Охрана труда представляет собой совокупность мер по обеспечению безопасности сотрудников. Аудит по охране труда позволяет повысить эффективность этой системы. В процессе проверки выявляются имеющиеся нарушения, проверяется соответствие документов законам.
Цели и результаты аудита
Рассмотрим ожидаемые результаты аудита по охране труда:
- Системная оценка деятельности компании в сфере охраны труда.
- Проверка соответствия деятельности организации существующим законам.
- Обнаружение слабых мест.
- Прогнозирование вероятных рисков.
- Разработка плана мероприятий по устранению нарушений.
- Расстановка приоритетов при устранении нарушений.
- Поиск причин имеющихся нарушений.
Цели мероприятия:
- Оценка деятельности, на основании которой можно сделать объективные выводы о бизнес-процессах.
- Проверка состояния компании на данный момент.
Аудит по охране труда – обязательная мера для большой компании, в которой работает много сотрудников. Мероприятие позволяет контролировать соответствующую сферу. Комплексная оценка деятельности нужна, в первую очередь, самому предприятию.
Внутренний аудит компании
Существует два вида аудита по охране труда: внешний и внутренний. Первый вид предполагает проведение проверки представителями сторонней организации. Внутренний аудит осуществляется силами сотрудников самой проверяемой компании. Это доступный инструмент для контроля условий труда на предприятии. Проверяться может как компания в общем, так и конкретное рабочее место. Рассмотрим преимущества внутреннего аудита:
- Получение достоверных сведений об условиях труда.
- Составление локальных статистических данных.
- Возможность составления объективного отчета, который будет предоставлен инвесторам и акционерам.
Внутренний аудит может проводиться как планово, так и внепланово. Плановые проверки выполняются 1-2 раза в год. В каких случаях имеет смысл проводить мероприятие внепланово? Оно связывается с падением эффективности труда. Если какой-либо показатель, относящийся к охране труда, резко меняется, следует осуществить проверку.
Виды внутреннего аудита
Различают следующие виды аудита по охране труда:
- Внеплановый . Цель – сбор информации для оперативного устранения нарушений. Проводится представителями службы охраны труда.
- Целевой . Цель – сбор информации о конкретном объекте.
- Комплексный . Цель – осуществление полноценной проверки системы управления условиями труда. Для проведения мероприятия назначается комиссия, в которую входят представители службы охраны труда.
При любой проверке, как правило, предварительно формируется график предстоящих работ.
Порядок проведения
Рассмотрим все этапы внутреннего аудита:
- Разработка стандарта проведения аудита . В стандарте указывается порядок проведения проверки, форма отчета по итогам мероприятия, порядок устранения обнаруженных нарушений. Разрабатывается стандарт на неопределенный срок. Если требуется, его можно пересмотреть. Хранится он вместе с прочей внутренней документацией.
- Определение предметов проверки . Можно выбрать несколько объектов, если это целевой аудит. Также может быть проведена проверка всех аспектов деятельности. Проверяться могут такие предметы, как наличие опасности здоровью сотрудников, знание сотрудниками охраны труда, наличие всей необходимой документации, готовность работников к аварийным ситуациям.
- Разработка программы аудита . Ответственность за разработку возложена на назначенную комиссию. Документ включает в себя следующие пункты: предмет проверки, ее цель, продолжительность мероприятия, лица, входящие в состав комиссии. Программ аудита может быть несколько.
- Издание приказа . Руководителю требуется издать приказ об осуществлении проверки. Составляется он по соответствующему образцу. Если проводится аудит в структурных подразделениях, о мероприятии нужно предупредить руководителя предприятия за 10 суток до его начала.
- Изучение всех требуемых документов . Аудитору нужно предоставить документацию, касающуюся охраны труда. В частности, на этом этапе анализируются внутренние акты, нормативные и правовые документы, технологические бумаги. Также понадобится разработать контрольные листы.
