В современной практике управления составление протоколов заседаний необходимо, чтобы документировать работу совещаний под руководством управленцев разных рангов. Протоколы также используются, чтобы отражать работу собраний, конференций и семинаров. Образец и все необходимые правила оформления протокола заседания – далее в нашей статье.
В этой статье вы прочитаете:
- Почему важен протокол заседания организации
- Какая форма протокола заседания наиболее предпочтительна
- Какие нюансы предполагает протокол заседания совета директоров
- Какой бланк протокола заседания необходимо использовать
- Как происходит оформление протоколов заседаний
- Где найти образец заполнения протоколов заседания
- Где рекомендуется хранение протоколов заседаний
Для чего нужен протокол заседания
Протокол по итогам коллегиального управленческого действия необходим, чтобы документально оформить прошедшее обсуждение вопросов и принятые решения.
Срочно проверьте своих партнеров!
Вы знаете, что налоговики при проверке могут цепляться к любому подозрительному факту о контрагенте ? Поэтому очень важно проверять тех, с кем Вы работаете. Сегодня, Вы можете бесплатно получить информацию о прошедших проверках Вашего партнера, а главное получить перечень выявленных нарушений!
Оформление протокола заседания в отечественном делопроизводстве практикуется с начала 18-го столетия. Тогда впервые начали обсуждать вопрос перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол представляет собой:
– информационный документ (с документацией хода обсуждения);
– распорядительный документ (с фиксацией решения, принятого по результатам обсуждения).
Составление протоколов в современной практике управления предусмотрено, чтобы документировать деятельность совещаний под руководством управленцев разных рангов. Протоколы также используются, чтобы отражать работу собраний, конференций и семинаров.
Решение о необходимости оформления протокола принимается на совещаниях руководителем, который их назначает. Если во время совещания будет обсуждаться информирование сотрудников по определенной проблеме о разъяснении ранее принятого решения, то может оформление протокола заседания необязательно. Однако оформление протокола может потребоваться и на оперативном совещании. В таком случае фиксируются данные о составе присутствующих, предложения либо высказанные мнения.
Как добиться выполнения принятых на заседании договоренностей
Александр Шувалов, генеральный директор компании «Туле-центр», Москва
Даже при правильной организации заседания , соблюдая установленный регламент, повестку и конструктивные убеждения, не всегда обеспечивается необходимый результат – компании не удается осуществить кардинальные изменения, будто совещания и не было вовсе. Подобная проблема вызвана вовсе не ленью сотрудников. Необходимо помнить о серьезной проблеме отсутствия фиксации договоренности на совещании.
Так по итогас поручения и решения после совещания просто повисают в воздухе. Многие готовы возражать, утверждая – мы фиксируем всю информацию в ежедневниках. Но очень распространены ситуации, когда работник что-то «забыл», не зафиксировал либо перепутал. Человек после заседания забывает об обсуждаемой на встрече информации.
Поэтому оформление протокола совещания для меня уже давно стало привычным и обязательным правилом. Для этого секретарь прошел соответствующий курс. Храним в своем архиве протоколы по всем заседаниям.
После проведенного заседания нужно напомнить всем сотрудникам о поручениях – электронным письмом или записями в CRM-системе и других программах, используемых в компании.
Нужно ли вести протокол заседания на специальном бланке
В литературе по делопроизводству встречается утверждение, по которому оформление протоколов заседаний производится на общем бланке. Однако общий бланк для оформления протоколов и других документов применяется не всеми компаниями. В первую очередь, он используется органами государственной власти и органами местного самоуправления. Ведь согласно нормативным правовым актам – данные органы должны использовать бланки с изображением герба (Государственного, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования), выполненные типографским способом. У других организаций есть право самостоятельного выбора способа изготовления бланков для протокола совещания.
Если компания не работает с типографскими бланками протоколов заседания, то выбор делается в пользу компьютерных шаблонов бланков – более удобной оказывается работа с конкретными видами шаблонов бланков – письмами, распоряжениями, приказами, служебными записками, протоколами, прочими видами документов.
В данном случае общий бланк не требуется. Для разработки шаблонов бланков следует учитывать положения стандарта 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (раздел 4 «Требования к бланкам документов»).
Как оформить протокол заседания
1) Заголовочная часть протокола. В ней размещают следующие реквизиты:
– полное наименование организации;
– вид документа (ПРОТОКОЛ);
– номер и дату;
– место составления протокола;
– заголовок к тексту.
Наименование организации должно указываться вместе с организационно-правовой формой. Оно должно соответствовать официальному наименованию организации (указанному в положении организации либо уставе). Необходимо также указать организационно-правовую форму полностью, а не в виде аббревиатуры.
- Тренинги по продажам: что необходимо знать перед началом
При наличии в компании официально зарегистрированного сокращенного наименования, возможно его указание строкой ниже полного наименования – в скобках. При наличии у компании вышестоящей организации, наименование последней указывается выше названия организации, составляющей документ (рекомендуется в сокращенном виде).
Например:
Открытое акционерное общество
Агентство «Распространение, обработка, сбор печати»
(ОАО Агентство «Роспечать»)
Закрытое акционерное общество «Новые технологии»
Дата протокола – день проведения заседания. Если длительность заседания составила несколько дней, то указываются в дате протокола даты с начала до окончания совещания (а не ограничиваясь лишь датой подписания протокола), который может быть оформлен и через несколько дней после самого совещания).
Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номер (индекс) протокола представлен порядковым номером заседания. Он присваивается отдельно по каждой группе протоколов, составляющих в компании – отдельно нумеруются протоколы заседаний дирекции, протоколы общих собраний акционеров, протоколы собраний трудового коллектива и протоколы заседаний технического совета.
Место составления – его указание важно в случаях, если заседание проводится в другом населенном пункте, а не в месте расположения компании.есто составления указывается с учетом административно-территориального деления, допускаются лишь общепринятые сокращения.
Заголовок к тексту содержится в протоколе указание вида коллегиальной деятельности (собрание, совещание, заседание и пр.) и наименования коллегиального органа в родительском падеже. К примеру, заседания собрания трудового коллектива или совещания начальников структурных подразделений.
Размещаться реквизиты заголовочной части могут угловым либо продольным способом. Право выбора подходящего варианта сохраняется за компанией.
2) Вводная часть текста. После заголовка вводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Необходимо учитывать – председатель в протоколе является должностным лицом, которое проводит совещание, по штатному расписанию его должность не указывается в тексте.
Секретарь отвечает за организацию совещания, документирование его деятельности, составляя и оформляя протокол. Не обязательно, чтобы секретарь совещания являлся секретарем по занимаемой должности. Ведь данная должностная обязанность для сотрудника может быть дополнительной. Если она выполняется постоянно, необходимо регулировать её должностной инструкцией. Данная работа поручается работнику руководителем, если выполняется как разовое поручение.
Председатель – Панков Ю.П.
Секретарь – Егорова Д.Л.
Присутствовали: Беспалов А.Д., Корнеев Н.Р., Луньков Е.Н., Маринина Е.М., Устинов А.К.
Приглашенные: исполнительный директор ОАО «СМУ № 15» Шувалов Т.Б., финансовый директор ОАО «СМУ № 14» Османова М.Т.
После слова «Присутствовали» с новой строки пишем в алфавитном порядке инициалы и фамилии должностных лиц компании, принимающих участие в заседании. Если приглашены для участия в заседании должностные лица организации, необходимо их перечисление в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности. При участии в рамках заседания представителей других организаций, необходимо также указывать должности и названия компаний.
Печатается перечень присутствующих участников совещания и приглашенных лиц через один межстрочный интервал. Затем оставляется пустая строка и через один межстрочный интервал печатается повестка дня. Принято печатать основную часть текста через 1.5 межстрочных интервала.
- Договор на оказание услуг: образец, типичные ошибки
Составление перечня участников относится к обязанностям секретаря. Список формируется заранее по указанию руководителя. Данный список в день проведения мероприятия корректируется в зависимости от фактического наличия должностных лиц.
Если производится оформление протокола заседания расширенного (при участии более 15 человек) либо постоянно действующего коллегиального органа, фамилии участников не перечисляются, а указывается цифра их общего количества. Определяется это количество по данным регистрации – в данном случае список регистрации входит в число приложений к протоколу. Протоколом заседания в таком случае отражаются следующие данные:
Присутствовали: 19 человек (список прилагается).
Во вводной части протокола указывается повестка дня. Содержание повестки дня определяется руководителем, назначающим совещание, который будет заниматься и его проведением. Если данный документ рассылался перед совещанием, то информация из него должна переноситься и в протокол.
- Оборотные активы предприятия: понятие, управление и анализ
В повестке дня содержатся вопросы, которые будут обсуждаться на мероприятии, закрепляя фамилии выступающих и последовательность обсуждения данных вопросов.
В протоколе по каждому пункту должны приводиться инициалы и фамилия докладчика.
Повестка дня:
1) Об утверждении правил информационной безопасности.
Доклад начальника информационного отдела Дорониной Ю. Р.
2) О внесении изменений в штатное расписание.
Выступление заместителя генерального директора Сергеева И. Н.
3) Основная часть текста
Протоколы заседания компании, в зависимости от формы изложения текста, могут быть полными и краткими. Формы протокола различаются между собой лишь по полноте освещения хода заседания. Данные формы не предполагают различия по оформлению:
Краткий протокол – данным документом фиксируются:
– вопросы, которые обсуждались на заседании;
– фамилии выступавших (докладчиков);
– принятые решения;
Обычно ведется данный протокол для следующих случаев:
– когда стенографируется заседание либо записывается на диктофон;
– при оперативном заседании, важное значение отводится фиксации решения без детализации хода обсуждения.
Краткий протокол заседания организации не позволяет определить ход обсуждения вопроса, высказанные замечания, мнения, процесс выработки распорядительной части – управленческого решения.
Полный протокол предназначен для документирования подробной картины происходящего, включая содержание докладов и выступлений участников заседания, всех высказанных мнений, озвученных вопросов, замечаний, реплик и позиций.
Следовательно, полный протокол предполагает наличие трех частей по каждому обсуждаемому вопросу – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). А в кратком только две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).
В основной части текста содержится количество разделов, соответствующее числу пунктов, включенных в повестку дня. Разделы нумеруются в соответствии с ней. Каждый раздел содержит 3 части для полного протокола – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Краткий протокол содержит 2 части. Печатают данные слова от левого поля прописными буквами.
В тексте протокола после слова «СЛУШАЛИ» предстоит указать фамилии и инициативы основного докладчика в родительном падеже, с изложением через тире записи его речи. Как правило, изложение приводится от 3-го лица единственного числа в прошедшем времени. Если подготовлен письменный доклад со сдачей секретарю, можно обозначать протоколом лишь тему доклада, с припиской «текст доклада прилагается». Рассмотрим пример:
1. СЛУШАЛИ:
Петрова В. Ю. – о результатах выполнения плана работы отдела продаж на 4 квартал 2015 г. Отметил, что план выполнен на 100%.
