Служебная записка относится к одним из самых востребованных видов документов современного делопроизводства. Она выполняет функцию взаимодействия между руководством компании, структурными подразделениями и сотрудниками организации. Написание служебной записки требует соблюдения определенных правил, касающихся ее содержания и оформления. Соблюдая эти требования, вы всегда сможете эффективно донести информацию до коллег и подчиненных.
Из этой статьи вы узнаете:
Зачем нужны служебные записки?
Служебная записка относится к группе информационно-справочной документации. Главное назначение данной группы — обмен информацией между подразделениями компании и ее сотрудниками. Необходимость в составлении подобного официального письма возникает в нескольких случаях:
когда необходимо оперативно уведомить определенное должностное лицо о возникшей проблеме;
чтобы внести предложения об устранении этой проблемы;
чтобы согласовать планируемые действия;
Кроме того, среди целей такого письма может быть запрос информации, выдача инструкций или извещение. Она необходима, когда у сотрудника возникает потребность объяснить или согласовать с коллегами или руководством аспекты деловых вопросов. В ситуации, когда устного общения недостаточно, а сообщение необходимо задокументировать, составляют официальный письменный документ.
Отметим, что данный вид документации не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Информация, включенная в него, не может содержать распоряжений или приказов. Действующее законодательство не предусматривает определенных требований к подобным официальным бумагам. Порядок их оформления должен учитывать специфику организации. Как правило, его закрепляют в локальном нормативном акте компании, регламентирующем делопроизводственные процессы. Таким актом, например, может быть .
Чем отличаются служебные, докладные и объяснительные записки?
|
|
Документ составляют в свободной форме, придерживаясь общих правил оформления официальной документации. Ориентиром в том как писать должностное письмо для любого сотрудника может служить такой локальный нормативный акт как инструкция по делопроизводству. Среди общепринятых требований — соблюдение следующей структуры: Изложение причин составления, фактов и событий, инициировавший ее написание; Анализ проблемной ситуации (при наличии) и предложение путей выхода из нее; Изложение конкретных выводов, формулирование просьб и предложение конкретных действий; Что касается стиля изложения информации, рекомендуется использовать , избегать излишней многословности, не использовать сложные речевые обороты. Соблюдение этих правил позволяет кратко и по существу изложить суть ситуации. |
В тексте не используют приветствия и завершающие пожелания. Письмо заканчивают словами: «Считаю... (необходимым, целесообразным и т. д.)», «Предлагаю...», «Прошу... (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)»
Как составить должностное письмо?
Как и любой другой официальный документ, служебку оформляют на листе А4. Она может быть как написана от руки, так и напечатана на компьютере. В любом случае, подпись составителя должна быть собственноручной.
| Содержание | Название поля |
| ФИО лица и его должность, название структурного подразделения. (Если официальная бумага адресована должностному лицу, фамилию помещают после инициалов. Должность адресата указывается в дательном падеже, название структурного подразделения — в именительном). |
Адресат |
| ФИО составителя и его должность, название структурного подразделения. (Если в написании принимала участие группа людей, составителем является представитель инициативной группы или руководитель отдела. Перечень сотрудников можно привести в последнем абзаце. Листок с подписью составителей оформляется как приложение). |
Составитель |
| Докладная, должностная или объяснительная. | Наименование документа |
| Исходящий номер в и буквенное обозначение вида документа | Регистрационный номер |
| Дата подписания арабскими цифрами с соблюдением последовательности: день, месяц, год. | Дата |
| Начинается предлогом «О» или «Об», включает краткое содержание. (В заголовке не используют глагольные конструкции, лучше воспользоваться отглагольным существительным в предложном падеже). |
Заголовок к тексту |
| Раскрытие сути проблемного вопроса или описание ситуации, выводы и предложения. (Допускается использование текстового и табличного варианта изложения или их сочетания). |
Текст |
| Отметку о наличии приложения, упомянутого в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. (Если имеются какие-либо приложения, не названные в тексте, необходимо указать их наименования, число листов и число экземпляров). |
Перечень приложений |
| Должность составителя, личная собственноручная подпись и ее расшифровка: фамилия, имя, отчество. | Подпись составителя |
Оформление служебной записки по госту: образец с пояснениями
В настоящее время российское законодательство не содержит ни одного нормативно-правового акта, регламентирующего требования к содержанию должностного письма и его оформлению. Ранее делопроизводитель мог различать должностные письма, руководствуясь определениями Краткого словаря видов и разновидностей документов (разработан Главархивом Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела):
Должностное — информирует о выполнении определенных работ, направляется одним должностным лицом другому;
Докладное — адресовано вышестоящему руководству, излагает вопрос с выводами и предложениями составителя;
В ныне действующем Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ОКУД) служебная записка отсутствует как самостоятельный вид. Присутствует лишь упоминание о докладной. При этом она упоминается в связи с нарушением трудовой дисциплины и имеет свой код унифицированной формы N 0286041. Отмечается, что докладная составляется для информирования руководителя организации руководителем подразделения о конкретной ситуации для побуждения к принятию управленческого решения.