- Проведение проверки . На этом этапе выполняется сбор информации, проведение интервью с работниками, анализ собранных данных, наблюдение за деятельностью сотрудников. Нужно проверить, имеется ли на предприятии вся необходимая документация. Проверка проводится в рабочие часы. Если это невозможно, аудит осуществляется в нерабочее время. Однако на это, согласно статье 99 ТК РФ, требуется письменное согласие сотрудника. Сверхурочный труд, согласно статье 152 ТК РФ, оплачивается дополнительно. При этом должно быть соответствующее распоряжение руководителя.
- Составление протокола несоответствия и подготовка отчета . По результатам аудита составляется протокол. В нем прописываются все обнаруженные правонарушения. К примеру, это может быть нарушение сроков проведения учебных мероприятий по охране труда. Желательно указать значимость нарушения и его содержание. Составленный отчет предоставляется руководителю компании. Документ должен быть подготовлен в течение 7 дней. На его основании проводится дальнейшее устранение нарушений.
- Организация итогового собрания по результатам проверки. О результатах аудита требуется известить ответственных лиц. Желательно проинформировать их также о причинах нарушений. На этапе встречи определяются лица, которые будут заниматься устранением нарушений, а также сроки этого мероприятия.
- Устранение нарушений. Предположительное время ликвидации несоответствий – 30 дней. Этот срок продлевается при увеличенных объемах работы, необходимости в привлечении профессионалов или финансовых средств.
- Регистрация материалов проверки в реестре локальных аудитов . В реестр включается программа мероприятия, его график, итоговый отчет, контрольные листы.
Регулярное проведение внутренних аудитов позволяет увеличить безопасность условий труда, снизить опасность травм, своевременно исправлять все нарушения, не допускать появления аварийных ситуаций. Внешний аудит осуществляется по похожему алгоритму.
Внешний аудит по охране труда
Основное отличие внутреннего от внешнего аудита заключается в том, что последний проводится сторонними независимыми компаниями. Руководителю компании требуется сначала найти организацию, занимающуюся соответствующей деятельностью. Затем с ней заключается гражданско-правовой договор. Услуги сторонней компании нужны для следующих целей:
- Проверки документации на соответствие требованиям закона.
- Подготовки компании к проверкам со стороны государственных органов.
Для объективности аудита рекомендуется обратиться в крупную компанию с соответствующими лицензиями. Предварительно следует ознакомиться с отзывами о ее работе. Что выбрать: внутренний или внешний аудит? Внутреннюю проверку провести проще. Документы не придется доверять сторонним специалистам. Внешний аудит обеспечивает большую объективность.
Предприятие мелкое или крупное должно периодически проводить аудит по различным сферам деятельности и структурам, в том числе и по промышленной безопасности.
Что такое аудит по ОТ и для чего необходима эта процедура? Чем отличается внутренний и внешний виды процедуры? Какие цели и задачи ставят перед собой эксперты? Подробности в статье.
Как провести аудит по охране труда?
Означает это понятие — аналитическая информация для корректировки или обогащения системы промышленной безопасности или любой другой системы на предприятии. Аудит охраны труда представляет собой повторяющийся независимый анализ, нацеленный на оценку соответствия итогов работы по промышленной безопасности согласно составленной стратегии по ОТ. Диагностика помогает вычислить целесообразность действий и компетенцию для получения результатов, сопоставимых с общепринятыми стандартами по ОТ.
Проводится анализ по адекватности и профессионализму. Адекватность – уровень соответствия проводимых инструкций, общепринятым стандартам. При этом стандарт сравнивается с актами предприятия
Проверка по компетенции определяет уровень внедрения системы промышленной безопасности в структуру предприятия, доступна ли она для сотрудников, и проводится ли по общепринятым правилам
Цели и задачи аудита по охране труда на предприятии
Есть две основные цели экспертной аналитики:
- Первичный анализ для корректных выводах о рабочих процедурах;
- Тестирование состояния и хода ОТ в данный промежуток времени.
Задачи проверки ОТ – это выявить ошибки в системе охраны трудовой деятельности. И написание советов по корректировке ошибок и профилактике отрицательных результатов, как несчастные случаи, заболеваниях, спровоцированных неблагоприятными производственными факторами.
Виды аудита охраны труда
Существует 2 вида экспертной проверки, а именно внутренний и внешний.