1. СЛУШАЛИ:
Петрова В. Ю. – текст доклада прилагается.
После слова «ВЫСТУПИЛИ» в протоколе предстоит указать фамилии и инициалы участников обсуждения. Каждая фамилия и инициалы в тексте протокола печатаются с новой строки в именительном падеже.
Записи выступления указываются после фамилии через тире с изложением от третьего лица единственного числа. Приводятся в данной части и вопросы, которые были озвучены во время доклада либо после его окончания, с указанием ответов на них.
Если на совещании отсутствуют обсуждения либо вопросы, опускается часть «ВЫСТУПИЛИ», данный фрагмент состоит лишь из 2 частей «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Возможно это также для полного протокола при рассмотрении некоторых вопросов на повестке дня.
За словом «ПОСТАНОВИЛИ» (либо «РЕШИЛИ») указывается текст постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. При принятии по одному вопросу нескольких решений, предстоит пронумеровать их арабскими цифрами. Первой цифрой будет показываться номер пункта, второй цифрой – номер принятого решения.
В частности, если принимаются по первому пункту 3 решения, указываться они будут как 1.1, 1.2 и 1.3.
Если принято по 2-му вопросу лишь одно решение, будет указываться не 2, а 2.1.
1.1. Подготовить программу повышения квалификации продавцов силами штатных специалистов Общества на 2 квартал 2009 г. к 03.03.2009. Ответственный – начальник кадровой службы Ушаков Л.Б.
1.1. Начальнику кадровой службы Ушакову Л.Б. подготовить программу повышения квалификации продавцов силами штатных специалистов Общества на 2 квартал 2009 г. Срок – 03.03.2009.
По обычной практике оформления протокола заседания не предполагается фиксация результатов голосования. Хотя, если голосование проводилось, необходимо его отразить в пункте постановляющей части. Протоколы общих собраний предполагают множество специфики – в том числе при отражении данных голосования по решениям, с фиксацией данных решений в протоколе счетной комиссии, также протоколом общего собрания акционеров. Рассмотрим пример:
1.1. Утвердить кандидатуру Федорова А.Е. на должность финансового директора Общества.
1.1. Утвердить годовой отчет, бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках за 2014 год; План развития и перечень наиболее важных задач на 2015 год.
Результаты голосования: «ЗА» – 78 голосов (97,5% от общего числа голосов, участвующих в собрании); «ПРОТИВ» – нет; «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» – 2 голоса (2,5% от общего числа голосов, участвующих в собрании). Решение принято 78 голосами. Протокол № 2 счетной комиссии прилагается.
Имеет ли протокол заседания юридическую силу
Составление протоколов производится на основе стенографических, рукописных либо аудиозаписей, ведущихся на заседании. Секретарь после заседания перепечатывает записи, оформляя их согласно изложенным требованиям, и представляя на редактирование председателю совещания. Протокол, с учетом данного правила, подписывается и получает силу официального документа.
Юридическая сила протокола – его достоверность, официальность, бесспорность – зависят от правил оформления. Стандартное определение предполагает: «юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления». Если указанные правила оформления соблюдаются, то протокол заседания организации наделяется юридической силой, когда будет подписан 2 лицами – председателем и секретарем.
Протокол заседания организации представляет собой внутренний документ, поэтому, как правило, на нем не указывается печать.
Если составляется протокол заседания организации на несколько страниц, необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы. Проставляются номера страниц арабскими цифрами без указания слова «страница» (стр.), не используя кавычки, дефисы и прочие знаки.
Каков срок подготовки протокола
Общее правило предполагает – срок подготовки протокола заседания не должен быть более пяти дней. Назначаться конкретная дата готовности протокола заседания может руководителем, который вел совещание, либо председатель постоянно действующего коллегиального органа. Устанавливаться срок оформления протокола может в регламенте работы коллегиального органа.
Однако для некоторых разновидностей устанавливаются четкие сроки согласно определенным документам.
Решения, которые были приняты в рамках совещания, должны доводиться работникам или рассылкой или копиями всего протокола, или как выписки постановляющей части. Ознакомление работников в небольших компаниях порой ведется под роспись, составив к протоколу лист для ознакомления.
Также практикуется подготовка, основанная на принятых решениях других распорядительных документов – к примеру, приказа руководителя компании либо решения коллегиального органа.
Для согласования протокола заседания использую iPad
Илья Алябушев , директор по продуктам компании «АйДесайд», бизнес-консультант в сфере формирования распределенных команд менеджеров, аналитиков и разработчиков, Москва
При согласовании протокола заседания с партнерами работаю с использованием iPad. Использую при комментировании каждого пункта документа приложения PDF Converter и PDF Expert. С помощью первого смог конвертировать по почте документ в PFD-формат, второе очень удобно для составления комментариев. Партнеры, конечно, были удивлены комментариями в файле PDF – пришлось читать предложения в одной программе, а вносить правки в документ уже в другой.
Как оформить выписку из протокола заседания
Распространенная практика документирования заседания – составление выписок из протокола. Выписка из протокола является точной копией части текста подлинного протокола, который относится к вопросу повестки дня, в отношении которого составляется выписка. Воспроизводятся при этом все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки дня, по которому выписка готовится, и текст, который обсуждает его обсуждение и решение.
Подписывается выписка из протокола лишь секретарем, он же занимается составлением заверительной надписи. В ней содержится слово «Верно», с указанием должности лица, которое выписку заверяет, его личной подписи, фамилии, даты и инициалов. Если выдается выписка из протокола, чтобы представить в другую организацию, необходимо заверить печатью.