Тем не менее, написание официальных должностных писем повсеместно используется в делопроизводственной практике. В целях однотипности оформления официальной документации рекомендуется руководствоваться требованиями "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов".
Этот ГОСТ обязывает делопроизводителя использовать бланк официального должностного письма для его корректного оформления и устанавливает требования к подобным бланкам:
стандартный формат бланка — А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм);
материал — белая бумага или бумага светлых тонов;
поля: правое — не менее 10 мм., левое, верхнее, нижнее — не менее 20 мм.
При оформлении должностного письма на компьютере рекомендуется использовать шрифт Times New Roman, с кеглем от 12 до 14 пунктом и межстрочным интервалом от 1-1,5 пункта. Текст служебки должен быть напечатан в чистовом варианте: без помарок и исправлений. При оформлении текста на нескольких страницах каждая из них должна быть пронумерована, начиная со второй страницы. Для нумерации используют арабские цифры без слова страница и знаков препинания. Номер проставляется в правой части верхнего поля.
Обязательный состав реквизитов для правильного оформления служебной записки (см. образец):
- название структурного подразделения; — 1
- наименование вида документа; — 2
- дата создания; — 3
- регистрационный идентификационный номер; — 4
- заголовок к тексту; — 5
- текст; — 6
- данные адресата; — 7
- собственноручная подпись составителя (с указанием должности); — 8
- визы согласования; — 9
- резолюция. — 10
Пример служебной записки
Как пишется служебная записка в электронном виде?
Как регистрировать официальные должностные письма?
Одна из основных функций делопроизводства — обеспечение оперативного поиска в документальной базе организации. Эта функция связана с передачей документации от составителя к исполнителю. Для того чтобы облегчить поиск среди огромного массива официальных бумаг, как правило, используются регистрационные формы.
Служебная записка — это носитель ценной организационной информации. Вопрос, изложенный в ней, требует принятия определенного административного решения руководством компании. Решение может быть оформлено в виде резолюции руководителя или его уполномоченного представителя. Следовательно, служебки нуждаются в регистрации наравне с другими внутренними документами.
Документацию , соблюдая порядок, принятый в организации. Правила оформления должностного письма содержат образец присваиваемого идентификационного номера. Как правило, для его присвоения используется хронологический порядок составления документации, буквенное обозначение вида и структурного подразделения. Так, например, внутреннему документу может быть присвоен номер 0204-СЗ-ОП. Это говорит о том, что его порядковый номер в журнале — 204, он представляет собой служебку, оформленную в отделе продаж фирмы.
Регистрационный номер может быть присвоен как по месту составления, так и по месту получения. Это должно быть определено действующей инструкцией по делопроизводству.
