Как сшивать документы в суд. Как правильно прошивать документы нитками

Ситуация, когда предприниматели сталкиваются с необходимостью прошить документы, далеко не редкость. Бумаги могут понадобиться для налоговой инспекции, пенсионного фонда или для хранения в архиве.

Склеивать документы или скреплять с помощью степлера категорически запрещено. Чтобы избежать проблем и не заслужить репутацию безграмотного человека, необходимо знать, как прошить документы согласно всем требованиям.

Общие правила

На первый взгляд может показаться, что никаких сложностей в скреплении документов возникнуть не должно, но это не совсем так. К процессу нужно подойти ответственно, чтобы бумаги были в надлежащем виде. Многие типографические конторы могут выполнить эту работу за установленную плату и в короткие сроки, но не каждый предприниматель рискнет доверить важные бумаги посторонним людям. Чтобы не пользоваться каждый раз услугами профессионалов, стоит разобраться, как правильно прошить документы.

Контролирующие структуры не предоставляют предпринимателям конкретные указания по этому вопросу, поэтому придется разбираться самостоятельно. Информацию можно почерпнуть из Методических рекомендаций в сфере делопроизводства.

Сшиваем бумаги с помощью ниток

Как прошить документы таким способом? Для этого необходимо подготовить принадлежности. Нужно иметь нитки, иголки и клей. Процесс состоит из трех этапов:

Подготовка документов. Все бумаги необходимо разложить в нужном порядке и пронумеровать их карандашом в уголочке листа. Отверстия можно делать шилом или использовать дырокол. В том случае, когда бумаг очень много и проткнуть их дыроколом невозможно, стоит воспользоваться острым гвоздем и молотком. Количество отверстий зависит от важности и назначения документа. Особо секретные документы сшиваются в пять дырочек, чтобы избежать подмены листков. Отверстия нужно расположить слева, по центру свободного поля. Расстояние должно составлять примерно три сантиметра от одного прокола до другого.

Списание. Разбираясь, как прошить документы нитками, нужно знать важные нюансы. В большинстве случаев принято использовать шпагат или нить ЛШ-210. Допускается применение и других прочных ниток. Начинать процесс необходимо с тыльной части того отверстия, которое расположено посередине. Принято сшивать документы дважды, чтобы придать нужную прочность. Нитка выводится на тыльную сторону из центрального прокола и завязывается узелком. Если нужно скрепить бумаги, которые не несут особой ценности, можно использовать обычную нитку.

Заверение документа. Чтобы правильно заверить бумаги, необходимо подготовить небольшой листочек с размерами 4 на 5 см. Его нужно наклеить на узелок так, чтобы концы нити были свободны. На листочке необходимо указать количество подшитых бумаг числом и прописью, а также должность, фамилию и инициалы ответственного лица. После этого заверяющий ставит свою подпись и печать, если она имеется. Края подписи и печати обязательно должны выходить за пределы листочка-наклейки.

Как подготовить бумаги для налоговой инспекции?

Любой предприниматель обязан предоставлять различные отчеты о своей деятельности, поэтому знания о том, как прошить документы для налоговой службы, являются необходимыми. Чтобы избежать несогласованностей, желательно уточнить у ответственного лица о правилах скрепления документов.

К готовому документу следует составить перечень всех прилагающихся бумаг. Опись нужно вложить в самом начале дела и пронумеровать отдельно. Также необходимо указать даты документов и количество листов. Нужно помнить, что номер ставится именно на листах, а не на страницах. Если документ многотомный, листы каждого тома нумеруются отдельно.

Для налоговых органов нужно прошить документы в 3 дырки, не больше и не меньше. Расстояние между проколами должно быть более трех сантиметров. Расположить их нужно на полях с левой стороны. Отверстия делаются с помощью шила или толстой иголки. Проколы должны быть в середине поля, чтобы текст хорошо просматривался. Все дырки нужно сделать так, чтобы они были строго друг под другом.

Какой нитью шить?

Документы для налоговой нужно сшивать только прошивной иглой, используя шпагат или нитку ЛШ-210. В крайнем случае допускается прошивка капроновой нитью, сложенной в несколько раз.

Нить выводится на обороте последнего листа. Концы, длина которых не может быть больше 6 см, нужно завязать. Наклейка делается по общепринятым правилам и заверяется подписью и печатью. Концы нити должны быть свободными.