Где и как хранить протоколы заседания
Хранение протоколов заседания осуществляется в зависимости от формы делопроизводства, принятой в конкретной компании. При централизованном ведении делопроизводства, то хранение протоколов заседания возможно у секретаря, в службе делопроизводства. Место хранения в рамках децентрализованного делопроизводства определяется по структуре компании – обычно используются секретариаты должностных лиц, проводящих совещания.
Протоколы формируются в дела согласно номенклатуре дел, однако в любом случае необходимо их формирование в раздельных делах – в зависимости от названия коллегиального органа либо вида проводимого совещания.
Проводятся совещания дирекции генеральным директором. В структуре компании создан экспертный совет с генеральным директором во главе. Протоколы совещаний и экспертного совета необходимо формировать в 2 разных дела.
Для протоколов разных видов характерен постоянный срок хранения. В их числе протоколы коллегиального исполнительного органа, контрольных, ревизионных органов, экспертных, научных, методических советов, совещаний у руководителей организации, общих собраний акционеров, пайщиков.
Информация об авторе и компании
Александр Шувалов , генеральный директор компании «Туле-центр», Москва. В 1993 году окончил Московский государственный институт международных отношений. Карьеру начал в Великобритании в компании Boeing. Получил степень МВА в Кембриджском университете. В 1998 году, вернувшись в Россию, в качестве антикризисного менеджера возглавил Саратовский жировой комбинат. С 1999-го – глава группы компаний AnhelGmbH. С 2008-го – руководитель направления национальных продаж текстильного холдинга «Новотекс». В 2009–2010 годах – исполнительный директор инвестиционного фонда LloydsBankingGroup (Лондон).
Илья Алябушев , директор по продуктам компании «АйДесайд», бизнес-консультант в сфере формирования распределенных команд менеджеров, аналитиков и разработчиков, Москва. Окончил Южно-Уральский государственный университет. До прихода в компанию «АйДесайд» курировал развитие проектов в холдинге «Астра – системные технологии», участвовал в создании комплексных систем мониторинга безопасности в городах. Получил сертификат международной ассоциации ScrumAlliance.
Составление и оформление протоколов
Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющие его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».
Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.
Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.
Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).
Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо
Можно выделить следующие этапы подготовки протокола:
1)своевременный сбор необходимых материалов к заседанию (повестки дня, списка участников заседания, приглашенных, членов коллегиального органа, текстов докладов, сообщений и выступлений, проектов решений обсуждаемых вопросов);
2)составление протокола в соответствии с установленными требованиями, обеспечивающими его юридическую силу;
3)редактирование текста, согласование его с председателем и выступающими участниками заседания;
4)подписание протокола председателем и секретарем заседания;
Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные. Дополнительно выделяют стенографический протокол. Форма протокола выбирается в зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа.
Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.
Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.
Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.
Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.
Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.
Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрированно.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
· полное наименование организации или предприятия;
· название вида документа (ПРОТОКОЛ);
· регистрационный номер;
· место составления или издания документа;
· заголовок;
· подписи.
Дополнительными реквизитами протокола являются:
· наименование структурного подразделения;
· гриф утверждения;
· отметка о наличии приложений;
· место (помещение, офис) и время проведения заседания;
· фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
· дата подписания протокола;
· визы согласования (при необходимости);
· гриф утверждения (если протокол требует утверждения);
· отметка об исполнении и направлении в дело.
Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.
Например: 21–24.01.2013.
Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с наименованием вида документа. Например: Протокол - заседания коллегии; - собрания трудового коллектива; - совещания начальников структурных подразделений.
Текст протокола включает вводную и основную части.
В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания (в краткой форме протокола эти сведения опускают). С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), затем – фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные».
При оформлении протокола расширенного заседания или заседания с числом присутствующих более 15 человек фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу. Пофамильные списки присутствующих прилагаются к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе (например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается ).
На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.
Например, в протоколах профсоюзных собраний указывается: «На учете в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117».
В вводную часть протокола включается повестка дня. В нее включаются обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закрепляется последовательность их обсуждения.
Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня» , которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.
Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад – (чей?) должность, фамилия, инициалы».
Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.
Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола , который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.
Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.
Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.
Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.
Основную часть текста протокола, т.е. весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.
Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ – кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени.
Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».
При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.
Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ – кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.
Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.
Решения , принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».
Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая – номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений).
Пункт, устанавливающий правовую норму (нормативный), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать – в какой (с какого или на какой) срок?
1. Кому – что сделать – к какому сроку;
2. Что сделать – к какому сроку – кому (наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя).
Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За – 10, против – 0, воздержались – 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.
Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.
Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется.
Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.
Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов – постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия – проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.
Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания:
¾ повестка дня;
¾ приглашение;
¾ списки участников заседания и списки приглашенных;
¾ доклады или тезисы выступлений;
¾ справочные материалы по обсуждаемым вопросам;
¾ проекты решений и итоговых документов.
Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.
Повестка дня:
1. О... (о чем слушается вопрос). Вид сообщения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы, фамилия (в родительном падеже).
1. СЛУШАЛИ:
И. О. Фамилия (в именительном падеже) – краткое или развернутое изложение содержания выступления. Если текст доклада прилагается к протоколу, то указывают – (Текст доклада прилагается).
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия – излагается краткое содержание первого выступления по первому вопросу (после фамилии в скобках может быть указана должность выступающего). Если текст доклада прилагается к протоколу, то указывают – (Текст выступления прилагается).