Рассмотрение внешней служебной записки: согласование и резолюция
Минимальный срок рассмотрения служебных записок определяется внутренним нормативным актом организации. Заинтересованные лица изучают документ, после чего проставляют на нем визы согласования. После принятия того или иного управленческого решения по вопросу, освещенному в нем, руководитель компании выносит свою окончательную резолюцию по данной проблеме. Это и является конечным этапом процедуры рассмотрения.
Немного по-другому происходит процедура рассмотрения внешней должностной корреспонденции. В отличие от внутренней, этот вид документации оформляется на фирменных бланках и подписывается непосредственно руководителем предприятия. Полное наименование организации-адресата используется согласно уставу.
Данный документ также передается на рассмотрение всем заинтересованным лицам, которые проставляют на нем (или отдельном листе-приложении) визы . Виза, как правило, состоит из подписи и наименования должности визирующего сотрудника, расшифровки (фамилия и инициалы), даты подписания. Если подлинник официального должностного письма планируется оставить на хранение в организации, которая является получателем, визу необходимо проставлять в нижней части оборотной стороны его последнего листа. Если же подлинник возвращается составителю, отметка о согласовании должна находиться в нижней части лицевой стороны копии. По усмотрению компании (если это закреплено в локальных нормативных актах) визирование может производиться полистно, т.е. отметки проставляются на каждом листе, включая приложения.
Если у адресата возникают замечания, которые он хочет изложить составителю служебки, это можно сделать на отдельном листе, который подписывается и впоследствии прилагается к основному документу.
Финальным этапом рассмотрения, также как в случае с внутренней служебкой, является вынесение руководителем после принятия того или иного административного решения. Резолюция может быть поставлена непосредственно на подлиннике или же быть оформлена на отдельном листе. Она содержит сведения об исполнителях (фамилии, инициалы и должности), содержание поручения (при наличии), сроки исполнения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции.
Вложенные документы:
Тест «Все о служебных записках».
1. Оформление служебной записки регламентируется:
- ГОСТом
- Локальным нормативным актом
2. Как называется служебная записка вышестоящему должностному лицу?
- Докладная
- Объяснительная
- Пояснительная
3. В содержание служебной записки не включают:
- Просьбы и предложения
- Распоряжения и приказы
- Выводы составителя о проблемной ситуации
4. Решение руководителя по вопросу, изложенному в служебке, называется:
- Резолюция
- Распоряжение
5. Какой порядок записей используется в журнале регистрации?
- Хронологический
- Алфавитный
- Произвольный
Что такое служебная записка и когда она составляется? В случае того, если сотрудник не выполняет свои обязанности или делает это очень хорошо составляется служебная записка (как и при заключении сделок оформление , являющееся, по сути, опциональной мерой). В ней главным образом указывается должности и ФИО работника, а также вид наказания или поощрения, после чего соответствующая запись появляется в характеристике на работника, образец которой можно найти по .
Но есть и много других случаев. Например, на приобретение материалов, принтера материальных ценностей канцтоваров и других расходных товаров, на изменение сменного графика, на увольнение из МВД или машиниста по собственному желанию, о введении новой штатной единицы, на премию, об отсутствии на рабочем месте, на списание средств на покупку оборудования или на ремонт помещения, о переводе на другую должность, на выдачу денег подотчет, на обучение, о просьбе выполнения поручения, о штрафе сотрудника, невыполняющего свои обязанности (в последнем случае может потребоваться оформление о возбуждении исполнительного производства, если суд вынес соответствующий вердикт).
Как написать правильно служебную записку — форма
Если следовать примеру и образцу написания, то в шапке записывается, кому именно она адресована. Далее идет наименования (в данном случае два слова — «Служебная записка»). Дата составления и номер — два следующих обязательных поля. В заголовке к тексту говорится о предмете такого рапорта (он может являться даже одним из важных производственных объектов, указанных в формы Т-3 образца 2018 года). В тексте описывается ситуация и делаются по ней выводы. В конце ставится подпись, а также должность составителя.