Если документ будет храниться более десяти лет, необходимо сделать пять проколов. В этом случае наклейка должна быть из папиросной бумаги.

Обложка документа

Необходимо знать не только то, как прошить документы, но и как подобрать к ним обложку. Они могут быть трех типов: стандартные, нестандартные и те, которые используются для длительного хранения бумаг. Как правило, чаще всего габариты обложки составляют 229 на 324 мм, их применяют для листов формата А4.

Если документ большего размера, нужно изготовить нестандартную обложку. Для этого можно обратиться в типографию или сделать ее самостоятельно. Те бумаги, которые необходимо хранить больше 25 лет, должны быть оформлены в прочную обложку из плотного картона. Если подразумевается передача документа в государственный архив, материл для обложки должен быть бескислотный.

Прошивка в 4 отверстия

В зависимости от того, какие сроки хранения документов, оформление может быть двух видов:

Частичное, при котором листы могут быть не пронумерованы. В этом случае опись и листок-заверитель составлять не нужно. Такое оформление допускается к документам, которые хранятся не более десяти лет.
Полное оформление необходимо в том случае, когда бумаги лежат в архиве больше десяти лет. При этом нужно прошить документы в 4 дырки.

Обложка должна быть твердой, из плотного картона, толщина которого составляет 0,35-1,5 мм. Элементы описания необходимо расположить в соответствии с ГОСТом 17914-72. Подшивая бумаги, нужно помнить о том, что текст должен хорошо читаться. Все металлические элементы, такие как скрепки и скобы, необходимо удалить.

Для прошивки в 4 отверстия нужно приготовить шило, приспособление для зажима, большие иголки и нитки. Если листов очень много, целесообразнее взять дрель.

Тонкости «архивного сшива»

Перед тем как прошить документы, нужно проверить все бумаги и разложить в правильном порядке. Листы описи должны быть пронумерованы отдельно. В конце необходим заверитель дела.

Если дело оформляется частично, сверху и снизу нужно наложить картон. В случае полного оформления необходимо сшить и сделать переплет, применяя клей ПВА.

Чтобы зажать пачку, следует использовать гнет или специальное устройство. Нижний и верхний прокол нужно расположить на расстоянии 30 мм от границ полей. Остальные два отверстия находятся на расстоянии где-то 80 мм от крайних проколов.

Концы нити необходимо продеть в разные иглы и провести в средние проколы с лицевой стороны. Выводится нить с тыльной стороны через крайние проколы на лицевую сторону. Далее продевается в соседние отверстия. Концы нужно связать с тыльной стороны.

Заключение

Правильное оформление отчетности и ведение документооборота – один из обязательных аспектов успешной деятельности. Поэтому руководители должны подходить к этому делу со всей ответственностью и знать, как правильно прошить документы.

По заведенному правилу любой документ, состоящий более чем из одного листа, подлежит подшивке. Считается, что нужно это по двум причинам: чтобы документы не потерялись и чтобы их частично не изъяли или не подменили.

Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах, подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, – порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.

Точка зрения законодательных структур

Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.

Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных . В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены , есть еще , который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также .

Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов. Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.

В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов.

Инструменты и основные понятия

При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:

Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;
Обложка дела 229×324 мм для архивных дел;
Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
Клей;
Ножницы.

Пошаговое руководство по прошивке

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
Следующий шаг – это проделывание дырок . После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат . Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___(_______) листов

Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)

Теперь нужно пронумеровать документы . Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

Нумерация строго регламентирована:

нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером. Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;
на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.

Обратите внимание, подпись и печать обязательно ставиться так, чтобы часть ее располагалась на листике-заверителе, а часть непосредственно на заверяемом деле. Согласно заведенного порядка, это считается гарантией подлинности и неприкосновенности.

Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:

название организации;
наименование документа;
дата составления;
оглавление (аннотация цели подготовки) содержащее короткое перечисление вложенных материалов4
количество листов;
сроки хранения;

и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.

Согласно правилам на описи не ставится номер.
Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.

Фотоинструкция

На любом предприятии принято издавать документы и содержать огромное количество бумаг, которые связаны с осуществляемой деятельностью. Все эти документы нуждаются в строгой систематизации, иначе все документы перепутаются, и на предприятии наступит путаница.

