Это быстро и бесплатно!
Четкого однозначного ответа на вопрос относительно необходимости включения вновь принятых сотрудников в график отпусков на текущий год нет.
Кадровые специалисты разделились в своем мнении относительно необходимости отражения данных по трудоустроенным сотрудникам в графике отпусков.
На практике применяют один из следующих способов:
- Не отражают данные по трудоустроенным в течение года лицам в графике и предоставляют отпуск по сотрудника.
- Вносят изменения в существующий график путем заполнения дополнительных строк для новых работников с последующей стандартной процедурой утверждения и ознакомления.
- Составляют дополнение к текущему расписанию, где показывают данные только по отпуску вновь принятого на работу.
Корректировки не нужны
Много сторонников у первого способа . Опираются в этом случае на ст.122 ТК РФ , где говорится, что право на отдых за первый год появляется через 6 месяцев работы, а уход в отпуск за второй и последующий годы регулируется очередностью предоставления отпусков, то есть в соответствии с графиком.
То есть в данной статье нет указания на то, что за первый год отдыхать работник должен по графику . Поэтому включать вновь принятых сотрудников в него не нужно и следует оформлять отпускное время по заявлению .
Изменения обязательны
Еще больше кадровиков придерживаются последнего мнения, что данные по трудоустроенным в текущем году все-таки нужно заносить в график, ссылаются при том на ст.123 ТК РФ.
Если четко следовать ТК РФ, то более правильный вариант будет последний .
Закон требует, чтобы работники отправлялись отдыхать в течение года четко по графику. Для вновь трудоустроенных право на отдых появляется через полгода работы.
Если этот момент наступил в году трудоустройства, то возникает вопрос, как ему уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск, на каком основании?
ТК РФ позволяет предоставлять отдых по заявлению, однако где гарантия, что работодатель не откажет просьбе работника ?
Важно! Отпуск не по графику возможно только с согласия работодателя, кроме случаев обязательного предоставления, предусмотренных ст.122 ТК РФ и федеральными законами.
Получается, если начальство против, то сотруднику придется ждать следующего года , когда его очередной отпуск попадет в график.
С точки зрения закона правильнее будет закрепить законное право нового лица на отдых по истечение полугода в графике . В этом случае он спокойно сможет уйти отдыхать в заранее оговоренное с работодателем время.
Включение вновь принятых на работу сотрудников в график не запрещено законом, исключает потенциальные споры между работником и руководством компании, а также предотвратит возможные проблемы с контролирующими органами.
Опять же вносить изменения в текущий утвержденный график или составлять дополнение к нему целесообразно только для лиц, принятых на работу в первую половину года . Именно в этом случае может возникнуть случай запроса отпуска со стороны сотрудника по истечение полугода работы.
Если человек утроен на работу во второй половине года, то в текущем году отпуск он может получить только с согласия руководителя, за исключением отдельных ситуаций, например, на обязательный отдых может рассчитывать беременная перед декретом независимо от стажа, а также ряд других особых категорий.
Никаких спорных моментов в данном случае не возникает, и необходимость вносить таких лиц в график не имеет смысла, это только добавит работы кадровику.
Как внести изменения при приеме работников?
Наиболее правильный способ внесения изменений в график для вновь принятых работников — это создание нового дополнительного документа по той же форме
Т-7 (или самостоятельно разработанной), где будут отражены сведения только по принятым сотрудникам.
Для составления дополнения берется форма графика, которая была использована для составления годового документа, обычно это типовая форма Т-7, но по желанию бланк можно разработать свой.
В дополнительном документе отражается :
- номер — следующий по порядку;
- дата — текущая дата составления;
- должность нового сотрудника, его ФИО, табельный номер;
- количество отпускных дней, которые планируется предоставить;
- дата первого дня отдыха;
- в последней графе приводится пояснение , что данный сотрудник принят на работу определенным числом, в связи с чем и создается данное дополнение.
Важно! Составленный дополнительный график подписывается у начальника отдела кадров, согласовывается с , если таковой есть, подается на утверждение директором.
Последний ставит свою утверждающую визу в правом верхнем углу, при необходимости может быть составлен , если такая практика заведена на предприятии.
Последний этапом выступает личное ознакомления нового работника с дополнением, свое согласие с установленными для него датами ежегодного отпуска он закрепляет подписью в .
Также о правилах внесения изменений в график отпусков читайте в .
Образец дополнения для вновь принятых лиц
Ниже приведен пример того, как можно внести изменения в график при приеме нового сотрудника на работу. Для оформления использована стандартная унифицированная форма Т-7.
