Организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"), в том числе Перечнями:

• типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, далее - Перечень N 558);
• типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182, далее - Перечень 1182);
• типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988).

В число указанных нормативных правовых актов входит и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс, далее - Положение N 03-33/пс).

Общие сроки

Бухгалтерским и налоговым законодательством РФ, а также законодательством РФ о страховых взносах установлены общие сроки хранения документов. Их несоблюдение может как привести к штрафным санкциям, которые установлены КоАП РФ, так и поспособствовать наложению штрафа за нарушения налогового законодательства и законодательства о страховых взносах в государственные внебюджетные фонды.

Сроки хранения , установлены п. п. 1 и 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", вступившего в силу с начала текущего года.

Так, документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, должны храниться данным субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

В подразделе 4.1 "Бухгалтерский учет и отчетность" Перечня N 558 приведены 113 позиций документов (с 351 по 463) с указанием сроков их хранения. Им, в частности, установлены следующие сроки хранения:

• бухгалтерская (финансовая) отчетность годовая должна храниться постоянно, квартальная - пять лет, месячная - один год (поз. 351);
• регистры бухгалтерского учета, и приложения к ним - пять лет (поз. 361, 362);
• договоры по залогу имущества организации - 10 лет после истечения срока действия договора (поз. 451);
• оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей - 10 лет после закрытия счета (поз. 374);
• реестры сведений о доходах физических лиц, лицевые карточки, счета работников - 75 лет (поз. 397, 413).

Сроки хранения документов, приведенные в Перечне N 558, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 разд. I "Общие положения" Перечня N 558).

Пример 1. В июне 2013 г. организацией получено положительное судебное решение по имущественному иску к контрагенту.

Документы о порядке востребования имущества хранятся 15 лет после вынесения окончательного судебного решения (поз. 426 Перечня N 558). Отсчет срока начинается с 1 января 2014 г. Соответственно, судебное решение организации надлежит хранить до 31 декабря 2028 г.

Примечание. Постоянно хранятся:

- передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним (поз. 353);

- документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации (поз. 429);

- договоры по лизингу имущества (поз. 449);

- документы по залогу недвижимого имущества (поз. 451).

В Перечне N 558 имеется еще и подраздел 4.2 "Статистический учет и отчетность", в котором приведены 17 позиций документов (с 464 по 480).

Сроки хранения кадровых документов, связанных с приемом, перемещением (переводом), увольнением работников, указаны в подразделе 8.1 Перечня N 558 (поз. 648 - 695). Так, личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителей организации хранятся постоянно, личные дела работников - 75 лет (поз. 656). Те же 75 лет должны храниться книги учета (поз. 695):

• приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
• личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов);
• выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним.

Командировочные удостоверения надлежит хранить 5 лет (поз. 668).

Личные карточки хранятся 75 лет (поз. 658 Перечня N 558). Отсчет срока начинается с 1 января 2014 г. Карточку, соответственно, надлежит хранить до 31 декабря 2088 г.

В подразделе 13.3 "Эксплуатация и модернизация АС, АбнД и БД" Перечня N 1182 приводятся сроки хранения документов, связанных с электронным документооборотом. Договор между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа ЭЦП должен храниться 10 лет (поз. 1959), акт сдачи в эксплуатацию рабочего места со средствами ЭЦП хранится постоянно (поз. 1969).

В разд. II Положения N 03-33/пс приводятся сроки хранения документов акционерных обществ. Так, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, бюллетени для голосования, доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров, заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества хранятся постоянно.

Среди обязанностей налогоплательщиков, перечисленных в п. 1 ст. 23 НК РФ, законодатель указал и обеспечение сохранности в течение четырех лет данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

По общему правилу течение налоговых сроков, установленных в годах, начинается на следующий день после календарной даты (наступления события), которой определено начало срока, и оканчивается в соответствующие месяц и число последнего года срока (п. п. 2, 3, 7 ст. 6.1 НК РФ). Минфин России в Письме от 30.03.2012 N 03-11-11/104 уточнил, что течение срока хранения начинается после окончания периода, в котором документ в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Указанный срок хранения - четыре года - установлен абз. 4 пп. 1 п. 19 ст. 1 Федерального закона от 09.07.1999 N 154-ФЗ "О внесении изменений и дополнений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации". Первоначальной же редакцией первой части НК РФ налогоплательщику вменялась обязанность по хранению указанных документов в течение трех лет.

На необходимость обеспечения сохранности индивидуальным предпринимателем в течение четырех лет первичных учетных документов, книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, указано и в п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей (утв. совместным Приказом Минфина России и МНС России от 13.08.2002 N 86н/БГ-3-04/430). Финансисты при этом разъяснили, что физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, должно обеспечивать сохранность первичных учетных документов и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет независимо от прекращения статуса индивидуального предпринимателя (Письмо Минфина России от 11.05.2012 N 03-02-08/45).

Налоговые агенты обязаны обеспечивать сохранность документов по исчислению, удержанию и перечислению налогов в тот же четырехлетний срок (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Документы, связанные с исчислением и уплатой НДС:

• журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
• книга продаж, применяемая при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
• книга покупок, применяемая при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
• дополнительные листы к книге продаж и книге покупок (приведены соответственно в разд. I Приложений N N 3, 4, 5 и в разд. III Приложений N N 4 и 5 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137), - хранятся в течение не менее четырех лет с даты последней записи (абз. 5 п. 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, абз. 4 п. 24 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, абз. 4 п. 22 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, приведены в разд. II Приложений N N 3, 4, 5 к Постановлению Правительства РФ N 1137).

В течение этого же срока необходимо хранить не регистрируемые в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур документы, перечень которых приведен в п. 15 Правил ведения журнала.

Ранее же действовавшие Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914) обязывали налогоплательщиков сохранять указанные документы в течение полных пяти лет с даты последней записи (п. п. 15 и 27 Правил). Как видим, в следующем своем Постановлении по вопросам учета счетов-фактур, ведения журнала их учета, книг продаж и покупок Правительство РФ, устанавливая сроки хранения документов, исходило из сроков, прописанных в первой части НК РФ.

Плательщики страховых взносов в государственные внебюджетные фонды должны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов (пп. 6 п. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования"). Перечень же N 558 предлагает хранить годовые расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в Фонд социального страхования постоянно (поз. 390).

Порядок исчисления сроков по страховым взносам установлен ст. 4 Закона N 212-ФЗ. И он идентичен порядку, применяемому в налогообложении.