Внешний – это мониторинг независимыми экспертами, не входящими в структуру проверяемого предприятия. Нацелен на установление соответствия или компетенции;
Внутренний – это мониторинг экспертами, входящими в структуру предприятия, главным образом нацеленный на анализ концепции промышленной безопасности в сфере производства.
Внутренний
Внутренний аудит по охране трудовой деятельности состоять может из таких объектов как:
- Опасности;
- Условия нормативных документов;
- Цели и направление в охране труда;
- Планы мероприятий;
- Соблюдение установленного порядка;
- Профессионализм сотрудников;
- Информационный круговорот в компании;
- Оборот и активы документов;
- Проверка проводимых действий в той или иной сфере;
- Анализ факторов при рабочей деятельности;
- Корректировка расхождений в соответствии с установленными нормами;
- Мониторинг СБ начальством;
- Уровень соотношения трудовой деятельности общепринятым нормам.
Внешний
Анализ по ОТ делится на внешний и внутренний.
Наружный анализ проводится независимой группой экспертов. Процедура необходима для утверждения компетенции или соответствия стандартным критериям. Стандарты утверждены в законном порядке и их нарушение ведет к административному штрафу руководящих лиц и предприятий.
Что проверяют?
Согласно закону, предприятие обязано предоставить:
- Использование сертифицированных средств защиты;
- Соответствие условий безопасности и работы общепринятым нормам, установленным в ТК;
- Экипировка персонала рабочей формой, обувью, средствами для очистки и обеззараживания, если сотрудники работают на вредном производстве или работающих при температуре намного выше или ниже нормы или в условиях сильного загрязнения природы;
- Обучить сотрудников технике безопасности на рабочем месте, провести руководство или стажировку на рабочем месте, и проверить знания по промышленной безопасности;
- Аттестировать рабочие места и сертифицировать систему промбезопасности;
- Разработать руководство и критерии поведения;
- Соблюдать и иметь законодательные нормативы по ОТ, по профилю деятельности компании.
Необходимая документация по охране труда
Основная документация нужная для регулировки промбезопасности:
- Постановление о порядке безопасности и охраны жизни и здоровья служащих во время осуществления рабочего процесса;
- Акт назначения ответственного лица, если нет инструктора;
- Регламент дисциплины на рабочем месте;
- Журнал учета действий по инструктажу;
- Учебный план;
- Стратегия действий по обеспечению охраны трудовой деятельности.
Подготовка к аудиту по охране труда
Подготовка к аудиту делится на несколько этапов. Необходимо, в первую очередь, выделить объект, составить стратегию, послать уведомление начальству отдела, который будет протестирован.
Далее нужно согласовать программу документального анализа, написать главный акт, по которому будет вестись главная аудиторская линия. Необходимо согласовать процесс экспертизы на предварительной встрече с начальством предприятия.На этом подготовка к анализу по ОТ может считаться завершенной.
Программа внутреннего аудита по охране труда – образец
Из чего состоит программа по внутренней проверке?
- Проведение опроса в отделе где проводится работа о типе труда, методах ее реализации и доступа к нужной информации;
- Сбор и проверка официальных актов;
- Осмотр процесса труда и места труда;
- Анализ итогов наблюдений;
- Запись информации;
- Подведение итогов и учет несостыковок.
Чтобы провести проверку в соответствии с программой, нужно составить план действий, в который включены:
- Место;
- Задача;
- Временные промежутки;
- Участники группы;
- Изучение актов;
- Число написания итоговых документов.
Также нужно составить перечень служащих, которым нужно отослать результаты.
Трехступенчатый контроль за состоянием охраны труда на предприятии
Организация безопасной трудовой деятельности является одной из основных обязанностей работодателя. Законодательство предписывает в данном вопросе…
Обеспечение охраны труда на предприятии - с чего начать в 2018 году
Одной из основных обязанностей работодателя является обеспечение таких условий трудовой деятельности, которые будут для работников…
Обязанности работника по соблюдению требований охраны труда
Законодательство предписывает в качестве одной из основных обязанностей работодателя необходимость обеспечения того уровня условий и охраны…
Организация службы охраны труда на предприятии
Для многих работодателей при организации службы охраны труда на предприятии актуальным становится вопрос о ее…
Охрана труда и техника безопасности на производстве
Охрана труда на предприятии является важным аспектом трудовой деятельности. Ее нормативы регламентируют определенные рамки рабочего…
Аудит системы управления охраной труда – это независимая проверка положения с охраной труда в организации и определение соответствия деятельности, направленной на обеспечение безопасности труда, законам и иным нормативным правовым актам, содержащим государственные нормативные требования охраны труда .