Образец дополнения при приеме нового человека в компанию:
Любой хозяйствующий субъект независимо от того, какую деятельность он ведет, по законодательству обязан в конце каждого года составлять график отпусков. В этом документе будет расписано, в каком месяце в будущем году каждый сотрудник фирмы идет на отдых. Но поскольку срок действия у графика достаточно большой, может возникнуть ситуация, когда имеющуюся в нем информацию надо будет изменить. Для этого служит приказ о внесении изменений в график отпусков.
Если же все таки изменение графика отпусков при приеме нового сотрудника решено закрепить документально, это производится по всем правилам с изданием соответствующего приказа.
Как внести изменения в график отпусков
Действующее законодательство не содержит сведений о том, допустимо ли производить исправления в графике отпусков, а также механизма этого события. Но кадровые специалисты определили, что делать это все же необходимо по нескольким причинам.
Так, неактуальный документ может вызвать путаницу при предоставлении отпуском и повлечь претензии со стороны госорганов. Кроме этого, незапланированное отсутствие на рабочем месте сотрудников может повлечь сбои в работе фирмы.
В любом случае, внесение корректив должно быть санкционировано руководителем и подтверждено желанием работника. При этом изменения необходимо будет отразить и в .
Если работник хочет перенести свой отдых на иной период, он должен оформить заявление к руководителю. В нем необходимо изложить просьбу о переносе периода отпуска на иной срок. Подписанное заявление передается в кадровую службу, которая на основании его издает приказ. В самом графике в графе «Примечание» необходимо указать реквизиты заявления.
Аналогичным образом необходимо поступить, если производится перенос отдыха по производственной необходимости. В этом случае сотрудник пишет не заявление, а согласие на перенос времени отдыха на новый срок, и указывает его здесь же. Его же реквизиты проставляются в графике.
Скачать образец приказа о внесении изменений в утвержденный график отпусков
Скачать .
Как составить приказ о внесении изменений в график отпусков
Для такого приказа нет какой-либо стандартной формы. Компания имеет право составить его произвольно, на фирменном бланке.
В верхней его части указывается полное название фирмы, дата и место оформления. Далее записывается слово «Приказ» и проставляется его порядковый номер. Ниже следует краткое название документа, к примеру «О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска».
Затем идет вводная часть, в которой указывается причина, из-за чего решено произвести перенос даты отпуска. К примеру, «На основании заявления о переносе отпуска…» либо «В связи с вводом в эксплуатацию нового станка на основании согласия работника…».
Дальше записывается слово «Приказываю», после чего по пунктам излагаются распоряжения:
- Указание на перенос даты начала отпуска, с проставлением с какой даты переносится и на какую;
- Указание кадровому специалисту произвести соответствующие изменения в графике отпусков.
Приказ о внесении изменений в график отпусков утверждает руководитель компании. Ниже его должны подписать упомянутые в нем сотрудники, и проставить дату ознакомления.
Внесение изменений в график отпусков для опытного кадровика - задание несложное. А вот у начинающих работников отдела кадров все еще остается много вопросов. Рассмотрим причины внесения изменений в график отпусков, перечень необходимых документов для внесения изменений, порядок оформления приказа и приведем образец оформления измененного графика.
Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:
Почему меняется график отпусков?
Каждый год руководство предприятия подписывает документы, устанавливающие очередность отпусков, при этом учитывая не только свои интересы, но и интересы работников (ст. 123 ТК РФ).
Для учета очередности отдыха работников отдел кадров предприятия может пользоваться бланком Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), также есть возможность разработать форму самостоятельно (закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Во всех отделах предприятия очередность отдыха своя.
Несмотря на то что все отпуска на предприятии согласовываются, обстоятельства, требующие внесения изменения, возникают. И иногда по несколько раз за год.
Причинами для этого могут быть:
- наём работников после согласования графика отпусков;
- работник не захотел идти в отпуск в согласованные даты и просит перенести его отдых на другие числа;
- больничный лист отпускника;
- на предприятии происходят события, которые вынуждают попросить работника прервать отдых;
- нарушение сроков выплаты отпускных и (или) уведомления о дате начала отпуска.
Перед тем как вносить изменения в график отпусков, необходимо удостовериться, что работники, чей отпуск планируется перенести, не пропускали и не переносили его в течение 2 лет подряд. Даже если он сам просит руководителя, это будет не законно.
Как внести изменения в график отпусков? Когда на предприятии наступают обстоятельства, которые требуют внести изменения в действующий график отпусков, действовать нужно так:
Бланк и образец заявления о переносе отпуска смотрите в следующих материалах:
- «Заявление о переносе отпуска — бланк и образец» ;
- «Приказ об утверждении графика отпусков — образец (2019)» .
Пример
Согласно графику отпусков, работник ООО «Звезда» Ковальчук О. Ю. должен пойти в отпуск с 06.06.2019 по 03.07.2019.