Первичные учетные документы, бухгалтерские и налоговые регистры необходимы проверяющим для целей контроля за соблюдением:

• налогоплательщиками (плательщиками сбора, налоговыми агентами) - законодательства РФ о налогах и сборах;
• страхователями - законодательства РФ о страховых взносах в государственные внебюджетные фонды.

И требуют они их обычно при проведении выездных проверок. Иной раз проверяющие могут потребовать отдельные документы и при проведении камеральных проверок. За непредставление в установленный срок в налоговые органы документов или иных сведений на налогоплательщика могут быть наложены штрафные санкции в соответствии со ст. 126 НК РФ (Письмо Минфина России от 11.08.2011 N 03-02-07/1-288). Штраф составляет 200 руб. за каждый непредставленный документ. Президиум ВАС РФ в Постановлении от 08.04.2008 N 15333/07 указал, что налогоплательщик не может быть привлечен к ответственности, если число не представленных им документов достоверно не определено налоговым органом. Установление размера штрафа исходя из предположительного наличия у налогоплательщика хотя бы одного из числа запрошенных видов документов недопустимо.

Отказ или непредставление в установленный срок плательщиком страховых взносов в территориальные отделения ПФР и ФСС РФ документов (копий документов), необходимых для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов, влекут взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 48 Закона N 212-ФЗ).

Напомним, что в рамках выездной проверки как налоговики, так и страховщики могут проверить период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о ее проведении (п. 4 ст. 89 НК РФ, п. 9 ст. 35 Закона N 212-ФЗ).

Особые моменты начала отсчета срока хранения

На практике у организаций нередко в части налогообложения возникает необходимость хранения документов за пределами общего срока, установленного законодательством. Но это связано с тем, что момент начала отсчета полагающихся для хранения четырех лет исчисляется не с окончания периода, в котором первичный документ был оформлен и его данные использовались для составления налоговой отчетности, а с иного события. В определенных случаях указанные события установлены правовыми нормами, иной же раз они вытекают из правоприменительной практики.

Налогоплательщики, понесшие убыток, исчисленный в соответствии с гл. 25 НК РФ, в предыдущем налоговом периоде или в предыдущих налоговых периодах, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на всю сумму полученного ими убытка или ее часть (перенести убыток на будущее). Срок переноса убытка на будущее не должен превышать 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он был получен (п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 283 НК РФ). Следовательно, организация вправе уменьшать налоговую базу на сумму полученного убытка только в течение десяти лет после убыточного года.

Напомним, что убытком в налоговом учете признается отрицательная разница между доходами, определяемыми в соответствии с гл. 25 НК РФ, и расходами, учитываемыми в целях налогообложения в порядке, предусмотренном гл. 25 НК РФ (п. 8 ст. 274 НК РФ).

При переносе убытков на будущее налогоплательщик в силу п. 4 ст. 283 НК РФ обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

Налоговым законодательством не разъяснено, какие именно документы подтверждают объем убытка.

Финансисты в свое время разъяснили, что к таким документам относится вся первичная документация, которая подтверждает полученный финансовый результат (Письмо Минфина России от 03.04.2007 N 03-03-06/1/206).

Президиум ВАС РФ в Постановлении от 24.07.2012 N 3546/12 подчеркнул, что убыток представляет собой финансовый результат хозяйственной деятельности организации, на размер которого влияет сумма произведенных в налоговом периоде расходов, которые учитываются при определении налогооблагаемой прибыли при условии соответствия их требованиям, перечисленным в ст. 252 НК РФ. Расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными, произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Порядок документального оформления затрат предполагает обязательное оформление всех хозяйственных операций, проводимых организацией, оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский и налоговый учет.

В случае отражения в налоговой декларации убытка без соответствующих подтверждающих первичных документов на основании регистров налогового учета и иных аналитических документов порядок, установленный п. 4 ст. 283 НК РФ, по мнению высших судей, не соблюдается.

Поскольку возможность учесть суммы убытка носит заявительный характер и на налогоплательщика возложена обязанность доказать их правомерность и обоснованность, при отсутствии документального подтверждения убытка соответствующими документами, включая первичные учетные документы, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу на суммы ранее полученного убытка, налогоплательщик несет риск неблагоприятных налоговых последствий.

Обязанность по сохранению рассматриваемых документов в течение всего срока списания убытков с налогоплательщика не прекращается даже в том случае, если за период, в котором понесены убытки, или периоды, в которых он учитывался, фискалами проведены налоговые проверки (Письма Минфина России от 25.05.2012 N 03-03-06/1/278, от 23.04.2009 N 03-03-06/1/276). Финансисты при этом в обоих случаях подчеркивали, что списание убытков возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

И некоторые арбитражные суды приходят к такой же позиции (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 21.09.2012 N А56-70108/2011, ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.06.2010 N А33-12338/2009 (Определением ВАС РФ от 20.09.2010 N ВАС-9926/10 отказано в передаче в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

В Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 24.08.2012 N А20-3689/2011 указано, что при отсутствии надлежащих документов налогоплательщик утрачивает право воспользоваться положениями ст. 283 НК РФ, так как соответствующие затраты не будут удовлетворять критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ (Определением ВАС РФ от 13.11.2012 N ВАС-14298/12 отказано в передаче в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора).

Судьи же ФАС Поволжского округа уточнили, что акт выездной налоговой проверки не является документом, подтверждающим правомерность учета убытков (Постановление ФАС Поволжского округа от 25.01.2012 N А12-5807/2011).

Правом переноса убытков на будущее могут воспользоваться в том числе и налогоплательщики - правопреемники реорганизованных организаций, которые прекратили свою деятельность. Они вправе в порядке правопреемства уменьшать налоговую базу на сумму убытков, полученных реорганизуемыми организациями до момента реорганизации (п. 5 ст. 283 НК РФ, Письма Минфина России от 02.05.2012 N 03-03-06/1/215, от 26.06.2008 N 03-03-06/1/368). Перенести сумму убытков на будущее правопреемник вправе только на основании первичных документов, подтверждающих величину убытков за убыточный год. Президиум ВАС РФ в упомянутом Постановлении N 3546/12 указал, что в отсутствие первичных учетных документов реорганизованной организации, подтверждающих размер понесенного ею убытка и период его возникновения, налоговые регистры, налоговые декларации и передаточные акты данного юридического лица не могут быть признаны достаточными доказательствами несения подобных затрат, влекущих формирование убытка в заявленном предприятием размере.