Степень воздействия на людей негативных факторов производственной деятельности (в т.ч. при различного рода авариях, экологических нарушениях) зависит не только от существующих технологий, а в первую очередь от качества систем управления охраной труда. Любая система может считаться эффективно функционирующей лишь в том случае, если обеспечено ее непрерывное совершенствование, достигаемое благодаря постоянному анализу и оценке ее качества. Именно на получение информации для последующего анализа и корректировки системы управления охраной труда (СУОТ) в организации направлен аудит.
Следует проводить различие между производственным контролем и контролем по охране труда, надзором в области охраны труда и аудитом систем управления. Аудит направлен на оценку качества и эффективности функционирования СУОТ, а не на поиск конкретных нарушений. Нарушение не должно рассматриваться лишь как отклонение от требований различного рода нормативных документов об охране труда. Любое нарушение – это повод к поиску несоответствия либо в структуре СУОТ, либо в процессе реализации намеченных целей. К осуществлению аудита необходимо привлекать независимых специалистов, которые не несут персональной ответственности за проверяемые участки. Служба аудита может быть включена в состав организации либо нанята для проведения конкретной проверки.
Заказчиком (потребителем, клиентом) аудита может выступать сама организация (1-я сторона), потребитель продукции и услуг данной организации (2-я сторона) и какая-либо независимая внешняя организация (3-я сторона – акционеры, инвесторы и др.). Для аудита 3-й стороны обычно требуется сертификация. Она проводится уполномоченным органом по сертификации. Сертификация инициируется самой организацией или акционерами (инвесторами и др.), или обеими сторонами одновременно.
Объекты аудита. Согласно ГОСТ Р 12.0.006-2002 «Общие требования к управлению охраной труда в организации» объектами аудита могут быть :
- риски;
Требования законодательных актов и иные требования;
Цели и задачи в области охраны труда;
Планы мероприятий (программы);
Ответственность за соблюдение требований охраны труда;
- обучение и осведомленность персонала в области охраны труда;
Связь и информация между структурными подразделениями и должностными лицами по вопросам охраны труда;
Документация и управление документацией;
Управление операциями (проектирование, технологический процесс, производственное оборудование, эксплуатация и др.);
Готовность к действиям в условиях аварийных ситуаций;
Мониторинг условий и охраны труда, измерение параметров условий труда;
Несоответствия и профилактические действия;
Зарегистрированные данные;
Анализ со стороны руководства;
Степень соответствия конкретных административных, рабочих процедур и рабочих участков, операций (производственных процессов) нормативной документации по охране труда.
Исходя из ГОСТ Р 12.0.006-2002 объекты аудита целесообразно подразделить по видам оборудования. Объектом аудита будет, к примеру, не просто структура и ответственность, а структура и ответственность в области безопасной эксплуатации грузоподъемных машин .
Виды аудита. Проводят аудит адекватности и аудит соответствия. Аудит адекватности устанавливает, отвечает ли документация СУОТ требованиям стандарта (ГОСТ Р 12.0.006-2002) . Аудит соответствия устанавливает, в какой степени требования этих документов понятны и соблюдаются персоналом. Аудит может быть внешним и внутренним. Внешний аудит осуществляется организацией, не зависящей от проверяемого субъекта. Внутренний аудит связан с изучением организацией своей собственной СУОТ. Это самый важный из всех аудитов. Он обеспечивает акционеров, инвесторов и руководство организации информацией об эффективности системы. В зависимости от количества объектов аудит делится на оперативный (внеплановый), целевой и комплексный.
Оперативный (внеплановый) аудит проводят специалисты службы охраны труда в организации при установлении недопустимых фактов. Его основная цель – сбор данных для оперативного принятия корректирующих мер. Инициаторами данного вида аудита могут быть начальник службы охраны труда или соответствующий менеджер (руководитель группы аудиторов).