У него неожиданно приезжают в гости близкие родственники. Зная о своем праве перенести отпуск, он пишет заявление руководителю ООО «Звезда» и просит перенести отпуск по личным обстоятельствам с 06 июня на 15 мая 2019 года.
Руководитель, не имея веских оснований для отказа в просьбе работника Ковальчука О. Ю., отдает распоряжение издать приказ о переносе отпуска и внесении соответствующих изменений в график отпусков.
Внесение изменений в график отпусков - образец
Каким образом изменять график отпусков, выбирает отдел кадров. Выбор зависит от конкретного случая.
Новые кадры
Как поступить с графиком отпусков, если после его согласования на предприятие приняты новые работники?
Есть 2 варианта:
1. Оформить дополнительный график. Он составляется только на основании данных новых работников. В заголовке указывается, что это дополнительный лист к основному графику.
2. Не вносить никаких дополнений. Учитывать отпуска новых работников, взяв за основу их заявления на отпуск и оформленные приказы. Все сведения фиксировать в личной карточке.
Перенос по просьбе работника
У работника есть право перенести даты своего отпуска или разделить его на несколько. Ему необходимо письменно попросить об этом руководство. В заявлении указывается не только причина переноса, но и даты желаемого отдыха (ст. 124 ТК РФ). Руководитель визирует заявление. Издается приказ. Когда для составления графика используют бланк № Т-7, измененные данные вносят в графы 8 (номер приказа о переносе), 9 (новые даты отдыха) и 10 (можно указать, что именно послужило для переноса отпуска).
Образец заполнения изменений в графике отпусков можно увидеть, скачав файл по ссылке ниже.
Отзыв из отпуска
На любом предприятии может возникнуть ситуация, которая потребует от работодателя вызвать на работу отдыхающего работника (ст. 125 ТК РФ). Этого нельзя сделать без его письменного согласия на выход на работу. В форму Т-7 нужно внести новые данные: в графе 8 указать номер приказа, на основании которого работник прервал свой отпуск, в графе 9 — новые даты отпуска, графе 10 указывают причину и дату отзыва работника.
Неиспользованные дни отдыха работник может взять в любое время в течение текущего или следующего рабочего года.
Работник может отказаться от выхода на работу из отпуска, и работодатель не имеет права его за это наказать.
Работодатель не может отозвать из отпуска беременных женщин, людей, работающих на вредных и опасных производствах, работников, не достигших 18 лет.
Их выход на работу будет рассматриваться как нарушение, даже в том случае, если работники сами захотят выйти на работу и дадут на это письменное согласие.
Временная нетрудоспособность работника
Бывают ситуации, когда работник берет больничный лист до или вовремя отпуска. При таких обстоятельствах он может либо продлить свой отпуск на срок, соответствующий сроку больничного, либо перенести его на другие даты (ст. 124 ТК РФ), но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. При этом изменения в бланк Т-7 вносят в графы 8, 9, 10.
Как оформить продление и перенос отпуска в случае болезни, читайте в статьях:
- «Если работник ушел на больничный перед отпуском…» ;
- «Как продлить отпуск на срок больничного во время отпуска?» .
Нарушение сроков выплаты отпускных и уведомления о начале отпуска
Несвоевременная выплата отпускных (ст. 136 ТК РФ), несвоевременно направленное уведомление о начале отпуска (ст. 124 ТК РФ) являются вескими основаниями для переноса даты отпуска. Если одно из этих событий произошло, работнику будет достаточно письменно попросить работодателя перенести отпуск на нужные даты, и он не сможет отказать в переносе дат и будет вынужден внести изменения в график отпусков.
В форму № Т-7 также вносят новые данные в графы 8, 9, 10.
Итоги
Ошибки при внесении изменений в график отпусков, точно так же, как и нарушение правил его оформления, являются достаточным основанием для привлечения руководства предприятия к административной ответственности, в т. ч. к штрафам (ст. 5.27 КоАП РФ). Учитывайте нюансы этой процедуры и оформляйте документы правильно.
График отпусков на 2016 год утверждён в декабре 2015 года. Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ ответили на вопрос о том, требуется ли составление и утверждение графика отпусков на работников, прибывших в течение 2016 года (в январе, марте и т.д.), или они пойдут в отпуск в 2016 году по личному заявлению
04.04.2016Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (часть перваяст. 123 ТК РФ). Таким образом, согласно требованиям законодательства в любой организации не позднее 17 декабря каждого года должен быть утвержден график отпусков, в соответствии с которым определяются очередность и время предоставления отпусков работникам организации на следующий год.
В то же время после утверждения графика отпусков в организацию могут быть приняты на работу новые сотрудники. По общему правилу, установленному ст. 122 ТК РФ, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Кроме того, отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время, то есть до истечения шести месяцев с момента устройства на работу к данному работодателю (ст. 123 ТК РФ). Таким образом, на практике может сложиться ситуация, когда сотруднику, принятому на работу уже после утверждения графика отпусков, должен быть предоставлен отпуск, а он не предусмотрен утвержденным графиком.