Обычно кадровые специалисты сшивают документы, чтобы листы точно не потеряли, и документ был единым целым. Вариантов прошивки документов имеется много, а также существует определенный порядок прошивки, который обязательно должен знать каждый делопроизводитель.

Как прошивать документы правильно, что для этого потребуется и чем нужно руководствоваться при этом? Рассмотрим эти вопросы ниже.

Подлежат прошивке

Далеко не все документы должны подлежать прошивке, и по этой причине очень важно понять, какие именно из них подойдут для такой процедуры. Понятно, что документ, который состоит из одного листа, не подлежит прошивке.

В целом, кадровые специалисты должны заниматься сшивкой следующих документов:

Штатное расписание.
Приказы для общего состава.
Приказы для личного состава.

Что касается бухгалтерских служб, то их сотрудники должны сшивать:

Накладные.
Авансовые отчеты.
Путевые листы.
Счета-фактуры.
Акты выполненных работ.
Ведомости о зарплате.
Оборотные ведомости.

Также информация о сшивании нитками потребуется и в тех ситуациях, когда сотрудникам приходится работать с копиями документов, принятых от юридических лиц.

Иными словами, данная процедура будет касаться документов для почти всех структурных подразделений организаций, и при этом разница в проведении данного процесса будет заключаться только в способе его выполнения.

Законодательство

Стоит отметить, что единого стандарта по сшиванию документов на предприятиях на данный момент нет. Несмотря на это, ряд регламентирующих документов все же имеется, и именно их положений стоит придерживаться при прошивании документов.

К ним нужно отнести:

Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009 «О делопроизводстве и архивном деле» .
Приказ Минкультуры РФ № 536 (утверждение типовой инструкции по делопроизводству) .
Инструкция ЦБ РФ.
Приказ Министерства по налогам и сборам (2003 г.)

Правила прошивки документов

На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов. Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов.

2 дырки

Данный способ прошивания является самым простым. Его могут применять обычно к тем документам, не представляющим особой важности для руководства и предприятия в целом. Но даже в такой ситуации у некоторых сотрудников кадровой системы могут появиться вопросы на тему его сшивания.

Стоит придерживаться такой схемы:

Перед началом необходимо сделать дыроколом две дырки. Стоит помнить, что документ также легко пробивается и обычной иголкой, однако, нужно быть максимально аккуратным, чтобы не испортить бумагу.
После этого нужно взять иглу с ниткой, затем пропустить сразу в два отверстия. Пропускать необходимо так, чтобы концы вышли с обратной стороны.
Затем нужно связать концы нитки, после чего наклеить на них прямоугольный маленький листок, который заранее стоит вырезать из специальной бумаги. Этот листок должен хорошо скрыть сам узел, но в это же время не скрывать его полностью.

Важно помнить, что в ситуации, когда документ будет храниться более 10 лет, то прямоугольник лучше сделать из папируса.

На этом прямоугольнике нужно указать, сколько листов содержится в документе, данные специалиста, занимавшегося заверением документа.

3 дырки

Важно понимать, что перед началом процедуры сшивания, бумагу также необходимо проколоть, и здесь нужно просто рассчитать расстояние для трех дырок.

После проколов нужно вдеть нитку в среднюю дырку. При этом нужно оставить кусок нитки с тыльной стороны длиной не меньше 7 см.

После этого с лицевой стороны бумаги нужно протыкать верхнее отверстие и просовывать нить с иглой снизу в прокол. Затем нитку снова нужно направить в середину листа, чтобы она опять появилась с тыльной стороны.

Затем можно спокойно отрезать нить, при этом не забыв оставить 7 см, дабы связать с имеющимся остатком.

Не стоит забывать и о наклеивании на узелок прямоугольника с необходимой информацией.

Сотрудникам кадровой службы будет полезно знать, что вместо иглы можно использовать шило. Идеальным средством для прошивания будут являться капроновые нити или шпагат.

4 дырки

Если кадровый специалист знает, как прошивать в три дырки, то с данным способом у него также не возникнет проблем. Схема почти такая же. Здесь сразу нужно учесть, что расстояние между отверстиями ни в коем случае не будет превышать 1,5 см.

Процедура сшивания начинается от второго отверстия сверху, причем начало берется с обратной стороны листа. Затем нить должна выводиться через самое верхнее отверстие и снова нужно пропустить ее через вторую дырку сверху.

По такому же алгоритму нить потом заводят в третье и последнее отверстия (с тыльных сторон).