Как видим, при переносе убытка на будущее необходимо наличие первичных учетных документов, подтверждающих его образование. Такие первичные документы налогоплательщик должен хранить в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на их суммы. И только с завершением налогового периода, в котором убыток окончательно перенесен на будущее, начинается отсчет общих четырех лет, установленных для хранения документов частью первой НК РФ.

Аналогичные положения по хранению документов, подтверждающих объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду, в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка, установлены для плательщиков:

• УСН с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов" (абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ),
• ЕСХН (абз. 7 п. 5 ст. 346.6 НК РФ);
• НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок (абз. 9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ).

Следовательно, плательщики указанных налогов должны хранить первичные учетные документы, подтверждающие его образование и перенос на будущее, в течение всего срока, когда они уменьшают облагаемую базу по соответствующему налогу текущего налогового периода на их суммы, и еще четырех лет, исходя из общего срока их хранения.

Для хранения первичных документов, подтверждающих расходы в виде амортизационных отчислений, установлен общий срок четыре года. Сумма амортизации определяется исходя из первоначальной стоимости амортизируемого имущества, способа ее начисления и срока полезного использования, установленного согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1).

Следовательно, первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, используются для составления налоговой отчетности в течение всего периода начисления амортизации. Поэтому их срок хранения с учетом требований ст. 252 НК РФ, по мнению финансистов, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (Письмо Минфина России от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270).

Первоначальная стоимость основных средств, как известно, определяется на основании первичных учетных документов, подтверждающих сумму расходов на его приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором объект пригоден для использования (п. 1 ст. 257 НК РФ). И она указывается в акте приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений), акте о приеме-передаче здания (сооружения), акте приема-передачи групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (формы N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7).

Пример 3 . Организация в июле 2013 г. ввела в эксплуатацию сервер, первоначальная стоимость которого в налоговом учете - 48 680 руб. Налогоплательщиком в налоговом учете используется линейный способ начисления амортизации по амортизируемому имуществу.

Средства вычислительной техники по Классификации основных средств отнесены ко второй амортизационной группе со сроком полезного использования свыше двух до трех лет включительно. При вводе сервера в эксплуатацию организацией установлен срок полезного использования 25 месяцев.

Последним месяцем начисления амортизации по серверу будет август 2015 г. Исходя из этого четырехлетний срок хранения первичных документов, подтверждающих его первоначальную стоимость, начнет течь с января 2016 г. и окончится в декабре 2019 г.

Выше приводилось, что упомянутый Перечень N 558 обязывает хранить документы об определении амортизации основных средств постоянно.

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку работников налогоплательщика (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Законодателем при учете расходов на указанное обучение установлено ограничение: если трудовой договор между указанным физическим лицом и налогоплательщиком был прекращен до истечения одного года с даты начала действия договора обучения, налогоплательщик обязан включить во внереализационные доходы отчетного (налогового) периода, в котором прекратил действие данный трудовой договор, сумму платы за обучение, профессиональную подготовку или переподготовку соответствующего физического лица, учтенную ранее при исчислении налоговой базы (абз. 1 пп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ).

Выполнение контроля за данным ограничением повлекло за собой необходимость установления специального срока для хранения документов, подтверждающих расходы налогоплательщика на обучение работника по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку. Он установлен на весь срок действия такого договора обучения и одного года работы данного физического лица, но не менее четырех лет (абз. 2 пп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ).

Для признания же в целях налогообложения прибыли расходов на обучение документальным подтверждением могут служить:

• договоры на обучение с организацией, имеющей соответствующую лицензию на образовательные услуги;
• копия лицензии (копия лицензии не понадобится, если в договоре на обучение имеется на нее ссылка);
• приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов посещений;
• акт на оказанные услуги, в котором есть ссылка на договор, а также указаны Ф.И.О. лица, прошедшего обучение, наименование курса, место и время проведения обучения;
• документ, выданный слушателю курсов или образовательной программы (диплом, удостоверение о повышении квалификации, сертификат и т.п.).

Расходы на рекламу производимых (приобретенных) и (или) реализуемых товаров (работ, услуг), деятельности налогоплательщика в силу пп. 28 п. 1 ст. 264 включаются в прочие его расходы, связанные с производством и (или) реализацией. Учитываются они в соответствии с положениями п. 4 ст. 264 НК РФ.

Федеральным законом от 13.03.2006 N 38-ФЗ "О рекламе" установлен срок хранения рекламных материалов или их копии, в том числе все вносимые в них изменения, а также договоров о производстве, размещении и распространении рекламы. Указанные документы должны храниться в течение года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия таких договоров (ст. 12 Закона N 38-ФЗ). Рекламные материалы хранятся преимущественно в виде подлинников, хотя возможно сохранять и их копии.

Данный годичный срок установлен для целей государственного контроля, осуществляемого территориальными органами ФАС России (п. 1 ст. 33 Закона N 38-ФЗ, п. 3 Положения о государственном надзоре в области рекламы, п. 1 Положения о Федеральной антимонопольной службе, утв. соответственно Постановлениями Правительства РФ от 20.12.2012 N 1346 и от 30.06.2004 N 331).

Статьей 12 Закона N 38-ФЗ допускается также возможность существования иных сроков хранения документов, если они предусмотрены иными федеральными законами. В первую очередь это приведенные выше нормы п. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ и пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Следовательно, указанный в ст. 12 Закона N 38-ФЗ срок хранения рекламных материалов, их копий и договоров на производство, размещение и распространение рекламы (один год) не должен быть определяющим для организаций - заказчиков рекламы в целях бухгалтерского учета и налогообложения. Ведь перечисленные в Законе N 38-ФЗ документы будут являться одним из оснований для признания расходов на рекламу в целях налогообложения прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ). А таковые подлежат хранению не менее четырех лет.

Для целей налогового контроля инвестор по соглашению о разделе продукции (или оператор такого соглашения) обязан хранить первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, в течение всего срока действия такого соглашения (п. 2 ст. 346.42 НК РФ).

Данное требование к хранению документов связано с тем, что выездной налоговой проверкой может быть охвачен любой период в течение срока действия соглашения с учетом положений ст. 87 НК РФ начиная с года вступления соглашения в силу (п. 1 ст. 346.42 НК РФ).

