11 . Датой документа является дата его подписания или утверждения для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько предприятий, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2008 года следует оформлять: 05.01.2008.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2008 года, а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008.01.05.
12 . Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более предприятиями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
14. Место составления или издания документа указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
15 . В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:
16. гриф утверждения - реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
17. резолюция - реквизит, в котором руководитель указывает задание по исполнению данного документа, срок исполнения и конкретных исполнителей.
18. заголовок - выражает краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.
19. отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.
20. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
· от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
· от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
· от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации 1и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов пишут на русском языке при направлении их:
в федеральные органы государственной власти субъектов Россий ской Федерации;
на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположен ные на территории других субъектов Российской Федерации.
1 Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (с изм. от 24 июля 1998 г.).
Федеральные конституционные законы, федеральные законы, акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распо ряжения Президента Российской Федерации, постановления и распо ряжения Правительства официально публикуются на русском языке. В республиках указанные правовые акты наряду с официальным опуб- ликованием могут публиковаться на государственных языках респуб лик. В необходимых случаях указанные нормативные акты наряду с офи циальным опубликованием могут публиковаться на языках народов Рос сийской Федерации.
Делопроизводство в Конституционном Суде Российской Федерации, Верховном Суде Российской Федерации, Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации, других федеральных арбитражных судах, во енных судах, а также в правоохранительных органах Российской Феде рации ведется на русском языке. В других федеральных судах общей юрисдикции оно может вестись также на государственном языке рес публики, на территории которой находится соответствующий суд.
Делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Рос сийской Федерации, а также в правоохранительных органах субъектов Российской Федерации ведется на русском языке или государственном языке республики, на территории которой находится соответствующий суд или правоохранительный орган. Документы оформляются на русском языке, если гражданин, обратившийся за совершением нотариального действия, не владеет тем языком, на котором ведется делопроизводство. В сферах промышленности, связи, транспорта и энергетики на всей территории Российской Федерации применяется русский язык, а также другие языки в соответствии с международными и межреспубликанс кими договорами Российской Федерации. На местном уровне в указан ных сферах наряду с русским языком, государственными языками рес публик могут употребляться другие языки с учетом интересов местно
го населения.
Делопроизводство в сфере обслуживания и коммерческой деятель ности ведется на русском языке и иных языках, предусмотренных дого ворами между деловыми партнерами.
Деятельность зарубежных представительств Российской Федерации, внешнеполитических, внешнеэкономических и иных учреждений Рос сийской Федерации осуществляется на русском языке и на языке соот ветствующей страны.
Договоры, соглашения и иные международные акты, заключаемые от имени Российской Федерации, оформляются на русском языке и на языке другой договаривающейся стороны либо на иных языках по вза имной договоренности сторон.
Документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Фе дерации, записи актов гражданского состояния, трудовые книжки, а также документы об образовании, военные билеты и другие докумен ты оформляются с учетом национальных традиций наименования на
русском языке, а на территории республики, установившей свой госу дарственный язык, оформление указанных документов наряду с рус ским языком может вестись на государственном языке республики.
Ответы на обращения граждан (предложения, жалобы и др.) Рос сийской Федерации, направленные в государственные органы, органи зации, на предприятия и в учреждения Российской Федерации, даются на языке обращения. В случае невозможности дать ответ на языке об ращения используется русский язык.
Текст официального документа на формате А4, как правило, оформ ляется через 1,5-2,0 межстрочных интервала, на формате А5 - через 1 межстрочный интервал.
Текст документа оформляют в виде связанного текста, таблицы или соединения этих структур. Постоянная информация в документе может быть оформлена в виде трафаретного текста, который может быть на несен на документ заранее, а переменная информация будет впечаты ваться при непосредственном оформлении документа. Образец доку мента с трафаретным текстом представлен в прил. 13.
Текст документа должен быть точным, лаконичным, исключать воз можность неоднозначного толкования, а также нейтральным и не со держать эмоциональной окраски.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой ука зывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, рекомендации. Текст может состоять из одной части, если вторая часть не нуждается в обосновании.
В тексте документа, подготовленного на основании документов дру гих организаций или ранее изданных документов, указывают их рекви зиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа и его заголовок, например:
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 1 декаб ря 1994 г. № 1319 «Об информационном обеспечении предпринима тельства в РФ...».
Если текст документа содержит несколько решений, выводов, его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В текстах документов все сокращения слов и наименований долж ны быть общепринятыми и понятными.
При составлении текста в виде анкеты наименование признаков ха рактерного объекта должно быть выражено именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете»,
«владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выражен ные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и таблиц должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печа тается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть про нумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Текст документа является основным элементом любого документа и кроме перечисленных выше общих правил оформления текста каждый вид документа имеет особенности в структуре текста, обусловленные назначением конкретного вида. Так, структура текста приказа будет от личаться от структуры текста служебного письма. Особенности структу ры текста конкретных видов документов будут рассмотрены в гл. 5.
Реквизит 20 отметка о наличии приложений. Отметка о наличии приложений предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала), выше реквизита «подпись». Слово «Приложение» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие. Текст приложения печатается через один межстрочный интервал, если приложений несколько, текст разделяется 1,5 интервалами. Если в тексте документа даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Еслив тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью. Например:
Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.
