, включающее разнородные документы, имеющие отношение к одному проекту.
Такой подход существенно упрощает процедуру работы с документами. Включение каждого из них в номенклатуру сделало бы ее чрезмерно раздутой, причем использование каждого нового бланка повлекло бы за собой необходимость внесения правок и корректировок. Объединение же документов в дела лишает номенклатуру указанных недостатков.
Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности. Документ подписывается директором архива, согласовывается с начальником службы, ответственной за ведение документооборота и утверждается директором предприятия, на котором используется эта номенклатура. После того как документ будет официально утвержден, выписки из него направляются в структурные подразделения компании с целью последующего использования в работе.
Номенклатура составляется ежегодно, в конце последнего квартала года и вступает в действие с 1 января нового года. Согласовывать документ с архивным учреждением необходимо не реже одного раза в 5 лет. Если же структура управления организации претерпевает радикальные изменения, номенклатуру ее дел также придется пересмотреть.
Порядок оформления реестра
Чтобы составить номенклатуру дел, учитывающую перечень документов, хранящихся в каждом из подразделений организации, необходимо выполнить следующие действия:
- Определить перечень документов, используемых в организации, и установить срок их хранения. Для этого можно использовать опросный лист, который заполняются уполномоченным представителем каждого из подразделений компании. После того как лист будет подготовлен, необходимо переработать содержащуюся в нем информацию и составить на ее основании полный список имеющихся документов. В соответствии с этим списком можно сформировать предварительный перечень дел, в которые они будут объединены.
- Пронумеровать структурные подразделения организации. Полный список подразделений можно получить в отделе кадров. Каждому отделу присваивается свой порядковый номер, при этом очередность нумерации особого значения не имеет — главное, учесть все подразделения.
- Создать номенклатуру каждого подразделения. На основании полученного списка дел в каждом отделе предприятия составляется собственная номенклатура. О том, как это сделать, будет рассказано далее. Кроме того, можно ознакомиться со статьей , рассказывающей о формировании номенклатуры дел в отделе кадров.
- Составить общую номенклатуру дел всей организации. После того как все подготовительные работы будут выполнены, можно приступать к составлению общей номенклатуры. Эта процедура является довольно простой: все номенклатуры, составленные для каждого из подразделений компании, объединяются в один документ.
Состав и структура
Положения п. 3.4.9 Правил устанавливают перечень сведений, которые должен содержать готовый документ. Их необходимо свести в таблицу, которая может иметь шапку следующего вида:
Таблица заполняется следующим образом:
Графа 1 — проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он формируется так: номер структурного подразделения, использующего дело, плюс (через дефис) порядковый номер дела, под которым он зафиксирован в номенклатуре этого подразделения. При составлении индекса используются арабские цифры.
Графа 2 — указывается заголовок дела. Он должен быть четким, лаконичным и отражать в обобщенном виде содержание всех документов, входящих в состав дела. Использовать размытые формулировки типа «Разное» или «Прочие документы» запрещается. Сначала в номенклатуру включаются заголовки дел, включающих организационно-распорядительную документацию, затем — заголовки дел, содержащих текущие планы и отчетность.
Графа 3 — прописывается количество дел. Раздел заполняется по окончании года — после того как будет установлено точное количество дел (частей или томов), сформированных в процессе работы с документацией.
Графа 4 — указываются срок хранения дела и номера статей по используемому перечню (типовому или разработанному специально для конкретной организации). При отсутствии такого перечня применяются номера статей, указанные в типовой или примерной номенклатуре дел.
Графа 5 — добавляются примечания. К ним относятся отметки о состоянии ведения дел: заведении, уничтожении, перенесении из одного календарного года в другой (например, если какие-либо вопросы не были решены на момент окончания года, дело, содержащее связанную с ними документацию, переносится в наступивший год).
Образец номенклатуры дел организации на 2018 год приводим ниже. Он может быть использован при составлении документа, отвечающего нуждам конкретного предприятия и содержащего перечень дел, формируемых в ходе его функционирования.
Образец номенклатуры дел организации 2018 года
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество дел |
Срок хранения дела |
Примечание |
|
01. Планово-экономический отдел |
||||
|
Устав АО |
Постоянно |
Переходящее с 2017 года |
||
|
Штатные расписания |
Постоянно |
Переходящее с 2017 года |
||
|
02. Отдел кадров |
||||
|
Должностные инструкции |
75 лет |
|||
|
Приказы по сотрудникам |
75 лет |
|||
|
03. Бухгалтерия |
||||
|
3 года |
||||
|
Положение об оплате труда и премировании |
Постоянно |
|||
Всего систематизировано 6 (шесть) дел.
Не знаете свои права?
Номенклатура дел организации - это регистр, необходимый для упорядочения все имеющихся в ней дел, хранящихся более 10 лет.