И.О. Фамилия – излагается краткое содержание следующих выступлений от по данному вопросу.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указывается действие в неопределенной форме глагола, исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение в Д.п.), срок исполнения.
1.2. Аналогично оформляются второй и последующие пункты постановления по первому вопросу.
2. СЛУШАЛИ:
Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ.
В дело 00-00 (подпись), дата
Макет оформления протокола
ПОСТАНОВИЛИ:
Отметка о наличии приложения
Повестка дня:
Отчет о работе хлебокомбината за ноябрь 2004 года.
И. П. Козленко (генеральный директор) - доклад прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
А. В. Петровский (член Совета директоров). В своем выступлении остановился на недостатках, которые имеют место в работе некоторых сотрудников: неправильная маркировка, срыв выездной торговли.
И. С. Никоненко (член Совета директоров). Отметил, что в целом работа ведется неплохо: увеличилась производительность труда, повысилась рентабельность, улучшилась позиция предприятия на региональном рынке хлебобулочных изделий.
ПОСТАНОВИЛИ:
1. Премировать за ноябрь:
1.1. Рабочих-сдельщиков основного производства - в размере 40 % от сдельного заработка.
1.2. Рабочих-повременщиков - в размере 40 % от окладов, тарифных ставок.
2. Лишить премии за ноябрь:
2.1. О. П. Иванова, Л. Р. Сидорова, Н. Р. Левченко за допущенное несоответствие в маркировке пряников 25.11.2004.
2.2. Л. Д. Гончар за срыв выездной торговли в п. Зимовники 23.11.2003.
В дело 00-00 (подпись), дата
Идентификатор электронной копии документа
Пример оформления протокола
О сохранности документов в Акционерном обществе и организации передачи их на государственное хранение.
2. Рекомендовать Управлению документационного обеспечения Акционерного общества (Криволапов В.Г.) провести семинар со специалистами структурных подразделений Акционерного общества по систематизации документов в делопроизводстве и передаче их на государственное хранение.
Пример оформления выписки из протокола (Анодина Н.Н. Документооборот в организации / Н.Н. Анодина. – М. :Изд-во Омега-Л, 2006. –172 с.)
Раздел 2 «Структура документа. Системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации»
ТЕМА 6
«ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПЕРЕДАВАЕМЫХ ПО РАЗЛИЧНЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА»
План:
1. Деловая переписка. Общие сведения.
Особенности протокола
Общее собрание работников созывается только для принятия важного решения, с целью разрешить имеющиеся разногласия, либо принудить работодателя к исполнению нормативных актов принятых на предприятии.
Собрание работников считается правомочным, если на нём присутствует более половины сотрудников предприятия. Конференция считается правомочной, если на ней присутствует не менее двух третей избранных делегатов - .
Требования могут быть выдвинуты только работниками или их представителями - ст. , ТК РФ.
За работодателем закрепляется обязанность предоставить работникам помещение для проведения общего собрания, кроме того работодатель не вправе препятствовать проведению общего собрания работников.
Важно! Препятствие в проведении собрания работников, в том числе не предоставление помещения для проведения собрания наказывается штрафом или дисциплинарным взысканием - .
Стороны должны предоставлять друг другу не позднее двух недель со дня получения соответствующего запроса имеющуюся у них информацию, необходимую для ведения коллективных переговоров - .
Международной организацией труда была принята специальная рекомендация МОТ №129 , согласно которой организация должна предоставлять своим сотрудникам следующую информацию:
- Общие условия труда,
- Условия приёма на работу, увольнения и перевода,
- Перспективы обучения и продвижения по службе,
- Правила техники безопасности,
- Социальное обеспечение сотрудников,
- Социально-бытовое обслуживание сотрудников и др.
Участники переговоров обязаны соблюдать соглашение о неразглашении охраняемой законом тайны. Более того ст. , УК РФ предусмотрена уголовная ответственность за разглашение коммерческой, государственной и служебной тайны.
Протокол общего собрания работников по сути является обычным протоколом и обязан содержать следующие сведения:
- Дату, место и время его составления.
- Общее число работников предприятия и фамилии присутствующих, в том числе и для определения присутствия необходимо количества участников общего собрания.
- Краткие сведения об избрании председателя собрания и секретаря.
- Повестка дня и её утверждение.
- Тема собрания, либо её краткое содержание, если она оформлена отдельным документом, в последнем случае копия документа должна быть приложена к протоколу.
- Решение общего собрания, а также количество проголосовавших «за» и «против» принятого решения. При решении нескольких вопросов решение по каждому из выдвинутых вопросов рассматриваются отдельно, и результаты голосования также фиксируются для каждого принятого решения отдельно.
- Подпись секретаря и председателя собрания.
Согласно единый представительный орган, созданный первичными профсоюзными организациями предприятия, имеет право направить работодателю, или его представителю предложение о начале коллективных переговоров по подготовке, заключению или изменению коллективного договора от имени всех работников.
Согласно Требования, или их копии могут быть направлены в соответствующий государственный орган по урегулированию коллективных трудовых споров. В этом случае государственный орган по урегулированию коллективных трудовых споров обязан проверить получение требований или их копий другой стороной коллективного трудового спора.
Заполненный образец документа
Общество с ограниченной ответственностью «Баромир»
ПРОТОКОЛ № ___
общего собрания работников
г. ________________ «___»_____________ 20__г.
Всего работников организации -_____ человек
Присутствует на собрании - _____ человек (список прилагается).
Предложили: избрать председателем собрания ___________, секретарём - ___________.