Целевой аудит по сути аналогичен оперативному, но проводится согласно утвержденному плану и своей основной целью имеет сбор информации об одном из объектов аудита. Такой аудит включают в планы работы группы, которые утверждает руководитель службы охраны труда, и в обязательном порядке рассылают во все подразделения организации.
Комплексный аудит проводится по всем возможным объектам аудита и четко по графику, который разрабатывается в службе охраны труда, утверждается руководителем организации до начала следующего года и направляется руководителям структурных подразделений.
Периодичность аудита в подразделениях определяется по результатам проведенной оценки риска. В подразделениях с относительно высоким уровнем проверки он должен проводиться не реже 2 раз в год. В отдельных случаях (увеличение количества травм и обращений, нарушений требований охраны труда и инцидентов с учетом времени простоя основного оборудования, большое количество существенных несоответствий по результатам предыдущих проверок и др.) принимается решение о проведении проверок 1 раз в квартал. В остальных подразделениях проверки должны осуществляться не реже 1 раза в год.
Планируя объем аудита, определяют для проверки максимально возможное количество объектов аудита. При последующих аудитах допускается исключать отдельные объекты, если во время предыдущего аудита по ним не было выявлено ни одного существенного несоответствия и если в целом система по данному направлению функционирует хорошо.
Для проведения внутреннего аудит разрабатывают план, в котором указывают:
Объект и область аудит;
Цель аудита;
Сроки проведения аудита;
Состав аудиторской группы;
Документы, на соответствие которым проводится проверка;
Дату представления отчета об аудите;
Должностных лиц, которым необходимо иметь копию отчета об аудите.
Руководитель группы внутренних аудиторов официально (в форме служебной записки) заранее (за 2 недели до начала аудитf) уведомляет об аудитt руководителя проверяемого подразделения. В уведомлении указываются область, цель и продолжительность аудитf/ Необходимо провести встречу с руководством проверяемого подразделения, чтобы представить аудиторов (при необходимости), согласовать объем и цели аудитf, описать методы и процедуру его проведения, убедиться в доступности ресурсов и средств, требующихся аудиторской группе, назначить дату и время итоговой встречи, рассмотреть вопросы безопасности рабочих площадок (в т. ч. действия аудиторов в аварийных ситуациях), назначить сопровождающего.
План комплексного аудитf обсуждается с руководителем проверяемого подразделения, который обязан в случае несогласия с какими-либо положениями плана письменно сообщить об этом руководителю аудиторской группы. Руководитель аудиторской группы, руководитель подразделения и начальник службы охраны труда вместе решают все вопросы. Утвержденный план передается аудиторам и руководству проверяемого подразделения до начала комплексного аудита.
Перед проверкой аудитор должен подготовить контрольный лист регистрации данных . Это своеобразная памятная записка, которая помогает упорядочить аудиторский процесс и обеспечить подтверждение того, что изучаемая документация охватывает определенные виды деятельности. Аудитор может столкнуться с недоброжелательностью, на него может быть оказано давление. Поэтому аудитор должен многое предусмотреть. То, что вызвало негативную реакцию, лучше перепроверить и получить объективные данные.
Процесс проведения аудита включает сбор информации (в т.ч. интервью), отбор и оценку документации, наблюдение за деятельностью персонала, анализ результатов измерений и зафиксированных данных. Во время интервью аудитор спрашивает проверяемого о характере и условиях выполняемой работы, о поступлении информации, которая требуется для выполнения работы, и т.д. Важно структурировать вопросы, чтобы определенная проблема исследовалась с нарастающей степенью детализации. Полученные сведения необходимо проверять путем наблюдения и измерений.
Аудитор должен :
Зафиксировать в контрольном листе регистрации данных все доступные объективные сведения как о соответствиях, так и о несоответствиях;
Оценить, в чем рассматриваемый объект аудита не соответствует критериям аудита;
Подтвердить, что выявленные несоответствия документированы;
Установить фактические причины выявленных несоответствий.