По завершении процедуры игла должна быть продета с лицевой стороны в дырку № 3 и затем быть связанной в узелок. И в завершение процесса, сверху должен быть наклеен прямоугольник.

5 дырок

Данный способ является самым сложным и в то же время самым надежным. Обычно используется работниками бухгалтерских служб, поскольку именно в ней документы бывают самыми увесистыми и объемными. Отверстия рассредотачиваются по краю листа с шагом в 5 см.

После проведения сортировки листов, нужно их аккуратно сложить в стопку и проделать отверстия с помощью дрели специального пресса.

После того, как отверстия будут сделаны, останется только прошить всю стопку.

Делать это нужно согласно следующему алгоритму:

Пропустить иголку с нитью в центральное отверстие, оставив хвост длиной 10 см.
Протянуть иглу во второе отверстие сверху и вывести с обратной стороны.
Согласно типу «змейки» иглу вывести через верхнее отверстие, чтобы она оказалась с лицевой стороны, провести вниз в верхнее второе отверстие.
Затем нужно, придерживая нить возле центрального отверстия, просунуть иглу со стороны тыла и вывести на лицевую, чтобы просунуть во второе отверстие снизу.
Снова по типу «змейки» просунуть иглу в крайнее снизу отверстие с обратной стороны, и снова отправить в «тыл» через второе отверстие снизу.
Получившиеся два хвостика нитки связать узлом.

Потом получившийся документ нужно извлечь из пресса. Затем обычно намечают линии загиба, которая сможет закрыть остатки ниток. Чтобы загиб держался хорошо, его можно промазать клеем. Наклейку на обложку можно прикрепить степлером.

Стоит отметить, что образцы для обложек можно найти в любом магазине канцтоваров.

Как пронумеровать

Нумеровать листы необходимо арабскими цифрами.

Нужно учитывать следующие нюансы:

Ставится номер в правом верхнем углу.
Приложения стоит нумеровать в общем порядке.
При наличии писем нужно изначально нумеровать конверт, после чего остальные листы.
Тома дела нумеруются по отдельности.
При наличии склеек нужно нумеровать их согласно общему порядку.

Оформление обложки

Данная часть документа представляется в следующих форматах:

Стандартными. 22,9х32,4 см размер, требуются для сшивания листов А4.
Нестандартными. Размеры формируются в соответствии с форматом используемой для документов бумаги.
Для долгого хранения. Делаются в произвольном формате, изготавливаются из картона с повышенной твердостью.

На обложке должна отражаться следующая информация:

Название предприятия.
Название подразделения.
Индекс.
Заголовок.
Срок хранения.
Номер тома.
Дата изготовления прошивки.
Количество листов.

Вся информация по требованию высших инстанций, должна быть и в описи.

Заверение сшитой документации

Данный этап является последним перед тем, как проверить документ, а также для сдачи на хранение. Если процедура выполняется неправильно, у специалиста могут появиться неприятные проблемы. Важно понимать, что процесс заверения сотрудник должен знать отлично. Поэтому, на предприятии должен быть уполномоченный сотрудник для этого.

Кто имеет право

Заверять документы может руководитель предприятия, а также строго уполномоченный им составитель. Для этого данным лицам нужно ставить подпись, при этом как на листе документа, так и на стикере.

Важно понимать, что при подписании документа, управленец берет ответственность на себя за сведения, содержащиеся в нем, либо назначает ответственность для сотрудника, уполномоченного за ведение данной деятельности.

Условия

Для заверения обязательно стоит подготовить специальный стикер – примерно 5х6 см. Обязательно должна прописана на нем информация:

Количество листов.
Особенности вложенных документов.
ФИО специалиста, занимающегося прошивкой.

Стикером фиксируется узел последнего листа, затем нужно ставить печать компании.

Исправление ошибок

Самое главное требование, которое при делопроизводстве применяется ко всем документам – сохранение их неприкосновенности. При допущении любого рода неточности, нужно ее моментально исправить. К примеру, если в основном деле отсутствует один лист от документа, то нужно подшить его в виде отдельного тома, или же разбирать дело и заняться перепрошивкой.

Если были допущены ошибки при нумеровании листов, то можно использовать литерную нумерацию. При допущении более серьезных ошибок нумерации придется переделывать дело заново.