Надо ли вносить изменения в график отпусков?
По вопросу документального оформления предоставления отпуска в таком случае нет каких-либо официальных разъяснений. Специалисты же высказывают различные точки зрения относительно данной ситуации.
Например, есть мнение, что при наличии большого штата сотрудников или при высоком уровне текучести кадров отпуск можно предоставить на основании заявления сотрудника, не дополняя и не изменяя утвержденный график отпусков (смотрите статью О.Н. Русаковой "Как избежать трудового спора по поводу отпуска?" Зарплата, N 6, июнь 2007 г.).
Работодатель, разделяющий данную точку зрения и действующий в соответствии с ней, может не изменять утвержденный график отпусков. При этом сторонами должен быть письменно согласован период предоставления отпуска. Это можно сделать непосредственно в трудовом договоре или оформить путем проставления визы руководителя организации на заявлении работника, в котором он выражает свое пожелание о времени предоставления отпуска. Однако, на наш взгляд, в этом случае работодателем не будут соблюдены требования трудового законодательства о порядке предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.
Наиболее правильной нам представляется позиция, разделяемая большинством специалистов, в соответствии с которой вопрос о дате отпуска администрации необходимо решать при приеме на работу, после чего вносить соответствующие изменения и дополнения в график отпусков (смотрите статью В. Егорова "Унификация на грани фикции" Новая бухгалтерия, выпуск 8, август 2004 г.; статью Е.А. Котко "Основной ежегодный оплачиваемый отпуск" Налоговый вестник, N 9, сентябрь 2006 г.; Вопрос: "С начала 2007 г. мы принимали на работу новых сотрудников. Какова должна быть продолжительность их отпуска в этом году? Надо ли их включать в график отпусков?" (Кадровик. Трудовое право для кадровика, N 6, июнь 2007 г.); статью И. Семенченко "График отпусков" (журнал "Кадровый вопрос", N 7, июль 2015 г.)).
Позиция, высказываемая по данному вопросу представителями Роструда, противоречива. Так, в ряде случаев представители ведомства указывают, что график отпусков в принципе регулирует предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков применительно только ко второму и последующим годам работы сотрудников. Исходя из этого вносить в график отпусков какие-либо изменения в отношении вновь принятого работника не требуется, так как работодатель обязан предоставить такому работнику отпуск за первый рабочий год по окончании шестимесячного срока (смотрите ответ начальника отдела надзора и контроля по вопросам оплаты труда Федеральной службы по труду и занятости И.И. Дудоладова в журнале "Упрощенка", N 10, октябрь 2013 г., а также ответ на Вопрос: Устроен на работу с 20.12.2013. После 6 месяцев работы в этой организации написал заявление на отпуск, но директор регионального подразделения не хочет ставить визу. В отделе кадров мне сообщили, что я не включен в график отпусков. Что мне делать? Как мне можно уйти в отпуск? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)). В иных своих разъяснениях представителями Роструда указывается на обязанность работодателя внести соответствующие изменения в график отпусков после принятия нового сотрудника на работу (смотрите ответ на Вопрос: Обязан ли работодатель предоставить работнику по его заявлению оплачиваемый отпуск через 6 месяцев работы в организации, если данный работник не был включен в график отпусков, т.к. поступил на работу после его составления? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.); ответ на Вопрос: Имеет ли право работник использовать первую часть отпуска после 6 месяцев отработанного времени без графика отпусков, так как он был принят на работу позже утверждения графика отпусков и без согласия работодателя, так как того не устраивает, что работник хочет уволиться после этого отпуска? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)).
По нашему мнению, при предоставлении отпуска работнику работодатель должен руководствоваться общими нормами Трудового кодекса РФ, устанавливающими порядок предоставления отпусков. Если строго следовать положениям ст. 123 ТК РФ, согласно которым отпуска работникам предоставляются в соответствии с обязательным для обеих сторон трудового договора графиком отпусков, то при приеме на работу новых сотрудников работодателю следует внести соответствующие изменения в такой график.
Как скорректировать график отпусков?
Необходимо отметить, что действующим законодательством прямо не урегулирован вопрос о порядке внесения изменений и дополнений в график отпусков. Полагаем, что такие изменения возможно включать в график отпусков в порядке, установленном для утверждения самого графика. То есть перед тем, как утвердить вносимые в график отпусков изменения и дополнения, работодателю необходимо согласовать их с представительным органом работников (при его наличии в организации). Поэтому наиболее целесообразным вариантом внесения дополнений в график отпусков представляется составление к основному утвержденному графику отпусков дополнительного графика, в котором будут указаны вновь принятые работники и периоды их отпусков.