Как видим, приведенные в п. 2 ст. 346.42 НК РФ сроки хранения документов являются обеспечительной мерой реализации положения п. 1 этой статьи, которым снимается ограничение периода, охватываемого выездной налоговой проверкой при выполнении соглашений. При отсутствии обязанности хранить первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, более четырех лет теряла бы смысл норма, допускающая проведение выездной налоговой проверки за период более трех календарных лет, предшествовавших году ее проведения.

Дебиторскую задолженность можно списать в прочие расходы в бухгалтерском учете и уменьшить на ее величину налогооблагаемую прибыль, в частности при истечении срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ, пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ, абз. 2 ст. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Общий срок исковой давности, после которого необходимо списать задолженность, составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Для некоторых обязательств ГК РФ установлены специальные сроки исковой давности, которые могут быть и короче, и длиннее общего срока (трех лет) (п. 1 ст. 197 ГК РФ).

В частности, установлен специальный сокращенный срок исковой давности по требованиям, вытекающим из перевозки груза, который равен одному году с момента, определяемого в соответствии с транспортными уставами и кодексами (п. 3 ст. 797 ГК РФ). Срок исковой давности предъявляемых требований в связи с ненадлежащим качеством работы, выполненной по договору подряда, составляет также один год (п. 1 ст. 725 ГК РФ).

Срок исковой давности (как общий, так и специальный) может прерываться, причем неограниченное число раз. Если должник письменно признает долг, то срок исковой давности начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ). Так, при подписании должником акта сверки, получении от должника гарантийного письма, в котором он признает свою задолженность, при частичной оплате задолженности, при подаче заявления о зачете взаимных требований, при предъявлении иска о взыскании долга в установленном порядке срок исковой давности начинает течь заново (п. п. 15, 20 совместного Постановления Пленума ВС РФ от 12.11.2001 N 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 N 18, Письма Минфина России от 19.07.2011 N 03-03-06/1/426, ФНС России от 06.12.2010 N ШС-37-3/16955).

Для признания долга безнадежным, как было сказано выше, достаточно истечения срока исковой давности (п. 2 ст. 266 НК РФ; Письма Минфина России от 04.03.2013 N 03-03-06/1/6313, от 18.05.2012 N 03-03-06/1/250; Определения ВАС РФ от 06.05.2008 N 4786/08, от 06.03.2008 N 2883/08). Дебиторскую задолженность, по которой истек срок исковой давности, надлежит учесть во внереализационных расходах либо списать за счет резерва сомнительных долгов, если организация создавала его в налоговом учете. Списание долга должно происходить в периоде, когда истекает срок исковой давности.

В налоговом учете документы, подтверждающие наличие дебиторской задолженности и истечения срока ее исковой давности, хранятся в общем порядке - не менее четырех лет.

В бухгалтерском же учете при списании долга в прочие расходы не происходит аннулирование задолженности. Данная задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (абз. 2 п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета). Поэтому она учитывается на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Исходя из этого отсчет положенных для хранения пяти лет для рассматриваемых документов начинается после истечения пяти лет с момента ее списания.

Ответственность за нарушение срока хранения

Как видим, в соответствии с законодательством любая организация (независимо от формы собственности) обязана обеспечить хранение своих документов в течение установленных сроков.

Выше приводилось, что за непредставление в установленный срок в налоговые органы и территориальные отделения ПФР и ФСС РФ документов или иных сведений, необходимых для контроля, налогоплательщик-страхователь может быть оштрафован на 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Кодексом РФ об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за нарушение сроков хранения документов по различным участкам учета, в частности:

• нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение на должностных лиц экономического субъекта административного штрафа в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ);
• несоблюдение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям влечет наложение административного штрафа (п. 6 ст. 15.25 КоАП РФ):

на юридических лиц - в размере от 40 000 до 50 000 руб.;

на должностных лиц - от 4000 до 5000 руб.;

• нарушение установленных сроков хранения учетных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля влечет наложение административного штрафа (п. 2 ст. 14.20 КоАП РФ):

на юридических лиц - в размере от 10 000 до 20 000 руб.;

на должностных лиц - от 1000 до 2000 руб.;

• нарушение рекламодателем, рекламопроизводителем или рекламораспространителем сроков хранения рекламных материалов или их копий, а также договоров на производство, размещение или распространение рекламы, установленных законодательством о рекламе, влечет наложение административного штрафа (ст. 19.31 КоАП РФ):

на юридических лиц - в размере от 20 000 до 200 000 руб.;

на должностных лиц - от 2000 до 10 000 руб.;

• неисполнение акционерным обществом - профессиональным участником рынка ценных бумаг обязанности по хранению документов в течение сроков, предусмотренных законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, влечет наложение административного штрафа (п. 1 ст. 13.25 КоАП РФ):

на должностных лиц - от 2500 до 5000 руб.;

• неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов в течение сроков, предусмотренных законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, влечет наложение административного штрафа (п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ):

на юридических лиц - в размере от 200 000 до 300 000 руб.;

на должностных лиц - от 2500 до 5000 руб.

В статье расскажем, как определить длительность хранения деловых бумаг в компании. Скачайте таблицу, по которой определите сроки хранения основных бухгалтерских, финансовых и кадровых документов.

★

Какими нормативными документами регулируют сроки хранения документов в организации

То, как долго нужно хранить документ, зависит от его типа и вида. Порядок и сроки хранения на государственном уровне установлены:

• законом «О бухгалтерском учете»;
• законом «Об архивном деле»;
• Налоговым кодексом РФ;
• иными законодательными нормативными актами.

Сроки хранения документов в делопроизводстве, в том числе кадровом, устанавливают в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года № 558 . Актуальные корректировки в этот документ вносили в 2016 году.

В 2017 году внесли изменения в Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ. Закон дополнили статьей, которая скорректировала сроки хранения документов по личному составу. Теперь бумаги, которые закрыли до 1 января 2003 года нужно хранить 75 лет, а остальные - 50 лет.

Коммерческие предприятия могут следовать «Основным правилам работы архивов и организаций », одобренными решением Росархива от 06.02.2002.

Компания может изменять установленные на федеральном уровне сроки хранения документов, но только в сторону увеличения. Такая потребность может возникнуть, если документ имеет особую важность. Поэтому работодатели могут сами решить, как долго хранить документы. Локальные нормы нужно закрепить отдельным актом - Положением или Инструкцией по делопроизводству.

Учитывайте организационно-правовую форму компании, когда определяете порядок и срок хранения деловых бумаг. Срок хранения документов ООО устанавливают в соответствии с перечисленными выше регламентами. Для акционерных обществ, деятельность которых связана с ценными бумагами, установлены отдельные требования. Их регламентирует Постановление ФКЦБ №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках документов акционерных обществ».