Служебная записка: образец о невыполнении обязанностей должностных
Если вас интересует, как правильно писать такой акт, то следуйте вышеописанном алгоритму. Однако при невыполнении должностных обязательств, есть несколько особенностей, в соответствии с которыми пишется этот документ. Так что при нарушениях в работе о стороны сотрудника в заголовке ставится запись «О невыполнении должностных обязанностей». Далее максимально подробно описывается ситуация и предложение по наказанию(выговор, штраф, увольнение).
Оспорить наказание, связанное с должностными обязанностями вправе каждый сотрудник. Однако, чтобы доказать необоснованность обвинений, важно грамотно подойти к данному вопросу. Получить всю необходимую информацию можно у правоведа из вашего города. Детали
Служебная записка на командировку образец 2018
Для многих рабочих ситуаций у руководителя должны быть подготовлены бланки. По ним оформление и составление текста будет вестись проще. Если говорить о командировке, за которую предполагается доплата и увеличения объема зарплаты за текущий месяц, то в таком письме самое важное — указать точное количество дней, которые вы пробыли в указанном месте. Если вы ехали на собственной машине, то составить акт необходимо по другому шаблону с обязательным упоминанием этого факта.
Руководство в таком виде дает задание по ситуации. Составлять конкретные акты необходимо по правилам, после чего следует их исполнение. Именно такая система должна работать в каждом локальном подразделении.
Ст 162 с с последними правками 2018 года
Служебная записка о премировании сотрудников образец
В таком документе, адресованном на начальника, пишутся слова «довожу до вашего сведения» (упоминаются достижения и заслуги работника). В ней речь идет о поощрении работника.
Например, директор издания обязательно должен совершать оформление дисциплинарного денежного поощрения, если сотрудники ведут удачную переписку с клиентами.
О повышении заработной платы
Если вы считаете, что достигли прогресса в выполнении своих обязанностей и заслуживаете за это повышение оклада, то составьте таким образом служебную записку. Она пишется на руководителя, там уточняется, за что именно начальник должен пойти на такой шаг в отношении вас.
О выходе на работу в выходной день
Если возникла необходимость выхода в выходной день определенного сотрудника, то очень точно эта необходимость описывается в обращении. А уже далее по желанию начальника следует ответ о согласии или несогласии, ведь за этот день директору нужно будет выделить средства на возмещение сотруднику.
Повышение заработного оклада в таком случае — обязательство директора.
Служебная записка на возмещение расходов, выделении денежных средств на командировку
Так как в командировке зачастую присутствуют затраты, то все они должны возмещены. Поэтому сотрудник, который побывал там, должен написать акт с точным описанием всех затрат, которые были им сделаны. Особенно важно это, если вы ездили в нее на личном автомобиле. Заполнять его нужно строго по законодательству.
На доплату за увеличение объема работ
Если вы выполняете больше работ, чем полагается вам по должности, то за это также обязательно должно быть вознаграждение. Составляется рапорт по вышеприведенному алгоритму, где указывается, что именно вы делаете, после чего пишется просьба о доплате.
Чтобы правильно оформить такие документы, согласно требованиям и правилам ТК РФ (Трудовой кодекс), его нужно скачать. Все основные документы во всех случаях вносятся в журнал регистрации. Как вы поняли писаться они должны по ГОСТу и их есть несколько видов.
Вышестоящий руководитель подразделения или отдела рассматривает докладные и составляет приказы и положения. Важным основанием для принятия решения являются объяснительные. Если хотя бы один деловой документ пишется по ненадлежащему формату, то это причина для того, чтобы вопрос откладывался.
Это предусмотрено для того, чтобы в каждом внутреннем структурном отделе была дисциплина, чтобы все выполнялось строго правильно по инструкции. Наличие этого факт — большой плюс для компании.
Похожее
Как подать заявку на оформление кредитной карты онлайн по паспорту Интернет-технологии постепенно вошли в нашу жизнь и сделали ее действительно легче. Примером этого может послужить процедура оформления кредитной карт...