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Прошивка - это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Ответственность

Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению. Прошивка и нумерация документации - это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.

Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.

При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом». И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.

В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!

Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб. Следует прошить и учёта приказов, и журналы для отметок о и прочего.

Некоторые журналы ведутся на предприятиях годами, в этих случаях бывает, что нить прошивки помогает книге просто не развалиться на составляющие части от старости.

Как прошить и пронумеровать журнал: пошаговая инструкция

На самом деле сложно прошивать только свой первый документ. Ведь ты не знаешь, с чего начать и как правильно прошить журнал, как к нему вообще подступиться. А вот работа с последующими документами будет обыкновенной рутинной манипуляцией и не больше.

Как прошить журнал? Образец можно посмотреть ниже на фото, наглядное пособие всегда работает лучше, чем написанные тысячи слов.

Нумерация

Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии. Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему. Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности.

Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Обложка листом не является, обычно ставятся в правом нижнем углу. Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии.

Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал. Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста - не самое увлекательное занятие.

Нить для прошивки

Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет. Если взять тонкий образец, то со временем нить может порваться, и тогда прошивать журнал придется заново, а это далеко не минутное дело.

Чаще всего у делопроизводителя в арсенале имеется которая настолько прочна, что голыми руками её порвать просто невозможно, она точно сохранит все листы вместе, даже если журнал нечаянно упадет.

Чем делать дырки?

В тонком журнале или тетради дырки можно проделать шилом, постепенно, шаг за шагом, страница за страницей проколоть все листы. А вот если дело иметь придётся с многостраничным экземпляром, то в помощь обычно берут дрель. Особенно увлекательно наблюдать за тем, как ловко умеет управляться с инструментом хрупкая девушка-бухгалтер. И всё-таки, прибегая к такой тяжелой артиллерии, лучше заручиться мужской поддержкой.

Для того чтобы ваш журнал выглядел опрятно, не прокалывайте обложку, даже если очень хочется. Дырки делать следует как можно ближе к корешку (переплету), тогда при открытии страниц ниток практически не будет видно, и они не займут полезную площадь граф.

Дырок обычно делается две, расстояние между ними составляет 6-10 сантиметров. Располагаются отверстия примерно посередине книги.

После того как дырки сделаны, нитка вставляется в большую иглу и протягивается сквозь отверстия. Оба хвостика нитки должны остаться сзади журнала (между последним листом и задней частью обложки).

Длина нити

Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.

Контрольный лист

Весь смысл прошивки журналов состоит в том, чтобы при помощи своеобразной самодельной «пломбы» навечно зафиксировать количество листов, которые должны присутствовать в данном документе при любых обстоятельствах.

Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц. Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции.

Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке. Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

Журналом может стать даже самая обыкновенная ученическая тетрадь.
Перелопатив информацию о том, как прошивать журнал, не всегда можно натолкнуться на следующий полезный совет. Следите за натяжением, прошивка должна быть выполнена достаточно свободно, в противном случае шнурок/нить будут врезаться в отверстия и рвать страницы, либо книгу невозможно будет открыть полностью. Туго сшитый журнал не позволяет вести записи в центре разворота.
А еще можно найти в интернете нужную форму установленного образца, распечатать, проколоть дыроколом, сшить, наклеить «контрольку».
Желательно крепить контрольный листок клеем-карандашом: ПВА долго сохнет, а влага часто размывает подпись и печать, поставленную руководителем в спешке.
Случаются ситуации, когда внести какие-нибудь изменения в журнал все же необходимо. Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.

Где купить журналы?

Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.

Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет - все эти документы шнуруются по одному принципу. Кстати, журнал по охране труда - это один из тех, которые работодатель должен «холить и лелеять», ведь, случись что с сотрудником на производстве, первым делом контролирующие органы спросят про книгу, где эти самые сотрудники ознакомились под подпись с

Информация кадровику

А вот книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них должна быть не просто прошита, а скреплена либо опломбирована. Стандартная схема, как прошивать журналдля внесения сведений о трудовых книжках, здесь не подойдёт.

Некоторые итоги

Повторим основные правила, озвученные выше:

Перед работой внимательно изучить инструкцию о том, как прошивать журнал.
Определиться с «колющим» инструментом.
Не прокалывать обложку (только сами листы).
Не делать отверстия далеко от обложки - журнал будет неудобно открывать.
Нить должна быть прочной.
Не просчитаться с длиной нити, дабы не переделывать всё заново.
Журнал пронумеровать.
Наклеить контрольный лист, где будет указано количество прошиваемых страниц, дата прошивки.
Скрепить печатью.