Памятка: сроки хранения архивных документов

От чего зависят сроки хранения документов

Сроки хранения документов устанавливают с учетом их важности, независимо от регламентов. Например, если локальный нормативный акт, штатное расписание или должностную инструкцию разработали в самой компании, сроки их хранения устанавливают как постоянные. Документы, которые разработали на другом предприятии, хранят только три года. Это касается и личных дел. Так личное дело руководителя компания обязана хранить постоянно, а личные дела работников - 75 лет.

Еще один пример - . В общем случае сроки хранения типовых документов устанавливаются 5 лет. Но на производствах с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда, табели и журналы, в которых ведут учет рабочего времени, хранят 75 лет.

Сроки хранения документов в организации зависят от того, на каком этапе обработки находятся документы. Их нужно оставить на текущем хранении в подразделениях, если эти документы еще используют в справочно-информационном обслуживании исполнителей и руководства. Сроки текущего хранения ограничены. После того, как работу с документом полностью завершат, его передадут на архивное хранение.

Шпаргалка от экспертов «Системы Кадры»: сроки хранения кадровых документов в компании

Сроки хранения документов в подразделениях организации

Организация вправе сама устанавливать сроки хранения документов, нормативный документы, которым оно регламентируется - Инструкция или . Как правило, срок текущего хранения ограничивается одним годом, с учетом, что передают бумаги в архив раз в год. За это время основная часть документов теряет актуальность и справочно-информативную ценность, поэтому с ними перестают работать.

Когда календарный год заканчивается, документы, которые находятся на текущем хранении в подразделениях, формируют и подшивают в дела, согласно с утвержденной на предприятии номенклатурой. Каждое дело - это папка, в которой хранятся документы одного типа или относящиеся к одному вопросу, направлению деятельности компании. Каждая такая папка содержит опись дела - перечень документов, подшитых в нее.

Группы дел по срокам хранения и что с ними делать: подсказка от экспертов журнала «Справочник секретаря»

Дела формируют и с учетом сроков хранения документов. В отдельные папки подшивают бумаги кратковременного срока хранения, до пяти лет, и те, которые хранят долго и постоянно.

Текущее хранение осуществляется до того момента, пока дело не будет завершено производством. В некоторых случаях оно может находиться на исполнении в подразделении дольше, чем это установлено инструкцией. Например, когда бумаги касаются длительной судебной тяжбы, которую ведет компания. Если хранение документов, сроки хранения дел нарушены по причине не завершения, их передают в архив в следующих раз, в соответствии с установленным графиком.

Сроки хранения архивных документов в организации

Завершенные дела, которые находятся на текущем хранении, передают в архив в соответствии с графиком. Как правило, это делают один раз в начале календарного года. Сроки хранения документов в архиве указывают в номенклатуре дел и определяют в соответствии с архивным законодательством и Положением о делопроизводстве предприятия. Срок хранения документов в архиве организации относится к обязательным реквизитам, которые указывают на обложке каждого дела.

Образец от экспертов журнала «Справочник секретаря»: обложка дела, переданного на архивное хранение

Коммерческие предприятия обязаны до момента ликвидации держать в архивах документы с постоянным сроком хранения. Те бумаги, в отношении которых установлен конечный срок хранения, утилизируют по после того, как специальная комиссия проведет экспертизу их ценности.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень 2010, новый Перечень).

Новый Перечень отличается от Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 и признанного приказом Росархива от 26.08.2010 № 63 утратившим силу (далее – Перечень 2000), значительно большим – почти вдвое – объемом и, следовательно, бóльшим количеством наименований документов с указанием сроков их хранения. Кроме того, изменились и сроки хранения некоторых документов.

Предлагаем вам краткий обзор новых видов документов, включенных в Перечень 2010, представляющих наибольший интерес для служб документационного обеспечения управления – секретариатов, канцелярий, общих отделов и др.

Структура Перечня изменилась незначительно, осталось прежним количество частей (12), не претерпели существенных изменений и их названия. Следует заметить, что Указания по применению Перечня 2000 состояли из трех разделов:

1. Общие положения.

2. Структура перечня и порядок его применения.

3. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение.

В новом Перечне сохранился только раздел «Общие положения» с описанием структуры документа. Исключение из Указаний раздела 3 вполне понятно, т.к. правила отбора документов на хранение и уничтожение подробно описаны в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Во втором разделе Указаний по применению Перечня 2000 содержались подробные разъяснения о порядке применения срока хранения «постоянно» организациями, являющимися источникам комплектования государственных и муниципальных архивов и не являющимися таковыми, В частности, были указаны номера статей с документами постоянного срока хранения, которые необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций. В новом Перечне этот список отсутствует, а разъяснения сведены к нескольким сноскам в конце документа:

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

<**> Здесь и далее звездочки <**> означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

И еще одно существенное изменение: в п. 1.4 Указаний по применению Перечня 2000 было сказано о нормативном (т.е. обязательном) характере документа: «Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)». Новый Перечень такого указания не содержит. Но при этом не следует забывать, что Перечень 2010 утвержден приказом Минкультуры России, и этот приказ зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380, что, безусловно, придает документу нормативный характер.

Кстати

Заметим, что п. 1.3 Перечня 2010, уже согласованного Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15.09.2009 , но еще не утвержденного Минкультуры России, был сформулирован следующим образом: «Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих архивных документов». А в п. 1.4 были перечислены случаи, когда применяется Перечень 2010:

● при разработке отраслевых перечней документов с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел;

● при определении состава и сроков хранения типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, в процессе разработки номенклатур дел, при формировании дел;

● при отборе и передаче архивных документов на постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы;

● в практической работе экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

В документе были даны подробные указания о том, как следует применять временные и постоянные сроки хранения документов – так же, как и в Перечне 2000.

Важные указания содержались в п. 2.5 рассматриваемой редакции Перечня 2010: «Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

В случае, если одни и те же виды документов в настоящем Перечне и в определенном отраслевом перечне документов или примерной номенклатуре дел имеют разные сроки хранения, то следует руководствоваться настоящим Перечнем. В отдельных случаях может быть применен более высокий срок хранения, данный в отраслевом перечне документов или примерной номенклатуре дел.»

Согласно п. 2.11 этой редакции снижение сроков хранения , установленных Перечнем, запрещается .