Различают существенные и несущественные несоответствия. Существенное несоответствие – несоответствие, при котором один из элементов СУОТ либо не функционирует, либо функционирует с серьезными отклонениями. Несущественное несоответствие – одиночное отклонение от требований нормативных документов. Три (и более) несущественных отклонения от требований какого-либо раздела стандарта рассматривают как существенное несоответствие. Не устраненное в определенные сроки несущественное несоответствие при проведении повторного аудита также должно рассматриваться как существенное.
На каждое несоответствие необходимо составить протокол. Аудитор описывает наблюдение (то, что было замечено) – содержание и значимость несоответствия, место и время его обнаружения (это наблюдение должно быть засвидетельствовано проверяемым). Делается ссылка на ГОСТ Р 12.0.006-2002 и (или) иной нормативный документ – с соответствующими разъяснениями.
Протокол о несоответствии должен иметь:
Подробный заголовок, позволяющий обращаться к любой детали аудита;
Поле для аудитора, чтобы записать детали обнаруженного несоответствия;
Поле для проверяемого, чтобы сделать запись о корректирующем действии и указать предполагаемую дату его завершения;
Поле для аудитора, чтобы подтвердить, что это действие произведено и является эффективным.
Итоги аудита. Аудитору необходимо интегрировать информацию так, чтобы составить общую картину, с помощью которой можно отделить важное от неважного, определить связи между различными фактами. Аудитор должен зафиксировать результаты проверки и составить отчет , в котором нужно сообщить руководству проверяемой организации (подразделения), др. аудиторам и специалистам о том, что конкретно обнаружено и в какой области, чтобы можно было определить требуемые корректирующие действия.
В отчете должна быть отражена следующая информация:
Наименование проверяемой организации (подразделения);
Сроки проведения аудита;
Обследуемая зона или перечень проверенных лиц, документов, элементов СУОТ;
Встреченные препятствия;
Выводы об эффективности деятельности организации (подразделения);
Выполнение корректирующих мероприятий по результатам предыдущего аудита.
Официальный отчет должен быть представлен не позднее чем через 1 неделю по завершении аудита. На титульном листе записывают название отчета (и название проверяющей организации), ставят дату и приводят список рассылки. В официальный аудиторский отчет не следует включать:
Конфиденциальную информацию;
Субъективные мнения;
Эмоциональные или спорные утверждения;
Сведения о недостатках, которые устранялись по ходу аудита.
Необходимо провести итоговую встречу аудиторской группы с руководством проверяемой организации (подразделения). После получения официального отчета организация (подразделение) отражает результаты анализа и порядок выполнения корректирующих действий в организационно-распорядительных документах (приказах, распоряжениях, протоколах совещаний, перечнях утвержденных мероприятий и т. п.). Максимальный срок устранения несоответствий составляет 1 месяц. Если для этого требуются значительные затраты, руководитель организации (подразделения) оговаривает срок с руководителем группы аудиторов. Информацию об устранении несоответствий руководитель проверяемой организации (подразделения) направляет в устной форме (телефонное сообщение) или в письменной форме в службу охраны труда по истечении срока выполнения корректирующих мероприятий.
Материалы каждого аудита комплектуются в специальном реестре под регистрационным номером. В состав реестра включаются:
План (программа) и график проведения аудита;
Письменное уведомление об аудите;
Итоговый аудиторский отчет;
Заполненные контрольные листы;
Копии планов корректирующих действий.
В службе охраны труда анализируют результаты аудита и ежемесячно доводят до сведения руководителей структурных подразделений на совещаниях по охране труда. Служба охраны труда 1 раз в квартал документально оформляет выводы и рекомендации и на различных совещаниях информирует руководство организации о деятельности по охране труда.
Проверка имеющейся системы безопасности на предприятии позволяет своевременно выявить слабые стороны и устранить их, именно для этого проводится специальный аудит охраны труда . Независимая профессиональная компания проведет проверку и поможет оптимизировать работу системы охраны труда , а также подготовиться к различным проверкам со стороны государственных контролирующих органов.