Надеемся, что после прочтения статьи у вас не осталось вопросов по поводу того, как прошить журнал регистрации и тому подобные документы.

До начала работы с документацией требуется самое тщательное ознакомление с большим числом необходимых инструкций, касающихся вопросов документооборота и делопроизводства. Нормы эти - достаточно сложные и содержат большое число всевозможных мелких деталей и нюансов. Как подшить документы на уголок? Что содержит в себе прилагаемая опись? Можно ли подшивать бухгалтерские документы термопереплетной машинкой? Начинающему делопроизводителю есть над чем поломать голову.

Пустяковое дело?

На первый взгляд процедура оформления дела и сдачи его в архив совершенно несложна, но практика показывает обратное. В случае нарушения любого из правил делопроизводства данное учреждение откажется принять сдаваемый документ, и вам придется начинать всю работу вновь. Если подобные ситуации уже встречались в вашей жизни, читайте нашу статью - мы попробуем разобраться в данном вопросе.

Зачем подшивают документы? Существуют ли нормативы, согласно которым данная процедура регулируется? Да, и их немало. Речь идет прежде всего о методических рекомендациях по делопроизводству, которые были утверждены в декабре 2009 года приказом Росархива. Во вторую очередь - о ГОСТе Р 51141, посвящённом архивному делу и делопроизводству и содержащему все нужные определения и термины. Помимо того, существуют и другие правовые нормы, согласно которым сшивается документация.

Начнем с обложки

Если театр начинается с вешалки, то наша процедура - не иначе как с обложки. И выбор картонной "корочки" - одна из первых задач при процессе "упаковки" документа. На первый взгляд вы не найдете разницу между многочисленными существующими их разновидностями. Но, присмотревшись, поймете, что обложки бывают стандартными, нестандартными, а также используемыми для длительного хранения.

Чаще всего можно встретить стандартную обложку форматом 229х324 мм. Она применяется во всех случаях, когда сшиваются листы типового размера. Если же по определенным причинам документ обладает достаточно специфическим внешним видом и параметрами, требуется нестандартная разновидность обложки. К последнему же виду относится та, в который будут храниться документы от 25 лет и более.

Согласно нормам законодательства, такие обложки производятся лишь из твердого картона в связи со значительным рабочим сроком. Необходимо принять меры к сохранению надлежащего вида документа и пригодности его к использованию спустя серьезный временной промежуток. Документы, предназначенные к сдаче в госархив, хранятся в обложках, выполненных из такого материала, как бескислотный картон.

Поговорим о нумерации листов

Перед тем как правильно подшить документы нитками, все они обязаны быть сложены в нужной последовательности. После чего производится процедура нумерации при помощи обычного простого карандаша. Главное правило здесь - нумеровать именно листы, а не страницы документа. Проставляется арабская цифра на каждом листе в его правом верхнем углу. При этом наши отметки обязаны не "заползать" на текст. К общей нумерации листов не относится

Какие тонкости существуют в деле нумерации? Если в число подшиваемых документов входит письмо или несколько таковых, вначале пронумеровывают конверт, затем поочередно - каждый из вложенных в него листов. Если число входящих единиц - свыше 250, принято разбивать его на несколько томов. Причём каждый из них обладает собственной нумерацией.

Внутри архивного дела могут присутствовать документы, обладающие отдельной собственной нумерацией страниц, например, издания периодики. Но, оформляя дело в архив, их пронумеровывают в числе прочих без нарушения общего порядка.

Если вложенный лист имеет большой формат, его принято разворачивать и проставлять цифру справа в верхнем углу. Должна быть предусмотрена возможность свободного доступа к тексту. Если же на какой-либо из листов приклеиваются отдельные фрагменты с невозможностью их разъединения, вся данная пачка нумеруется как один. При этом обязательно составление описи каждого из приклеенных кусков, которая делается на обороте либо на свободном пространстве. Указание на наклеенный документ должно присутствовать в заверительной надписи либо в примечаниях к общей описи с указанием названия. Чаще всего такими внештатными вложениями являются чеки, выписки либо фотографии.