Росархивом были предусмотрены и другие разъяснения, не нашедшие отражения в окончательной редакции нового Перечня.

Организация системы управления

Раздел 1.1 называется в новом Перечне «Руководство», а не «Распорядительная деятельность», как это было в Перечне 2000. Оформление и текущее хранение многих видов документов этого раздела входит в обязанности делопроизводственных служб, поэтому мы постараемся подробно рассказать о внесенных в раздел дополнениях.

Поручения руководства

Если у вашей организации есть вышестоящая организация, то нелишним будет знать, что ст. 6 Перечня 2010 установлен постоянный срок хранения поручений вышестоящих организаций и документов по их выполнению, но если поручения касаются оперативных вопросов деятельности, срок их хранения составляет 5 лет ЭПК .

Что касается поручений руководства организации структурным подразделениям и документов по их выполнению, то их следует хранить 5 лет ЭПК (ст. 7 Перечня 2010), причем, согласно примечанию к ст. 7, срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа. Например, поручение генерального директора о подготовке договора о предоставлении научно-технической помощи какой-либо российской компании, оформленное на входящем письме, в котором содержится просьба о предоставлении такой помощи, и адресованное структурному подразделению организации, должно храниться 10 лет ЭПК, т.к. в соответствии со ст. 493 Перечня 2010 переписка подобного рода имеет именно такой срок хранения.

Обратите внимание. В делопроизводственной практике применяются визы согласования (при внутреннем согласовании документа), но в этот реквизит, согласно п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», входят наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи должностного лица, визирующего документ, и дата согласования, а указание каких-либо поручений в визах не предусмотрено . Поручения руководства на практике оформляются не визой, а резолюцией на документе.

Распорядительные документы

Статьей 21 Перечня 2010 предписано хранить документы о выполнении распорядительных документов в течение 5 лет ЭПК.

Если в ст. 72 Перечня 2000 единый – постоянный – срок хранения был установлен для книг и журналов регистрации всех распорядительных и нормативных документов организации, то в ст. 258 раздела 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» нового Перечня приведены сроки хранения журналов регистрации отдельно по каждой группе распорядительных документов:

	Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:		(1) Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата (2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л.
	а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности
	б) распорядительных документов по личному составу (2)
	в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности

Как видно, регистрационные формы должны храниться столько, сколько и документы, в них зарегистрированные, – это очень важное для нашей работы правило, давно подсказанное делопроизводственной практикой, теперь закреплено в нормативном документе.

Правила, инструкции, регламенты

Статьей 31 Перечня 2010 установлено, что переписку по применениюправил, инструкций, регламентов, рекомендаций следует хранить 5 лет ЭПК.

Статьями 33–35 Перечня 2010 установлен единый срок хранения – 5 лет ЭПК – для переписки по основным (профильным) направлениям деятельности с вышестоящей, с подведомственными (подчиненными) и другими организациями.

Много новых видов документов появилось в разделе 1.2 «Организационные основы управления».

Учредительные документы, документы по регистрации, реорганизации и ликвидации

Статьей 37 Перечня 2010 установлен единый срок хранения документов о государственной регистрации и о прекращении деятельности юридического лица, а в статье 38 – физического лица в качестве индивидуального предпринимателя – 15 лет ЭПК после прекращения деятельности; исключение составляют только решения , которые должны храниться постоянно.

Обратите внимание. Как сказано в пояснениях к Перечню 2010, при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. Статьей 255 раздела 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» Перечня 2010 предусмотрено, что заключения государственного, муниципального архива о составе документов приватизируемой и ликвидируемой организации подлежат постоянному хранению.

В отдельную статью (40) выделены информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах – для них установлен 5-летний срок хранения.

Статьей 48 Перечня 2010 установлен срок хранения переписки о реорганизации и переименовании организаций и передаче из одной системы в другую – 5 лет ЭПК.

Лицензирование

Статьей 96 Перечня 2010 установлен срок хранения документов по лицензированию, подробный перечень которых приведен в графе «Вид документа»:

Положения о структурных подразделениях, о коллегиальных, экспертных и других органах организации

Статья 56 нового Перечня сняла все сомнения о сроке хранения положений о подразделениях, входящих в состав более крупных структурных подразделений:

Документы, связанные с режимом ограничения доступа к документам

Несколько статей нового Перечня посвящены документам о конфиденциальной информации . В частности, перечень сведений, положения и другие документы по установлению режима коммерческой, служебной, профессиональной тайны в организации, согласно ст. 62 Перечня 2010, должны храниться постоянно <**>.

В раздел 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» , о котором мы позже поговорим подробно, включены три новые статьи, регламентирующие сроки хранения документов, связанных с режимом конфиденциальности:

● статья 207 – устанавливает 5-летний срок хранения планов мероприятий по охране коммерческой тайны в организации (после замены новыми);

● статья 208 – устанавливает такой же срок хранения для документов (списков, заявок, заключений) по учету и принятию на обслуживание обладателей конфиденциальной информации (после снятия с учета);

● статья 209 – устанавливает такой же – 5-летний – срок хранения для документов (списков, обязательств, расписок) лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (после снятия грифа ограничения доступа к сведениям).

Штатное расписание

Статьей 73 Перечня 2010 установлен 3-летний срок хранения переписки по разработке и изменению штатных расписаний (после утверждения).

Доверенности

Теперь не нужно обращаться к иным источникам информации в поисках сроков хранения доверенностей: согласно ст. 60 Перечня 2010 доверенности, выданные на осуществление отдельных видов деятельности филиалам и представительствам, следует хранить 5 лет ЭПК после истечения срока их действия, а в соответствии со ст. 61 Перечня 2010 доверенности на представление интересов организации подлежат постоянному хранению <**>.

Проверки организаций

В примечании к ст. 173 Перечня 2010 указан срок хранения документов внутренних проверок организации:

Свидетельства, сертификаты на право собственности

В дополнение к ст. 185 Перечня 2010, подтвердившей постоянный срок хранения свидетельств, сертификатов на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, знаков обслуживания, введены две новые статьи:

● статья 186, устанавливающая постоянный срок хранения документов (постановлений, доверенностей, заявок, заключений, решений) к свидетельствам и сертификатам;

● статья 187, согласно которой переписка по вопросам установления прав собственности юридических и физических лиц должна храниться 5 л. ЭПК после выдачи свидетельства о праве собственности.