Назначение процедуры
Аудит безопасности труда - это комплекс мероприятий, направленных на проверку соответствия документации по безопасности, которую ведет предприятие и реального положения дел. Внутренний аудит позволяет выявить все несоответствия и устранить их до того, как будет проведен внешний анализ, со стороны каких-либо органов. Чаще всего такие мероприятия проводятся перед предстоящими проверками, либо при смене сотрудника, отвечавшего за сферу управления охраной труда . Может быть назначена отдельная экспертиза документации по охране труда, направленная на проверку журналов безопасности и различных отчетов.
Аудит документов по охране труда и безопасности на предприятии решает сразу несколько задач, поэтому проведение такого мероприятия полезно для работы организации:
- Проверяется и оценивается текущее состояние дел на предприятии, соответствие условий принятым нормам по охране труда.
- Проверяются базы с документацией на предмет различных несоответствий. При обнаружении они устраняются.
- Выявляются нарушения непосредственно в рабочем процессе.
- Разрабатываются рекомендации по устранению проблем и повышению уровня безопасности.
После того, как проведена экспертиза охраны труда , составляется итоговый отчет, в котором отражается текущая ситуация. При этом оценка состояния предприятия производится в соответствии с действующим законодательством и правовыми нормами, которые регулируют профессиональную деятельность в конкретной отрасли.
В качестве отдельной процедуры выделяется аудит документов по охране труда . В процессе выясняется, насколько документация соответствует принятым нормам. Проверка может проводиться непосредственно на объекте у заказчика или дистанционно. В ходе дела должны быть выполнены следующие мероприятия.
- Проверка наличия в базе предприятия всех необходимых документов. Если какие-то из них отсутствуют, необходимо восстановить их.
- Проверка оформления всех актов и документации. Для заполнения документов предусмотрены строгие рамки, которых необходимо придерживаться, чтобы не иметь дальнейших проблем с законом.
- Проверка содержания различных положений и инструкций. Нужно выяснить, насколько они соответствуют нормам, и нет ли каких-то смысловых расхождений, которые требуется устранить.
Аудит охраны труда - это комплексная проверка всей системы. Она выполняется непосредственно на территории заказчика. Во время работы специалисты проверяющей компании тщательно ищут любые несоответствия и проблемы в сфере труда и связанной с ней документации. При обнаружении слабых мест предлагаются способы по их устранению, также составляется итоговый отчет, который предоставляется заказчику.
Мы предлагаем услуги по аудиту и проведению комплексных мероприятий или отдельных проверок на предприятии. Стоимость варьируется, в зависимости от специфики предприятия и начинается от 15-30 тысяч рублей. Окончательная цена оговаривается при заключении договора. Проведение аудита является важной процедурой для деятельности любого предприятия, особенно если она сопряжена с определенными рисками. У нас вы сможете получить бесплатную консультацию по любым вопросам, касающимся экспертизы на объектах.
В нутренний аудит - это одно из доступных средств, которое помогает работодателю контролировать состояние условий труда на предприятии и каждом отдельном рабочем месте.
Польза внутреннего аудита
Внутренний аудит помогает проверить, как работает система управления охраной труда в компании. В результате аудиторской проверки руководитель предприятия получает достоверную информацию, составляет свои внутренние статистические данные о нарушениях охраны труда, дает отчет акционерам и инвесторам об эффективности своей работы.
Внутренний аудит можно проводить планово - один, два или несколько раз в год - или внепланово. Например, если акционеры решили назначить нового руководителя компании или когда эффективность работы директора предприятия вызывает большое сомнение.
Расскажем об основных этапах внутреннего аудита по охране труда. Рекомендация будет полезной руководителям, специалистам по охране труда и аудиторам предприятий.
Виды внутреннего аудита по количеству объектов
| Вид аудита | Цель | Кто проводит |
|---|---|---|
| Оперативный (внеплановый) | Собрать данные, чтобы оперативно устранить нарушения по охране труда на предприятии | Специалисты службы охраны труда, если на предприятии установили нарушение охраны труда |
| Целевой | Собрать информацию об одном из объектов аудита | Сотрудники, ответственные за проведение аудита. Руководитель предприятия утверждает их в плане проведения целевого аудита охраны труда |
| Комплексный | Провести полную проверку состояния системы управления охраной труда в организации | Комиссия, состоящая из специалиста службы охраны труда и других специалистов. Состав комиссии утверждает руководитель предприятия. Аудит проводят по заранее составленному графику. Его рассылают руководителям структурных подразделений до начала следующего года |
1-й этап
Разработайте Стандарт предприятия для проведения внутреннего аудита систем управления охраной труда, прежде чем приступить к аудиту.