Что лучше дарственная или завещание на дом – оформление завещания на дом и землю Человек, имеющий в собственности недвижимость (дом, квартиру, землю) – рано или поздно, задаётся вопросом передачи принадлежащих ему имущественных пра...
По данным статистики в РФ на 100% брачных союзов приходится около 40% разводов (в мировом масштабе – около 50). Какие документы следует предоставлять/...
Штатное расписание – это документ, который определяет порядок распределения труда каждой должности, их часы работы, размер окладов и количество сотруд...
Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы . Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок , служебных записок и справок .
Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:
- Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
- Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
Докладная записка
Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.
Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.
В зависимости от адресата докладные записки могут быть:
- внутренними , т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
- внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.
Внутренняя докладная записка
Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:
- наименование структурного подразделения;
- вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
- дата;
- регистрационный номер;
- заголовок к тексту;
- текст;
- адресат;
- подпись составителя (с указанием должности).
Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.
Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:
Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.
Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.
Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.
Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки .
Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».
В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки . Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.
Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:
Внешняя докладная записка
Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.
Служебная записка
В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка ». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку » в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.
Служебные записки , в отличие от докладных записок , обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне , то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка .
Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.
Пример оформления служебной записки :
Справка
Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя .
В зависимости от целей составления справки могут быть:
- аналитические,
- отчетные или
- информационные.
Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.
Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.
Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.
Справки, в зависимости от адресата, могут быть:
- внешними и
- внутренними.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.
Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.
Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).
При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:
- полноты и достоверности фактов и сведений;
- правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
- точности датирования;
- соблюдения уровня подписания.
Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки .
Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.
Текст справки биографического характера
начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.
Пример оформления справки служебного характера
:
Работающим в разных сферах деятельности гражданам часто приходится сталкиваться с непредвиденными ситуациями, поэтому их интересует ответ на вопрос, как написать служебную записку , и где взять образец?
Этот документ является одним из самых востребованных и распространенных способов фирмы и работниками. В данной статье мы расскажем, как правильно написать служебную записку и предоставим для ознакомления образец служебной записки.
Необходимость в написании служебной записки
Служебная записка представляет собой форму документооборота внутри предприятия, которая позволяет в короткие сроки оперативно решать текущие производственные ситуации. Служебная записка призвана выполнять следующие цели:
- Быстрое уведомление должностного лица о возникшей на текущий момент проблеме
- Внесение предложений по ее устранению или согласование плана намеченных действий
Подача служебной записки несет ряд положительных моментов для производственного процесса на предприятия. Данный документ является прямым доказательством факта, что специалист, обнаружив проблему в рабочем процессе, за который он отвечает, оперативно осветил ее руководству.
В ситуациях, когда специалист не в состоянии самостоятельно справиться с возникшей непредвиденной ситуацией и с помощью служебной записки выносит ее на разрешение иными специалистами, он этим действием снимает с себя ответственность за некачественное или несвоевременное решение проблемного вопроса.
Определенной формы служебной записки не установлено, поэтому бумага составляется в произвольной форме и передается руководству, как на бумажном носителе, так и посредством электронных средств связи.
Оформление служебной записки
Мы с вами выше разобрались, в каких случаях необходимо написать и подать руководству служебную записку. Теперь рассмотрим пример составления рассматриваемого нами документа, и как мы говорили выше, специального бланка служебной записки не предусмотрено, но общепринятые требования к содержанию документа имеются.
Среди них можно отметить:
- В правом верхнем углу документа в обязательном порядке указывается адресат служебной записки. Необходимо написать фамилию, имя, отчество, должность лица, на имя которого составляется служебная записка.
- Под этими данными прописывается номер и название документа.
- После этого специалист раскрывает суть проблемного вопроса, с которым он столкнулся в поле своей деятельности на предприятии. Или описывает ситуацию, с которой он сам справиться не в состоянии и для этого требуется помощь других специалистов.