ПОСТАНОВИЛИ:
Избрать председателем собрания ___________, секретарём - ___________.
СЛУШАЛИ:
Лаговазов К.М. - предложил утвердить повестку дня собрания об утверждении требований работодателю о невыполнении им коллективного договора в части положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 7 календарных дней.
ПОСТАНОВИЛИ:
Повестку дня утвердить.
ПОВЕСТКА ДНЯ
Об утверждении требований работодателю о выполнении им коллективного договора в части положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дня.
СЛУШАЛИ:
Выступила Фродорова Е.А., председатель ООО «Баромир», о нарушении работодателем положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дня. Иванов А.А предложил:
ВЫСТУПИЛИ:
1.Р.Р. Симонова, лаборант - предложила поддержать предложение председателя профсоюзного комитета Фродорова А.А.
2. М.М. Фролова, бухгалтер - предложила утвердить требования о выполнении условий коллективного договора, для чего до «__»_________ 20__ года издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дней на собрании работников.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.Утвердить требования о выполнении условий коллективного договора, для чего до «__»_________ 20__ года издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дней на собрании работников.
2. В случае отказа работодателя в удовлетворении выдвинутого требования или несообщения своего решения вступить в коллективный трудовой спор:
создать примирительную комиссию, уполномочив представлять интересы работников в примирительных процедурах председателя профкома Фродорова А.А., члена профкома Лаговазова И.И.
3. Предоставить право представителям работников участвовать во всех примирительных процедурах рассмотрения коллективного трудового спора, принимать решения по урегулированию коллективного трудового спора, заключать соглашения с правом подписи.
Председатель собрания
Одна из священных обязанностей секретаря - подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.
Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.
КАК СЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ?
По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:
Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.
Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.
Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:
а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов;
б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.);
в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.
По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.
Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания - обсудить повестку дня и принять по ней решения.
ПОВЕСТКА ДНЯ
Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.
При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:
- Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.
Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.
- Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой . Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.
На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:
Приобретение новой поточной линии;
Технологическая подготовка производства;
Внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования;
Модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков;
Материально-техническое обеспечение производства.
В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.
Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.
- Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания . Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
- Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня . Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.
- Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании , если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.
УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ
Общие требования к участникам мероприятия:
Компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня;
Достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.
Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить.
Как всех оповестить
Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия .
Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.
Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании.
Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде «напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке».
Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).
ПРИМЕР 1
Оповещение участников совещания
Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.
Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года.
Рассадка участников совещания
Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать:
Высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации);
Владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.;
Представители организаций-партнеров.
Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).
Пример 2
Схема рассадки
Именные карточки
На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант - это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1)
Рис. 1. Именная карточка для участника совещания
Бейджи
В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать:
Ф.И.О. участников;
Их должности;
Наименование организации, которую представляет каждый участник;
Населенный пункт, в котором находится указанная организация.
На бейдже также могут быть:
Логотип организации, которую представляет участник;
Логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).
Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.
Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2).
Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно
Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги. А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся.
ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ
На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме - целый день.
Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна.
Перерывы
Если продолжительность совещания превышает астрономический час (60 минут), то необходимо делать перерывы через каждый академический час (45 минут).
На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски (бутерброды, фрукты, сладости) и напитки (чай, кофе, соки, минеральную воду и т.д.).
Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.
Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, - тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Будет неловко, если кто-то из участников уронит на деловые бумаги бутерброд или прольет кофе.
Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись.
Временные рамки
Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.
Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.
Уточните у председателя регламент каждого выступления.
Запланируйте перерывы, если это необходимо.
Сложите на калькуляторе все временные отрезки и к полученной сумме прибавьте
О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет - придется внести коррективы и вновь доложить председателю.
После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания (Пример 3).
ПРИМЕР 3
Повестка дня с временными ограничениями
ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ: 5 ОСНОВНЫХ ШАГОВ
Протокол документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов - различных собраний, совещаний, семинаров и конференций.
Выделяют следующие виды протоколов:
. Краткий протокол - документ, в котором фиксируют Ф.И.О. и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица. Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях.
. Полный протокол , кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания.
Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия.
Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола.
Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол - единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены. В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.
Шаг 1: готовим рабочее место
Чтобы вести протокол было проще, до начала совещания:
. Выберите для себя место в зале , где будет проходить мероприятие. С него должно быть видно всех участников в лицо, хорошо слышны выступления председателя, докладчиков и «реплики из зала» (см. схему рассадки в Примере 2).
. Положите на свой стол список участников совещания с указанием Ф.И.О. и должностей, а также схему рассадки . Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности.
. Запаситесь канцелярскими принадлежностями . Возьмите с собой 2-3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика.
. Проверьте, работает ли оргтехника и другие приборы : часы, диктофон, видеокамера (при их наличии). Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы.
Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов.
Шаг 2: фиксируем ход совещания
Помимо материалов, подготовленных к совещанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), протокол составляют на основе звукозаписи, видеозаписи, стенограммы или черновых рукописных записей, которые ведутся во время совещания.
Как вести черновые записи?
1. Подготовьте листы для черновика протокола - их количество зависит от объема повестки дня. На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня (Пример 4).