Вопросы правоохранительного характера, правовая экспертиза

Раздел дополнен ст. 190, устанавливающей срок хранения переписки по вопросам правоохранительного характера – 5 лет ЭПК.

Если возникнет необходимость в проведении правовой экспертизы документов, нужно помнить, что в соответствии со ст. 192 Перечня 2010 документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы должны храниться 5 лет ЭПК.

Номенклатура дел организации и структурного подразделения

Номенклатуру дел организации, как и прежде, нужно хранить постоянно. Но теперь вместо обобщенной формулировки «Документы об организации документов в делопроизводстве организации», в состав которых ст. 67 Перечня 2000 были включены и номенклатуры, и перечни, и классификаторы дел и документов, в новый Перечень включена ст. 200, устанавливающая конкретные сроки хранения сводной номенклатуры дел организации и номенклатур структурных подразделений:

Контроль исполнения документов

В практике работы делопроизводственных служб образуются документы о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения. До сих было непонятно, в течение какого времени следует их хранить. В Перечень 2010 включена ст. 203, в соответствии с которой срок хранения этих документов составляет 1 год после снятия соответствующих документов с контроля.

Примечание. Совершенно непонятно, как на практике работники делопроизводственных служб будут отслеживать сроки хранения этих документов. Разные документы в разное время снимаются с контроля – отслеживать истечение годичного срока хранения отдельно по каждому документу представляется весьма проблематичным. Гораздо разумнее будет отсчитывать срок хранения с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по таким документам.

В ст. 258д Перечня 2010 установлен 3-летний срок хранения журналов (карточек) контроля исполнения документов.

Рассылка, пересылка документов

Не следует спешить уничтожать списки адресов обязательной рассылки документов сразу после их замены новыми! Статьей 204 Перечня 2010 установлен 3-летний срок хранения таких списков.

Новым Перечнем учтен даже такой нечасто встречающийся случай, как нарушение правил пересылки документов. Статьей 205 установлен срок хранения переписки по этому вопросу – 1 год.

Статьей 259в Перечня 2010 установлен 3-летний срок хранения документов учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях.

Бланки строгой отчетности

Определен новым Перечнем и срок хранения отчетов и актов об использовании и уничтожении бланков строгой отчетности. Согласно ст. 208 Перечня 2010 эти документы следует хранить в течение трех лет. Заметим, что такой же срок хранения установлен ст. 259 нового Перечня и для документов учета бланков строгой отчетности.

Электронная цифровая подпись

Несколько статей Перечня 2010 посвящены вопросам защиты информации, антивирусной и криптографической защиты. Больше десяти статей устанавливают сроки хранения документов, связанных с использованием электронной цифровой подписи, сертификатами ключа подписи. При необходимости вы можете без труда установить по Перечню 2010 сроки хранения этих документов.

Организация архивного хранения документов

В Перечне 2010 вопрос организации архивного хранения документов проработан значительно лучше, нежели это было сделано в Перечне 2000.

По сравнению со ст. 74 Перечня 2000 о сроках хранения описей дел в аналогичной ст. 248 нового Перечня приведено больше информации и даны дополнительные пояснения. В частности:

● в примечании к ст. 248 содержится очень важное указание о том, что описи дел постоянного хранения структурных подразделений должны храниться 3 года после утверждения ЭПК или ЭК сводного годового раздела описи;

● статьей 248а установлен постоянный срок хранения описей дел по личному составу , а в примечании к этой статье указано, что после ликвидации организации эти описи должны передаваться на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы.

В ст. 251 Перечня 2010 кроме документов учета выдачи дел во временное пользование указаны документы учета изъятия дел и документы выдачи описей во временное пользование. Срок хранения всех документов по-прежнему составляет 3 года. Но есть и одно исключение: в примечании к ст. 251 указан срок хранения актов выдачи дел во временное пользование другим организациям – 5 лет ЭПК.

Срок хранения договоров и соглашений с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства остался, согласно ст. 254 Перечня 2010, прежним – 5 лет ЭПК, но примечание к этой статье дополнено важным пояснением: договоры депозитарного хранения документов, договоры приема-передачи документов на постоянное хранение, соглашения о сотрудничестве должны храниться постоянно .

Статьей 256 Перечня 2010 установлен срок хранения переписки по вопросам делопроизводства и архивного дела – 5 л. ЭПК.

Если в организации составляются отчеты, справки об объеме документооборота, следует учитывать, что ст. 257 Перечня 2010 предписано хранить эти документы в течение 1 года.

В ст. 258и предусмотрено хранение в течение 1 года журналов регистрации заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов.

Наконец, ст. 259ж предусмотрено, что документы учета регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности (что особенно важно делать в помещениях архивохранилищ) следует хранить в течение 1 года.

В разделе появились две новые статьи, устанавливающие сроки хранения: книг и журналов учета электронных носителей, сертификатов электронных цифровых подписей, копирования баз данных и т.п. (ст. 260) и книг (журналов) учета документов и электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера (ст. 261). При наличии в организации перечисленных видов документов следует внимательно ознакомиться с указанными статьями Перечня 2010.

Планирование и отчетность

В разделе 2.2 «Текущее планирование» вместо одной статьи о сроке хранения госзаказов (ст. 89 Перечня 2000) включено несколько статей, устанавливающих сроки хранения документов, связанных с выполнением государственных и муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также конкурсной документации (ст. 273–279 Перечня 2010).

Статьи 280–284 Перечня 2010 посвящены документам, связанным с участием в конкурсах на получение грантов.

Статьей 287 Перечня 2010 установлен постоянный срок хранения утвержденных руководством организации планов, программ мероприятий по таким направлениям деятельности, как ликвидация чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, проведение срочных видов работ.

Срок хранения годовых планов структурных подразделений не изменился (5 л.), но в примечании к ст. 290 Перечня 2010 поясняется, что при отсутствии годовых планов работы организации их необходимо хранить постоянно.

Установлен срок хранения для индивидуальных планов работников – согласно ст. 291 их нужно хранить в течение года.

Отдельно стоит сказать об отчетных документах и сроках их хранения , т.к. оформление и текущее хранение некоторых из них может входить в обязанности делопроизводственной службы.

Введена новая статья о сроках хранения отчетов филиалов, представительств и дочерних предприятий:

Статьей 475 Перечня 2010 установлен срок хранения годовых отчетов о работе структурных подразделений организации – 5 лет, а при отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации – постоянно.

Индивидуальные отчеты работников, согласно ст. 476 Перечня 2010, следует хранить в течение одного года.