Исправление ошибок и опись документов

В случае когда по ходу работы допущена некоторая не слишком серьезная погрешность (например, пропущена пара листов), вместо перенумерации всего массива заново можно воспользоваться буквенным обозначением. При этом цифры на других листах не изменяются. Устранение подобных ошибок возможно лишь по согласованию с сотрудниками архива. Если же обнаружены грубые погрешности, документ предстоит нумеровать заново. Старые цифры при этом зачеркивают как можно аккуратнее и проставляют новые. При этом обновлённая нумерация опять утверждается заверительной надписью.

Без описи у вас ни одно архивное дело не примут. Информация, содержащая в ней, касается названия документа, даты составления, аннотации и непосредственно таблицы с указанием порядковых номеров листов, числа их и примечаний (в случае необходимости). Завершается все информацией о количестве документов в виде цифры, дублируемой прописью, затем всё скрепляется подписью делопроизводителя с расшифровкой Ф.И.О.

Как правильно подшить документы нитками

Начиная процедуру сшивания, следует удостовериться, что все необходимые материалы и инструменты у вас под рукой. Кроме собственно дела, потребуется шило, игла, картон для подшивки документов и специальные нитки. В качестве последних запасаются суровыми или прошивными нитками Л-210. Последняя разновидность используется для нужд делопроизводства чаще всего.

В начале работы из документа удаляются любые скрепки и прочие металлические предметы, затем листы дела складываются ровной аккуратной стопой. С левой стороны на пространстве полей делается три отверстия иглой или шилом. Размещать их лучше всего посреди свободного места, предназначенного слева для отступа, то есть на расстоянии около полутора сантиметров. Данное замечание немаловажно - ведь иначе после подшивки документов их трудно будет прочитать.

Если ровные края отверстий имеют для вас принципиальное значение, возьмите дырокол. Но помните, что слишком большое количество листов ему "не по зубам". Следите за тем, чтобы все три отверстия были расположены по высоте равномерно и отстояли друг от друга на расстояние примерно 3 см. Среднее из них должно попадать на середину страницы.

Для предотвращения порчи титульного листа и развала дела часто рекомендуют место прошивания спереди и сзади укрепить полосками картона. Сквозь него будет пропущена нить. Обычный размер ее - 70 см. Но в каждом конкретном случае это зависит от толщины стопки.

Как прошивают на 3 дырки

Приведем содержание алгоритма такой подшивки документов. Сначала игла пропускается сквозь среднее из отверстий, причём на обратной стороне остаётся конец нитки. Затем следует вдеть ее в верхнюю из дырок. В результате оба ее конца выведены на оборот стопки прошиваемых листов. Иглу протягиваем сквозь нижнее из отверстий и проводим нитку на лицевую сторону. Затем вновь опускаем иголку в среднее отверстие. Таким образом наша нить оказалась проведенной через все необходимые дырки, после чего оба ее конца завязываются на обороте документа крепким узлом. Оставляются кончики длиной около 5 см.

Непосредственно на узел клеится кусочек бумаги с заверительной надписью. Ниже мы рассмотрим технологию ее изготовления.

Документ можно прошивать и с помощью 4 дырок. Как это сделать? Процедура совсем не сложная. Четыре дырки пробиваются по вертикали симметрично с расположением на единой оси. Оставив хвостик нитки с тыльной стороны первого отверстия, ведем прошивку стежками, затем завязываем узелок аналогично описанному выше. Прошивка должна быть продублирована дважды в целях обеспечения прочности и надежности.

Заверительная надпись

Следующий этап после нумерования и прошивки - снабжение нашего дела заверительной надписью. наклейка размером 4х6 см с текстом "Прошнуровано и пронумеровано … листов" (число их указывается и цифрой, и прописью). Далее указывается должность работника, прошившего документ, с датой и личной подписью. Если требуется заверение печатью, это тоже должно быть отмечено. Надпись наклеивается поверх завязанного нами узла, кончики нитей которого при этом должны остаться свободными. Подпись ставят по окончании всей процедуры, когда клей уже высох. Делается это для предотвращения ее размазывания. Печать (при наличии) проставляют частью на лист, частью на саму надпись.

И лишь после того, как дело прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью, его можно отправлять в архив.

Отношение к заверительной надписи обязано быть серьезным и внимательным. Именно она - документальное свидетельство неприкосновенности дела. В случае нарушения ее целостности или смещения документ может быть не принят органами контроля, либо возможно его оспаривание в суде.