ПРИМЕР 4
Черновик протокола совещания. Лист № 1
Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей:
Лист № 2 : «О состоянии работы по заключению договоров поставок цветного и черного металла». Доклад Прохорова П.Д.;
Лист № 3
Лист № 4 : «О транспортном обеспечении поставок». Доклад Медведева В.Ю.;
Лист № 5 : … (заполняется в ходе совещания);
Лист № 6 : «О состоянии расчетов по заключенным и исполненным договорам закупки сырья и материалов». Доклад Фоминой К.Д.;
Лист № 7 : … (заполняется в ходе совещания);
Лист № 8 : «О заключении договоров с ООО «Аметист» о поставках стали и сплавов в ОАО «ЭСПЗ». Предложения Телегина И.И.;
Лист № 9 : … (заполняется в ходе совещания).
2. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом - возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания.
Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках:
В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания.
3. Заполните пункт «СЛУШАЛИ» . На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф.И.О. и должности ораторов, темы выступлений и их краткое содержание. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты . Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений (тезисами). Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания.
4. Впишите пункт «ВЫСТУПИЛИ» (при необходимости). Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. В полном протоколе каждую подобную реплику надлежит сразу же фиксировать, особенно если она сопровождается фразой: «Прошу занести в протокол». Например:
Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло.
В кратком протоколе
Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют - оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений. Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью (как правило, раз в неделю) и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения.
Общие правила оформления протокола
Наш словарик
Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов .
Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).
Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех - пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания.
Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения.
Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.
Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких протоколах.
Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола.
Обязательными реквизитами протокола являются:
- наименование организации;
- наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) с указанием вида заседания;
- дата заседания;
- регистрационный номер протокола;
- место проведения совещания;
- подписи.
Датой протокола является дата события.
Проблемы и решения
Составление протоколов оперативных совещаний часто вызывает трудности. Рассмотрим наиболее распространенные.
■ Проблема: секретарь или один из младших по должности сотрудников, который ведет протокол, может не понимать сути обсуждаемого вопроса, и следовательно, испытывает затруднения при записи хода обсуждения вопроса.
Что делать? В таких ситуациях секретарь должен обращаться к сотруднику, выступавшему на совещании, или к любому другому сотруднику, который может дать разъяснения.
■ Проблема: поскольку оперативные совещания часто ведутся без жесткого регламента, секретарь может не успевать записывать все, что происходит в ходе совещания.
Что делать? В этом случае может помочь ведение звукозаписи во время заседания и составление протокола на основе ее расшифровки.
■ Проблема: при обсуждении вопроса может высказываться как существенная, так и малосущественная или вообще несущественная информация, и для секретаря может быть трудным выделение главной (существенной) информации, которую и нужно зафиксировать в протоколе.
Что делать? В этом случае до составления протокола секретарь должен проанализировать всю информацию, отделить главное от второстепенного и включить в протокол только самые важные сведения.
Текст краткого протокола
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например:
Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается).
Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова «Приглашенные» с указанием должности лица и наименования организации.
В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), например:
Обратите внимание
Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемого вопроса. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное» или «Разные вопросы».
Текст основной части краткого протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. Каждый из них строится по схеме:
Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами от границы левого поля и могут выделяться полужирным шрифтом. После слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается фамилия докладчика и вопрос повестки дня, после чего в форме 3-го лица единственного числа кратко излагается содержание выступления.
В части «РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ:)» кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования, записывается принятое решение. Формулируются решения в предписывающей форме: «Подготовить...», «Предусмотреть...», «Проинформировать...». По одному вопросу может быть принято несколько решений. В этом случае они нумеруются арабскими цифрами с привязкой к порядковому номеру вопроса по повестке дня, например:
При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», а также воздержавшихся.
От теории к практике
Представим, что после расшифровки записи, сделанной от руки или на диктофон, мы получили текст, на основании которого нам необходимо составить краткий протокол:
Вопрос повестки дня: 2. О ходе реконструкции склада готовой продукции № 2
Текст выступления:
Васильев П.Р. По плану реконструкции мы должны были в конце месяца 25-го числа начать установку стеллажей и монтаж подъемных механизмов. ЗАО «Профиль» - наш поставщик стеллажного оборудования - нарушает сроки. 20-го мы должны были получить первую партию, через 10 дней - вторую. У нас - поставка двумя равными партиями, так в договоре. Мы оплатили полностью, то есть 100%-ная предоплата, потому что в прошлый раз, когда мы переоборудовали первый склад, у нас не было с ними проблем. Сегодня - 28-е, а мы еще не получили. Факсы им направляли, звонили, вчера они ответили, что первую партию отгрузили, но она будет два-три дня идти, то есть у нас задержка из-за поставщика. Думаю, надо им официально претензию выставлять о нарушении сроков поставки.
Для того чтобы сделать протокольную запись, необходимо выделить самую важную информацию. Чтобы это сделать, попробуем поставить ряд вопросов и получить на них ответы. Из приведенного текста мы можем получить ответы на следующие вопросы:
Мы видим, что в тексте содержится информация, которая не отражена в ответах: организация полностью оплатила товар, причем была произведена 100%-ная предоплата, так как имеется положительный опыт сотрудничества с ЗАО «Профиль». Имеет ли данная информация значение для той ситуации, которая является предметом рассмотрения? Очевидно, что нет, следовательно, эту и в протокол включать ее не нужно. Таким образом, основываясь на ответах на вопросы, которые мы получили, можно составить краткий протокол выступления:
2. СЛУШАЛИ:
Васильев П.Р.
Отгрузка первой партии стеллажного оборудования была произведена поставщиком ЗАО «Профиль» с нарушением срока, в результате чего не соблюдены сроки проведения работ по реконструкции склада № 2. Первая партия оборудования должна была поступить 20 декабря, вторая - через 10 дней. Установка стеллажей и монтаж подъемных механизмов должны были начаться 25 декабря. По информации поставщика, первая партия оборудования поступит не ранее 30-31 декабря. Предложил направить претензию о нарушении сроков поставки.