Не забыты и отчеты о выполнении государственных и муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг (ст. 471), а также отчеты о выполнении грантов (ст. 273 Перечня 2010).

Экономические, научные, культурные и иные связи

Если ваша компания поддерживает экономические, научные, культурные и иные связи с международными организациями или планирует вступление в такие организации, следует внимательно изучить раздел 5.1 «Организация связей» Перечня 2010 и обратить внимание на те изменения, которые произошли в нем.

Во-первых, ст. 482 установлен постоянный срок хранения распорядительных документов международных организаций, членом которых является организация; во вторых, ст. 483 установлен 5-летний срок хранения переписки об участии в деятельности международных организаций.

В раздел включено несколько новых статей. Например, ст. 500 Перечня 2010 установлен постоянный срок хранения для документов об инновационной деятельности организации.

Отчеты специалистов об участии в работе международных организаций, согласно ст. 501, следует хранить постоянно <**>.

Для переписки с зарубежными организациями по вопросам внешнеэкономической деятельности установлен срок хранения 15 лет ЭПК (ст. 502), а для переписки с российскими организациями по тем же вопросам – 5 лет ЭПК (ст. 503).

Срок хранения переписки об экспортных и импортных поставках, согласно ст. 507 Перечня 2010, существенно различается в зависимости от того, с кем ведется такая переписка:

Информационное обслуживание

Если на делопроизводственную службу возложены обязанности по ведению и хранению переписки со средствами массовой информации, нужно иметь в виду, что ст. 515 раздела 6.1 «Сбор (получение) информации, маркетинг» Перечня 2010 установлен срок хранения переписки со средствами массовой информации по освещению основных (профильных) направлений деятельности организации – 5 лет ЭПК, а статьей 516 предписано хранить в течение такого же срока критические отзывы, опровержения недостоверных сведений о деятельности организации.

Секретарю могут поручить оформлять письма о переводе иностранной литературы и подавать заявки на переводы статей из иностранных книг и журналов. В этом случае нужно знать, что срок хранения этих документов, согласно ст. 523 и 524 Перечня 2010, составляет 1 год.

Внутренний распорядок организации

В раздел 10.1 «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» Перечня 2010 включено несколько новых статей:

● согласно ст. 775 срок хранения книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов остался прежним – постоянно <**>, такой же срок хранения установлен указанной статьей и для оттисков факсимиле ;

● в соответствии со ст. 780 срок хранения книг регистрации (учета выдачи) удостоверений и пропусков не изменился и составляет 3 года, этот же срок хранения установлен указанной статьей на книги регистрации идентификационных карт ;

● аналогичное дополнение сделано в статье, устанавливающей срок хранения (1 год) приемных актов на бланки удостоверений и пропусков, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним: согласно ст. 781 в течение одного года нужно хранить также приемные акты на бланки идентификационных карт

М. В. Журавлева,
специалист по кадровому учету

С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Общие сроки сохранения документации

Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

• временный – до 10 лет;
• долгосрочный – более 10 лет;
• постоянный.

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.

Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

Основные цели проводимой экспертизы ценности документов

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

Основная цель экспертизы:

1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
4. Оценка документации, имеющей:
   • политическую;
   • хозяйственную;
   • научную;
   • культурную и пр. ценность

Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

I и IV разделы

Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

Учет кадровых документов (I)

Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

Период сохранения документации:

1. 1 год:
   • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
   • данные лиц, не принятых на работу;
   • графики предоставленных отпусков.
2. 3 года:
   • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
   • записи о трудовой дисциплине;
3. 5 лет:
   • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
   • выписки по улучшению условий и охраны труда;
   • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
   • данные о командировках;
4. 75 лет:
   • характеристики и личные карточки сотрудников;
   • трудовые договоры работников;
5. 50 лет (до востребования владельцем):
   • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
6. Постоянно:
   • коллективные договоры;
   • личные дела руководителей.

Бухгалтерские документы(IV)

К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.

Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.

Общепринятые периоды хранения:

• первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
• кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
• расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).

Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.

Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.

Вид документа	Срок хранения	Примечание
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:
по основной деятельности	постоянно	присланные для сведения – до минования надобности
по личному составу	75 лет	ЭПК. О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет
по административно-хозяйственным вопросам	5 лет
Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:
сводные годовые	постоянно
годовые	постоянно
квартальные	5 лет
месячные	1 год	при отсутствии квартальных – постоянно
передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним	постоянно
аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам	Постоянно
переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов	5 лет
документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов	постоянно	квартальные — 5 лет
сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах	5 лет после снятия с учета
отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)	постоянно
Отчеты по налогам:
годовые	постоянно
квартальные	5 лет	при отсутствии годовых – постоянно
месячные	1 год	при отсутствии квартальных – 5 лет
документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней. Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов	5 лет	ЭПК
документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам	5 лет	ЭПК
документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним	5 лет
Отчеты об исполнении сметы расходов:
сводные годовые	Постоянно
годовые	Постоянно
квартальные	5 лет	при отсутствии годовых – постоянно
Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности
синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета	5 лет
документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.	5 лет	в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера разработочные таблицы и др.)	5 лет
первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.). Документы о приеме выполненных работ (акты, справки)	5 лет	при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями	5 лет
переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)
переписка о выдаче и возврате ссуд	5 лет
документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях	5 лет
гарантийные письма	5 лет
документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации	постоянно
документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей	постоянно
договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные), договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами)	5 лет после истечения срока действия договора (соглашения). ЭПК
договоры о материальной ответственности	5 лет после увольнения материально-ответственного лица
документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей	5 лет	при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности	5 лет	ЭПК
По учету кадров, оплаты труда и т.п.
лицевые счета работников	75 лет	ЭПК
положения о премировании работников	5 лет	ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми
документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности)	5 лет	Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет
переписка о выплате заработной платы; сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов; сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий; документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности	5 лет
документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков	до минования надобности, но не менее 5 лет
Книги, журналы, карточки учета:
ценных бумаг	постоянно
основных средств (зданий, сооружений)	5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)
приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)
хозяйственного имущества; вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.)	5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
депонированной заработной платы	5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость
депонентов по депозитным суммам; доверенностей	5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)

Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.

К указанным перечням документов относятся:

1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время - Росархив, ранее - Минкультуры России):

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;

- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.

Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е - первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988;

2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом;

3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.

Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.

В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

← Вернуться