Образец сводной номенклатуры дел (НД) организации позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Он отличается строгой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 "Основных правил работы архивов организаций" , одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Мы разберемся, как ее правильно вводить и оформлять.
Зачем нужна номенклатура дел
Когда документы хранятся более 10 лет или постоянно, их учет должен быть более строгим и упорядоченным. Систематизировать их и помогает номенклатура. К ее основным функциям относят:
- группировку имеющихся документов по разным критериям;
- обеспечение их сохранности;
- возможность быстро найти нужную бумагу;
- индексацию дел.
Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда нужно хранить документы менее 10 лет.
Виды номенклатур
В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии, могут составлять один из нескольких типов НД.
Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для организации в целом) и 8 (для структурного подразделения). Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр. Скачать эти приложения можно в конце статьи.
Отдел кадров предприятия может заняться составлением и индивидуальной НД. Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности перечень документов не вписывается в стандарты. При этом стоит учитывать:
- формы номенклатур за прошлые годы;
- мнение высшего руководства и начальников подразделений;
- учредительные документы;
- штатное расписание;
- планы развития предприятия;
- отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.
Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных категориях учреждений. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и их индексация.
Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования № 03-51/64 от 20.12.2000 можно найти примерную форму НД для образовательных учреждений. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.
Как утверждают НД в организации
НД составляется на фирменном бланке компании. Далее следует длительный процесс согласования. В его рамках необходимо:
- получить одобрение архивной службы;
- подписать у начальника отдела документационного обеспечения;
- согласовать с экспертной комиссией;
- согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).
В итоге руководитель организации утверждает номенклатуру, прошедшую все вышеперечисленные процедуры. Для этих целей требуется оформление приказа, который действует на протяжении календарного года.
Образец приказа об утверждении номенклатуры дел содержит следующие сведения:
- наименование организации;
- номер и дату приказа;
- описание НД, подлежащей утверждению;
- основание для этого;
- Ф.И.О. и должность ответственного лица;
- дату;
- подпись руководителя;
- отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.
Поскольку строгой формы этого документа законодательство не предусматривает, можно добавить и другие данные, имеющие значение.
Хранение документов компании лучше всего организовывать путем группировки их по различным признакам в дела. Делопроизводством на предприятии может заниматься отдельное должностное лицо, а при значительных объемах и работе с большим количеством документов – специальный отдел. Чтобы классифицировать, учитывать созданные дела, в организации используется бланк номенклатура дел.
Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения. Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов.
Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.
Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.
Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.
Порядок составления номенклатуры
Отдел по делопроизводству начинает ее разработку за месяц до начала следующего года. В новых предприятиях, а также созданных подразделениях согласно положениям по архивам номенклатура разрабатывается в месячный срок.
В качестве методологической базы используются локальные акты фирмы по делопроизводству.
Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию.
Сроки хранения дел по номенклатуре подразделяются на временные и постоянные. Надо учитывать, что значительная масса документов приходится на первую группу. Ко второй относятся в основном нормативные акты предприятия, используемые на протяжении всей его деятельности. Сроки определяются на основе перечня, который разрабатывается для каждой отрасли или группы организаций отдельно. Существуют типовые, ведомственные и примерные. В настоящее время многие фирмы пользуются Перечнем, утвержденным Минкультуры в 2010 году.
Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.
Если на протяжении текущего года фирма сменила свое направление деятельности, а также поменяла структуру, то номенклатура дел пересматривается, вплоть до утверждения нового документа. В начале следующего года составляется итоговая запись о количестве и категориях оформленных дел в организации.
Образец составления номенклатуры дел
Рассмотрим подробнее пример номенклатуры дел:
- Она оформляется на листе бумаги А-4.
- Верхняя ее часть должна содержать наименование компании. В правом углу ставится утвердительная запись руководителя организации с расшифровкой его должности и личных данных, а также указывается дата подписания.
- Ниже проставляется дата и место оформления бланка, а также название документа. Здесь же нужно отразить год, в котором она будет применяться.
- Далее идет табличная часть документа.
- В первой графе необходимо записывать кодировку (индекс дел), далее заголовок дела. В третьем столбце нужно определить срок хранения данной группы дел с указание статьи Перечня документов со сроком хранения.
- При определении сроков хранения, нужно помнить, что он начинает исчисляться с 1 января следующего года с даты окончания дела.
- В примечании может даваться ссылка к нормативным документам, делаться пометка о состоянии дел и уточнении сроков хранения. Аббревиатура «ЭПК» означает, что документы могут быть отнесены к постоянным срокам хранения.
При заполнении таблицы документа записи желательно группировать блоками по структурным подразделениям. Данный документ визируется начальником службы делопроизводства, проставляется дата подписания.