2. Смета расходов.... на 3 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.
Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложение» (которое печатают без кавычек), наименования, номера, даты и других реквизитов основного документа.
Например:
Приложение
к приказу ректора университета
11.04.99 № 07/21
При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер. «Приложение № I», «Приложение № 2» и т. д.
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центровать это выражение, наименование документа, его дату, и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например,
Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:
· в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
· на предприятия, в организации и объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов излагаются от
· 1 лица единственного числа (приказываю подготовить…, прошу рассмотреть…);
· 3 лица единственного числа (Правительство постановляет…, комиссия одобрила…);
· 1 лица множественного числа (просим рассмотреть…, представляем на рассмотрение…).
В совместных документах текст излагают от 1 лица множественного числа (приказываем…, решили…).
В текст документа могут включаться фрагменты в виде анкеты или таблицы.
В анкете, включенной в текст документа, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица, множественного числа, настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.п.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
| Список слушателей ЗАОЧНОГО отделения Учебно-консультационного центра «ГЗОС» в 2009 / 2010 учебном году | |||||
| № п/п | Фамилия, Имя, Отчество | Место жительства | Образование | Год рождения | Пол |
| 1. | Авилов Владимир Анатольевич | г. Москва | высшее | м | |
| 2. | Агишева Наталья Глебовна | Московская область,г. Клин, | сред/спец | ж | |
| 3. | Алексанина Елена Анатольевна | г. Белгород | высшее | ж | |
| 4. | Алферова Ольга Викторовна | г. Хабаровск | высшее | ж | |
| 5. | Аюшинов Артур Геннадьевич | Республика Бурятия, г. Улан-удэ | н/сред | м | |
| 6. | … |
Графы и строки таблицы, входящей в текст документа, должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименования граф) повторяется на каждой странице (Рекомендации. Приложение № 13).
Связный текст, как правило, состоит из двух частей.
В первой части указывают причины, основания, цели создания документа.
Во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать только заключительную часть.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:
· наименование документа;
· дату принятия или утверждения документа;
· регистрационный номер документа;
· заголовок к тексту, заключенный в кавычки
Например: «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти … разработаны в соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на пронумерованные разделы, подразделы, пункты и подпункты 11 .
Подробнее о содержании текстов, их стиле и лексике вы узнаете при рассмотрении конкретных видов документов.
Реквизит 21 (дополнит.) отметка о наличии приложения
Данный реквизит располагается после текста документа от границы левого поля и оформляется, как показано в примере.
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.2011 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:
«Разработать и представить на утверждение график …. по форме, указанной в Приложении № 1».
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут “Приложение” с указанием вида основного документа, его даты и номера. Если приложений несколько, то они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2).
Если приложением к документу является утверждаемый документ, то в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:
Реквизит 22 (обязат.) – подпись 12
В состав этого реквизита входят:
· наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);
· личная подпись;
· расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Например:
Допускается в реквизите “Подпись” центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением , например:
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне, например:
На одном уровне располагаются подписи в совместных распорядительных документах, гражданско-правовых договорах, трудовых договорах, имеющих несколько подписей (по числу сторон).
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.
Часто возникает вопрос: как правильно подписать документ, если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует? Вот как на этот вопрос отвечают Рекомендации. «Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ» (Рекомендации. Приложение № 11).
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя, подпись оформляется следующим образом:
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации).
Условия применения электронной подписи при создании машиночитаемых документов указаны в Федеральных законах «Об информации, информатизации и защите информации», Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» и Федеральном законе «Об электронной подписи».
Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдение установленного режима их использования.
Реквизит 23 (дополнит.) - гриф согласования
Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе – ВНУТРЕННЕЕ СОГЛАСОВАНИЕ или грифом согласования – ВНЕШНЕЕ СОГЛАСОВАНИЕ.
Гриф согласования документа состоит из:
· слова СОГЛАСОВАНО;
· должности лица, с которым согласовывают документ (включая наименование организации);
· личной подписи;
· расшифровки подписи (инициалы, фамилия);
· даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Внешнее согласование 13 может быть оформлено грифом согласования непосредственно с должностным лицом, представлением протокола обсуждения документа на заседании коллегиального органа или служебным письмом.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Правления страховой
компании “Планета”
от 21.06.2010 № 10
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 зона для реквизита «Гриф согласования» размещается в нижней части листа (под реквизитом «подпись») 14 .
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве их располагают вертикальными рядами.
«Согласование документа осуществляется с:
Вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
Федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
Органами власти, осуществляющими контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.д.);
Подведомственными организациями;
При необходимости, с общественными организациями».
Текст документа – это основной реквизит документа, который содержит объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.
В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках текст документа составляют на русском или национальном языке.
Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы, текста.
Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:
1.1.Подраздел
1.1.1.Пункт
1.1.1.1.Подпункт
Связанный текст большого размера, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание и цель составления документа.
Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).
Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.
Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.
Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака
Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:
Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.
Помните!
Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:
1) федеральные органы государственной власти;
2) в органы государственной власти субъектов РФ;