- Далее необходимо прописать предложения по разрешению сложившейся ситуации. Или автор служебной записки проговаривает действия, которые он ожидает от должностного лица, на имя которого подается документ.
- Внизу документа указывается фамилия, имя, отчество и должность лица, направившего служебную записку.
Данным шаблоном служебной записки в случае необходимости может воспользоваться каждый работающий гражданин.
Как написать служебную записку - образец и пример написания
Давайте рассмотрим на конкретном примере, как пишется служебная записка (образец). В изложенном ниже примере содержится текст служебной записки, который можно взять в качестве образца при написании деловой бумаги.
Пример служебной записки
Ниже мы приведем пример написания служебной записки на бумаге, где субъект обращения и юридическое лицо, к которому адресована служебная записка, а также суть проблемы - вымышлены.
Директору ОАО «Камелия»
Кравченко Анатолию Петровичу
г. Краснодар 15 июля 2015 года
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
С 13 июля 2015 года в горячем цеху предприятия пришла в негодность печь, и для исправления поломки требуется приобрести запчасти из списка, который прилагается ниже. Суммарная стоимость деталей и работ по устранению поломки составляет 15700 (пятнадцать тысяч семьсот рублей 00 копеек).
В настоящее время лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования израсходован, а требующихся деталей в наличии не имеется. Чтобы избежать простоя горячего цеха, прошу:
- Выделить указанную денежную сумму согласно списку, прилагаемому к документу.
- Предоставить ремонтную бригаду для выполнения работ по замене пришедших в негодность деталей.
С уважением, начальник горячего цеха Оноприенко Валерия Викторовна.
Во многих организациях существует обмен информацией посредством электронной связи, поэтому при помощи электронной почты упрощается подача служебной записки. Подобный документооборот внутри предприятия имеет очевидный плюс – это оперативность рассмотрения обращений сотрудников.
Как написать служебную записку в электронном виде? Документ не имеет существенных отличий от классического варианта на бумаге. Образец служебной записки в электронном виде почти ничем не отличается от рассмотренного выше примера. Существенная часть служебной записки в электронном виде будет аналогичной нашему примеру. В частности, описание произошедшей ситуации и комплекс предложений, вносимых сотрудником на рассмотрение.
Отличие все же будет – в служебной записке не нужно будет указывать адресата. В электронном письме в строке «Адрес» вы укажете имя пользователя, которому адресован документ. В случае если на весь отдел имеется только один электронный адрес, то в строке «Тема» потребуется указать получателя, то есть ФИО должностного лица, кому направляется служебная записка.
Вдобавок, при использовании электронной почты (собственного почтового ящика) часто уже имеется подпись, которая в автоматическом режиме вставляется в текст. Это существенно экономит время, в частности, когда пишется служебная записка. В случае если ваш электронный ящик не позволяет провести идентификацию отправителя (к примеру, когда на предприятии электронный ящик один), то в конце письма необходимо указать свою должность и ФИО.
Не забудьте, что при отправке документа по электронной почте важно запросить уведомление о том, что отправленное вами письмо прочитано адресатом. Для этого поставьте галочку в соответствующем окне. Такое уведомление – доказательство того, что вы в определенное время на самом деле отправили служебную записку конкретному должностному лицу.
Многие относятся к докладным запискам, как к формальности, отнимающей время и нервы. Но встречаются ситуации, когда эта формальность способна уберечь работника от несправедливых претензий руководства. Задокументированные прошения в любой момент подстрахуют вас от неприятностей, чего нельзя сказать о просьбах, изложенных в устной форме, которым даже не всегда придают значение. Таким образом, эти документы подтверждают факт взаимоотношений, их регистрируют как исходящую документацию.
Пишем докладную записку
Что такое докладная записка?
Докладная записка – это важный документ внутренней коммуникации , без него не обходится ни одно влиятельное учреждение. Для нормального функционирования организации образец докладной записки должен находится под рукой почти у всех работников. Отличие ее от служебной записки в том, что она имеет иерархическую направленность, то есть всегда поступает от подчиненного к вышестоящему руководству. Записка выступает документом информационного характера, которую пишут с целью вовремя проинформировать начальство вышестоящей инстанции или другого структурного отдела о событиях, влияющих на устойчивость системы менеджмента на предприятии.