Обратите внимание
Если в выступлении использовались выражения «20-го числа», «25-го числа» и т.п., в протоколе нужно указать конкретный месяц, например: «20 декабря», «25 декабря» и др.
Предположим, что на совещании в ходе обсуждения сложившейся ситуации предложение о направлении претензии не было поддержано. Было решено направить поставщику письмо-требование о необходимости соблюдения сроков поставки, установленных договором. Решение в этом случае должно быть зафиксировано в протоколе следующим образом:
РЕШИЛИ:
Подготовить и направить в адрес ЗАО «Профиль» письмо-требование о необходимости соблюдения сроков поставки стеллажного оборудования.
Ответственный исполнитель - Васильев П.Р.
Срок исполнения - (дата).
Рассмотрим еще один пример.
Вопрос повестки дня: 5. О проведении проверки финансово-хозяйственной деятельности филиала общества в городе Перми
Текст выступления:
Медведев В.В. В течение этого года финансовый отдел и наша бухгалтерия неоднократно сталкивались с тем, что филиал в г. Перми представлял нам отчетность с ошибками. Дважды они сами обнаруживали эти ошибки, сообщали нам об этом и потом досылали исправленные отчеты. Дважды наша бухгалтерия обнаруживала ошибки в подсчетах, а также в том, что расходы филиала были проведены не по тем статьям, по которым это нужно было сделать. Если бы эти ошибки вовремя не были исправлены, это могло бы привести к проблемам с уплатой налогов. Также наши специалисты обратили внимание на то, что постоянно нарушаются сроки представления отчетов по представительским расходам. Главный бухгалтер филиала дважды был у нас в командировке, мы разбирались с допущенными филиалом ошибками, но ситуация почти не изменилась. Руководитель административно-хозяйственной службы Полозов Р.А. также жаловался на то, что в Перми имеются какие-то проблемы с транспортными расходами. Дело в том, что первоначально отчеты по транспортным расходам представляются ему, а затем уже сводный отчет по всем филиалам он представляет в бухгалтерию. Учитывая все это, считаю, что нужно организовать и провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, чтобы в дальнейшем не иметь проблем.
Руководитель: Кого, вы считаете, нужно включить в комиссию и сколько потребуется времени для проведения выездной проверки?
Медведев В.В. Считаю, нужно три человека: одного на бухгалтерию, другого - в финансовый отдел, третьего - в административно-хозяйственную службу и отдел МТО. Предварительно мы обсуждали с руководителями отделов, кто бы мог поехать, поэтому предлагаю трех человек: зам. главного бухгалтера Сомову С.С., аудитора Ястребову А.А. и ведущего инженера Соколова Б.Б. Проверку можно провести в течение 3-5 дней.
Проанализируем текст основного выступления по прежней схеме:
|
1) Финансовый отдел и бухгалтерия головной компании 2) Филиал в г. Перми |
|
|
Что делает (делал)? |
1) (Филиал в городе Перми) представляет отчетность с ошибками, проводит расходы не по тем статьям, по которым это нужно делать, нарушает сроки представления отчетов по представительским расходам. 2) (Финансовый отдел и бухгалтерия головной компании) анализировали допущенные ошибки с главным бухгалтером филиала. 3) (Финансовый отдел и бухгалтерия головной компании) предлагают организовать и провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, направив трех работников организации |
|
В течение этого года |
|
|
Положительных результатов нет |
И в этом случае мы видим, что в тексте осталась информация второго плана. Прежде всего, это упоминание о руководителе административно-хозяйственной службы Полозове Р.А., который также жаловался на то, что в филиале имеются какие-то проблемы с транспортными расходами. Эту информацию мы относим к второстепенной по той причине, что отчеты по транспортным расходам только первоначально представлялись руководителю административно-хозяйственной службы для подготовки сводного отчета. Поскольку в настоящее время порядок представления отчетов о транспортных расходах иной, эта информация для оценки сегодняшней ситуации большого значения не имеет.
К второстепенной информации следует отнести и упоминание о том, что дважды ошибки обнаруживал сам филиал, а дважды - бухгалтерия головной организации. Можно просто сказать, что ошибки обнаруживались неоднократно.
В кратких протоколах не отражаются вопросы, заданные докладчику. Однако если в ответе на вопрос имеется существенная информация, она заносится в протокольную запись выступления. В приведенном выше примере это информация о том, кого предлагается включить в состав комиссии.
Опираясь на полученные ответы, мы можем составить протокольную запись выступления:
СЛУШАЛИ:
Медведев В.В.
В течение этого года филиал в г. Перми неоднократно представлял отчетность с ошибками, проводил расходы не по тем статьям, по которым это нужно делать, а отчеты по представительским расходам представлял с нарушением сроков. Несмотря на анализ ошибок с главным бухгалтером филиала, ситуация не изменилась. Считает необходимым провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала, включив в комиссию зам. главного бухгалтера Сомову С.С., аудитора Ястребову А.А. и ведущего инженера Соколова Б.Б.
Если в ходе обсуждения вопроса принимается решение о проведении проверки, сформулировать решение в протоколе нужно следующим образом:
РЕШИЛИ:
Подготовить проект приказа о создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, согласовать срок проведения проверки с директором филиала в г. Перми.
Ответственный исполнитель - Медведев В.В.
Срок исполнения - (дата)
В.Ф. Янковая,
канд. ист. наук, зам. директора ВНИИДАД