В Итоговой записке, которая оформляется по окончании года, отражается количество оформленных дел с расшифровкой по срокам хранения. Ее также должны подписывать ответственные лица.
Посмотреть бланк номенклатура дел образец можно ниже.
Номенклатура дел бухгалтерии – это упорядоченный перечень всех документов, используемых в любой организации. Она используется для решения спорных вопросов и предъявления дел по требованию проверяющей комиссии.
Цели номенклатуры. Её составитель
Для чего нужен этот перечень дел? Составление номенклатуры преследует следующие цели:
- Систематизировать все дела компании.
- Иметь возможность предъявить документ при первой необходимости.
- Возможность сохранения оригинала на определённый срок хранения.
Таким образом, номенклатура приносит огромную пользу для любой организации.
Составлением перечня всех дел занимается один из двух отделов:
- Канцелярия. Данное подразделение берётся за составление и разработку перечня только в случае большого производства. Например, огромный завод либо супермаркет.
- Секретариат. Этот отдел занимается номенклатурной работой в случае малого производства. Например, школа или магазин.
Виды
Несмотря на общее название «Номенклатура дел бухгалтерии», порядок составления перечня разделяется на три вида:
- Общий для всех. Такая номенклатура представлена в документах, утверждённых органами государственного управления. Все, что необходимо канцелярии или секретарю – это составить перечень с теми наименованиями и столбцами, которые представлены в образце.
- Примерный. Этот вид перечня необходим в случае, когда у организации нет большого количества дел, но в будущем ожидается. Такой вид характерен для недавно открывшихся организаций, которые следуют курсом государственной политики.
- Индивидуальный. Номенклатура такого плана подходит только для систематизации дел данного предприятия. Зачастую ею пользуются коммерческие структуры.
Кроме этих трёх, основных, видов у номенклатуры планового — или общего – характера выделяют два подвида:
- Сводная. Она утверждается начальником архива, руководителем предприятия и ответственными государственными лицами.
- Структурная. Её подписывает только руководство архива и государственные структуры.
Использование одного из этих подвидов зависит от следующих критериев:
- Масштабность предприятия. При огромном производстве используется сводный перечень дел.
- Разновидность организации. Государственная использует сводную, а коммерческая – структурную.
- Количество документооборота. При небольшом наличии документов используется структурная.
Таким образом, каждая организация может выбрать для себя максимально удобный способ ведения перечня дел.
Структурная составляющая номенклатуры
Номенклатура хранится в архиве и, при необходимости, предоставляется по первому требованию уполномоченным для этого лицам. Несмотря на разнообразие видов номенклатуры, порядок её составления примерно одинаков для всех.
В первом столбце всегда пишется индекс. Это необходимо для того, чтобы облегчить поиск нужных дел, а также их нумерацию.
Во втором – наименование всех дел. Здесь пишется полное название. Кроме того, разрешено вносить пояснения в скобках.
В третьем – количество. Есть некоторые разновидности документов, которые хранятся вместе. Например, годовые отчёты или зарплатные ведомости.
В четвертом столбике указываются сроки хранения документов.
Дело в том, что некоторые документы имеют свойство устаревать и являться недействительными. Определить их точный срок можно с помощью специально утверждённого Перечня.
Достаточно найти в нём тот документ, который входит в номенклатуру, и переписать статью, а также сам промежуток времени.
Всего выделяют три вида срока:
- С небольшим временем сохранности. Такие документы хранятся около 3 лет. К ним можно отнести командировочные листы, различные договоры и соглашения, акты по проверке кассы и так далее.
- С длительным сроком хранения. Они остаются в архиве в течение 5-10 лет. К таковым сможет отнести акты по приемке долголетних растений, книгу по учёту материалов и товаров и так далее.
- Бессрочные. Такие документы хранятся вплоть до закрытия организации. К ним относятся все бухгалтерские документы по финансам, приход и расход товарно-материальных ценностей и многое другое.
За обновление, пополнение и утилизацию устаревших документов отвечает канцелярия и архивный служащий.
- Составление перечня начинается с раскладывания дел по наименованиям.
- После этого производится подсчёт всех дел, объединённых одним индексом. Цифра вписывается в специальный столбик.
- Записываются сроки хранения, а также необходимые примечания.
- В конце каждого года или квартала – в зависимости от политики предприятия – производится итоговый расчёт всех документов. Для этого составляется новая таблица, в которой указываются следующие пункты:
- Сроки хранения.
- Количество дел по промежутками времени.
- Те дела, которые можно продлить и те, которые относятся к проверяющей комиссии.
- Внизу, напротив каждого столбика, пишется итоговая цифра. Она получается путём сложения абсолютно всех дел.
Эту таблицу, также, утверждает начальник архива и руководитель предприятия.