Что и зачем прошиваем

В обязательном порядке сшиваются все документы, подлежащие сдаче в архив или в любой из проверяющих органов, к которым относится налоговая инспекция, пенсионный фонд и множество подобных. Нельзя сдавать туда документы склеенные или скрепленные при помощи степлера. Как уже было отмечено, в случае выявления несоответствия нормам делопроизводства его у вас просто-напросто не примут.

Подобной процедуре подлежат главным образом документы кадровой принадлежности и бухгалтерского учета. Те из них, делопроизводство по которым завершено, спустя год подлежат сдаче в архив организации или предприятия. В специальные архивные учреждения передают дела с прошедшим законным сроком хранения. Определяется он законодательно в зависимости от вида документа. К примеру, не менее 75 лет требуются хранить нотариальные записи, книги хозяйственного учета и документы со сведениями по персоналу.

Срок хранения конструкторских чертежей гораздо меньше - всего-навсего 20 лет. Фотодокументацию принято беречь 5 лет. В архивные учреждения подлежат сдаче дела как государственных, так и частных предприятий. При этом задача любой негосударственной структуры - заключить с Федеральной архивной службой об этом договор.

Следует помнить, что правом прошивки документов обладает лишь тот сотрудник, у кого данная обязанность прописана в должностной инструкции. В случае некачественного соединения документов вас ждут определенные санкции, особенно в случае изменений или нехватки отдельных важных листов.

Вернемся к технологиям подшивки

Описанные выше способы сшивания годятся как для архива, так и для налоговой инспекции. Но подшивка документов бухгалтерского учета, хранимых длительно (более 10 лет), должна быть особенно крепкой - чаще всего на 5 отверстий. Заверительная надпись производится на особой папиросной бумаге, для того чтобы отчётливо просматривался расположенный под наклейкой узел и не возникало сомнений в целостности документа.

Если в условиях офиса отверстия пробивают обычными канцелярскими дыроколами, то при необходимости оформлять большие объемы бумажной документации (например, в типографиях) используют профессиональное оборудование в виде бумагосверлильных машин или переплетных станков. Такие механизмы обладают серьёзной мощностью и могут быть как ручного действия, так и оснащенные электроприводом.

Механизм станка

В основе этих систем или станков - классический способ с использованием пружин. Такой переплетный станок снабжён устройством для перфорации. Другой механизм его насаживает документ на пружину из пластика, после чего снизу и сверху блока добавляются картонные или пластиковые обложки.

Преимуществом переплетного станка служит возможность скрепления весьма объемных документов. Толщина блока может доходить до 500 страниц. А также - возможность удаления или добавки страниц и листов в уже переплетенный документ. К недостаткам относится довольно серьёзная трудоемкость и не слишком высокая прочность.

Если переплетный станок для подшивки документов оснащен металлическими пружинами, для которых устанавливается определенный шаг и пробиваются отверстия соответственно ему, то бумажные блоки бывают надеты на гибкую пружину из стали, которая затем сжимается и закрывается. Преимущества аппарата с металлическими пружинами - в более презентабельном итоговом виде и повышенной надежности по сравнению с переплетом пружинами из пластика. Но при этом вставить либо удалить листы без повреждения невозможно.

Помимо пружин, бывают аппараты, действующие по принципу переплёта на пластиковую гребенку, зубья которой завиваются. Также существует переплет на спираль, знакомую нам по перекидным календарям, блокнотам и ежедневникам. После перфорации отверстий в них навивается спираль (3-4 витка вручную, остальные автоматически).

Прогресс не стоит на месте

Что такое термопереплет? Это современный станок для подшивки документов, в котором возможно быстрое и неразъемное их соединение. С помощью термопереплетных машин можно комплектовать большое число материалов, а также оформлять единичные экземпляры. Такой вариант особенно подходит отправляемым по почте отчётам, договорам и рекламным материалам.

Работает машина для такого вида переплета путем использования термокорешков и термообложек, имеющих разные цвета и размеры. В зависимости от количества листов дела выбирается термообложка определенной толщины, затем всё вместе помещается в аппарат. Внутренняя сторона торца обложки промазана слоем полимерного клея. Машина снабжена нагревательным элементом, благодаря которому этот полимер бывает расплавлен, и все листы впаяны в горячий слой.