Докладная имеет юридическую силу, потому что её цель не только проинформировать руководство организации, но и побудить к выносу определенного решения по озвученной ситуации. Составляется документ по личной инициативе сотрудника или же по требованию руководителя. Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД. В документе должна быть четко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нем должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.
Определение докладной записки
В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию. В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т. п.). Таким образом, докладная записка - это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.
Цели докладных записок
Основные цели, преследуемые при формировании этого документа:
- Повысить эффективность личной работоспособности . Когда работнику что-то мешает, и он предлагает пути решения этой проблемы.
- Исправить ситуацию . Когда работнику известны определенные факты, не касающиеся его лично, но, по его мнению, мешающие стабильной и эффективной работе. Пишется докладная руководству, чтобы ситуация была разрешена в ближайшее время.
- Снять с себя ответственность . Если работник донес какую-то информацию до вышестоящих лиц и хочет снять с себя ответственность за исправление происшествия. После этого претензий к составителю быть не должно.
- Защититься, когда ущемляются права . Тут записка выступает попыткой мирного урегулирования инцидента.
Одна из целей докладной записки, снять с себя ответственность
Виды докладных записок
Они бывают двух типов:
- Внутренняя - пишется по желанию работника или его начальника с целью увеличить эффективность работы фирмы. Подпись здесь ставит автор. Раз документ считается внутренним, то, оформление осуществляют на бумаге формата А4.
- Внешняя - направляется в вышестоящие инстанции. Такой тип подписывает только руководитель компании,а печатается он на фирменном бланке.
В обоих случаях дата ставится в день написания и подписания.
- Информационные - как правило, составляются регулярно, они детально информируют о способах и особенностях проведения работы. Также с их помощью можно донести до руководства идеи по улучшению рабочего процесса.
- Отчетные - сообщают об итогах исполненного распоряжения в конкретный период. Составляют их, как правило, работники самого низкого звена.
- Инициативные - те, где работник предлагает начальству вынести определенное решение в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.
Внутренняя докладная записка
Нередко среди докладных приходится писать начальству «репрессивные» записки, на сотрудников хамов и лентяев. Составлять их следует особо внимательно, потому что даже малейший недочет способен привести к неприятностям в дальнейшем. Нарушение дисциплины, является поводом для финансового взыскания, только для этого в документе должны быть приведены веские аргументы. Неправильно сформулированный документ можно подать в суд, пожаловавшись на то, что начальство злонамеренно ущемляет права специалиста. Поэтому важно знать, как написать докладную записку правильно.
Структура документа
Докладная записка включает два или три смысловых раздела:
- Фактическая часть, где констатируют причины инцидента побудившие для ее формирования с подробным изложением сопутствовавших обстоятельств.
- Аналитическая - представляет анализ ситуации с потенциальными последствиями происшествия и различными вариантами устранения проблемы.
- Резюмирующая часть, где докладчик описывает свое мнение, приводит убедительные доводы и рекомендует принять какие-то конкретные действия по разрешению инцидента. А после руководитель сам решает, какие санкции предпринять. Так как у начальства нет времени на разбирательства, то чаще всего оно, соглашается с предложениями автора не вникая в подробности.
Внешняя докладная записка
Составлять докладную записку можно как в текстовом, так и в табличном варианте. Аналитический раздел в документе может отсутствовать в зависимости от вида вопроса. В таком случае документ имеет только фактическую часть и вывод с решениями проблемы. При помощи него можно вносить не только предложения по улучшению каких-то производственных процессов, но и выразить свое недовольство с принятыми мерами. Прежде чем приступить к оформлению докладной, нужно четко сформулировать проблему или свою точку зрения и уже потом начинать ее изложение на бумаге.