Довольно часто предприятия и организации отправляют своих сотрудников в командировки по служебной необходимости. Это может быть связано с обменом опытом, межведомственной кооперацией, выполнением различных договорных обязательств и т. д. Вопросы, связанные со служебными командировками, регламентируются главой 24 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Здесь отражено само понятие такой поездки с производственной или другой необходимостью, вопросы возмещения работникам расходов на эти цели, гарантии сохранения рабочего места (должности).
Унифицированная форма Т 9 представляет собой приказ по предприятию или организации о направлении работника в командировку. Следует отметить, что с начала 2015 года в законодательном порядке произошла отмена ранее действовавших командировочных удостоверений и служебных заданий (подп. е п. 2 изменений, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). С августа 2015 года отпала необходимость вести журнал учета отправляемых в командировки работников (п. 3 изменений, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771).
В настоящее время унифицированная форма Т 9 приказа с прилагаемым авансовым отчетом, включающим все расходные документы, связанные с выполнением служебного задания руководства предприятия - это единственные документы, подтверждающие направление работника в командировку. Бланк такого приказа заполняется специалистом кадровой службы.
Унифицированная форма Т 9 используется и индивидуальными предпринимателями для направления своих наемных работников в служебные командировки.
Образец заполнения унифицированной формы Т 9
Бланк приказа о направлении работника в служебную командировку должен быть заполнен без ошибок и включать все необходимые данные для бухгалтерского расчета. С целью недопущения погрешностей рассмотрим образец заполнения формы.
Заполненный бланк унифицированной формы Т 9 приказа о направлении работника в командировку включает следующие данные:
- наименование организации указывается в верхней части формы;
- ОКПО;
- номер и дата составления оформляемого приказа;
- табельный номер и ФИО командированного;
- название структурного подразделения, если есть;
- указание занимаемой должности;
- место назначения командировки;
- период времени командировки в календарных днях с расшифровкой дат начала и окончания поездки;
- цель, которая должна быть достигнута в процессе командировки;
- за счет каких средств финансируется командировка;
- основания для направления работника в командировку;
- подпись руководителя предприятия или организации;
- подпись командированного специалиста об ознакомлении с приказом.
Образец заполнения демонстрирует, как вводить данные.
Унифицированная форма приказа на командировку(форма Т-9) с 2015 года приобрела особое значение: с января отменены командировочные удостоверения и служебные задания (подп. Е п. 2 Изменений правительственных актов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595), а с августа необязательным стало ведение учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки (п. 3 Изменений правительственных актов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771).
Таким образом, количество обязательных документов, связанных с командировками, сократилось до 2:
- письменное распоряжение (приказ) руководителя фирмы или ИП, в котором определяются цели, продолжительность и ориентировочные даты начала и окончания командировки;
- авансовый отчет с прилагаемыми к нему проездными документами, документами на проживание и иными бумагами, подтверждающими расходы, связанные с выполнением задания.
Как повлиять на сотрудника, сдающего авансовые отчеты с опозданием, читайте в материале «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем» .
В связи с необязательностью применения с 2013 года унифицированных форм, разработанных Госкомстатом РФ, письменное распоряжение (приказ) на командировку может у каждого работодателя иметь свой вид. Однако актуальным остается применение унифицированной формы Т-9, которая содержит все необходимые для заполнения поля и является давно и хорошо знакомым документом.
Как заполнить форму Т-9
Форму Т-9 можно скачать на нашем сайте:
В форме Т-9 отражается следующая информация:
- Название организации или ИП, код ОКПО.
- Номер и дата приказа.
- Ф. И. О. командируемого, его табельный номер, должность, при необходимости — название подразделения, где он работает.
- Место направления в командировку: страна, название населенного пункта, наименование организации.
- Количество дней командировки, даты ее начала и окончания.
- Цель командировки (служебное задание) — обязательно должна быть указана, т.к. от этого зависит учет произведенных на поездку затрат. Например, расходы на поездку для осмотра оборудования, которое фирма намеревается купить, должны увеличить стоимость этого оборудования. Поездка для заключения договора с поставщиком основного сырья, используемого в производстве, будет учтена как общехозяйственные расходы, а сопровождение проданного товара — как коммерческие.
- Источник средств, из которых будет оплачена командировка. Чаще всего, это средства самой командирующей организации или ИП. Но допустим, если в командировку от аудиторской фирмы едет аудитор, а расходы по его поездке по условиям договора об аудите берет на себя проверяемая организация, то источником средств будет указана эта организация. Этот пункт также важен для бухгалтера, т. к., скажем, в приведенном примере расходы по поездке аудитора не могут быть отнесены к затратам командирующей фирмы, а должны учитываться как перевыставляемые другому юрлицу.
- Основание для командировки. Этот пункт может быть незаполненным, если решение о поездке принято непосредственно руководителем фирмы или ИП. Но если инициатором поездки явился сам командируемый или руководитель подразделения, в котором он работает, то по этому поводу сотрудники обычно обращаются к руководству фирмы со служебной запиской, реквизиты которой и будут отражены в этой строке формы Т-9.
- Должность и подпись (с расшифровкой) руководителя фирмы или ИП.
- Подпись командируемого работника и дата ознакомления его с приказом.
О том, каким может быть размер суточных и как это отражается на начислении на них НДФЛ и страховых взносов, читайте в статье
Отправление работников в командировку всегда должно сопровождаться письменным подтверждением данного решения со стороны руководителя организации. В роли такого документа выступает приказ о направлении в командировку.
Командировка имеет своей целью проведение рабочих мероприятий за пределами города, в котором находится основное рабочее место конкретного сотрудника. Обычно приказ на командировку издается отделом кадров за подписью руководителя фирмы, если человека направляют в другой город или в удаленные филиалы организации на срок более одного дня. Форма приказа и порядок его составления регламентируются Трудовым Кодексом РФ и прочими нормативно-правовыми актами в сфере трудового законодательства, а также внутренними постановлениями предприятия.
Образец приказа на командировку
Бланк приказа заполняется на основании соответствующего набора сопроводительных документов. К ним относятся служебные задания, командировочные удостоверения, отчеты о командировке, авансовые отчеты и журнал регистрации прибывающих и выбывающих в командировку сотрудников. Кроме того, на предприятии должен быть утвержденный график отправления сотрудников в командировки. Те же направления, которые не были запланированы заранее, называются внеплановыми или срочными.Образец оформления приказа можно найти в соответствующих нормативных документах. Для того чтобы направить в командировку одного сотрудника, применяется унифицированная форма Т-9, если же речь идет сразу о нескольких работниках, то целесообразно воспользоваться формой Т-9а. Эти бланки подразумевают обязательное указание в них фамилии и инициалов командированного человека, его должности и структурного подразделения, а также четкой формулировки цели командировки, пункта назначения и периода такой поездки. Допускается отражение в них и источников оплаты командировочных. Для проекта приказа можно использовать общий бланк предприятия.