В Стандарте пропишите:
- роль и ответственность персонала;
- порядок подготовки аудита и план его проведения;
- форму отчета результатов аудита и способ его регистрации;
- корректирующие мероприятия.
Что такое стандарт внутреннего аудита
Стандарт для проведения внутреннего аудита систем управления охраной труда - это внутренний локальный нормативный акт. Его разрабатывают на предприятии на неопределенный срок. Документ при необходимости пересматривают, корректируют и совершенствуют. Хранят стандарт вместе с остальными локальными нормативными актами организации.
2-й этап
Определите, что будут проверять аудиторы по охране труда.
Проверку можно проводить по одному или нескольким направлениям. Аудиторы проверяют:
1. Есть ли риск или опасность (механическая, химическая, психологическая и другие), которые могут вызвать травму у сотрудника предприятия. Например, выданные сотрудникам СИЗ не защищают от всех опасностей на рабочем месте. Или сварщик, который работает на высоте, защищен только от некоторых факторов.
2. Знания персонала в области охраны труда. Все ли сотрудники прошли положенные инструктажи и обучение по охране труда.
3. Документы предприятия по охране труда. Аудиторы проверяют не только их наличие, но и правильность заполнения.
4. Готовность сотрудников к действиям в условиях аварийных ситуаций. Наличие средств противопожарной безопасности.
3-й этап
Разработайте программу аудита.
Программу аудита разрабатывает комиссия, которую утверждает своим распоряжением работодатель. В состав включите ответственных за охрану труда и других специалистов, которым в работе близка эта тема.
Включите в документ:
- объект и область аудита;
- цель аудита;
- сроки проведения аудита;
- список аудиторской группы;
- перечень документов, на соответствие которым проводится проверка;
- дату представления отчета об аудите;
- список должностных лиц, которым должны быть представлены копии отчета об аудите.
Вы можете разработать на своем предприятии не одну, а несколько программ аудита (п. 5.1 ГОСТ Р 12.0.008–2009).
Пример. В строительной компании участились случаи травматизма сотрудников. Руководитель разработал несколько программ аудита - «Проверка рисков на строительной площадке», «Проверка оборудования» и «Проверка проведения инструктажей». Все программы включили в ежегодный план проведения внутренних аудиторских проверок на предприятии. По программе «Проверка оборудования» руководитель в течение года проверил все 4 строительные площадки и выявил нарушения, которые влияли на уровень травматизма сотрудников. Оказалось, что на движущихся частях механизмов и строительных машин отсутствовали кожухи и ограждения, были неисправны грузозахватные вспомогательные приспособления и электроизоляция.
Внутренний аудит может проводить один человек или аудиторская группа. В группу можно включить как работников своего предприятия, так и привлеченных специалистов (п. 9.6.6 ГОСТ Р 12.0.007–2009).
Когда определяете количество и состав аудиторской группы, учитывайте объем документов, информации и других факторов, которые предстоит проверить (п. 6.2.4 ГОСТ Р 12.0.008–2009).
Заранее распределите объем работы между членами аудиторской группы. Например, один аудитор будет проводить анализ обучения по охране труда, второй специалист проверит проведение предварительных и периодических медицинских осмотров и т. д. Это позволит систематизировать проверку и распределит ответственность между членами группы за аудит конкретных процедур.
Какие обязанности у сопровождающих лиц и наблюдателей
Сопровождающие лица и наблюдатели - это не аудиторы. Их назначает руководитель предприятия. Задача наблюдателей - сопровождать аудиторов, в том числе на производственные объекты, помогать им контактировать с сотрудниками, обеспечивать безопасность аудиторов, выдавать им необходимые средства индивидуальной защиты во время нахождения их на опасных объектах.
4-й этап
Издайте приказ или распоряжение руководителя организации о проведении внутреннего аудита.
Если вы запланировали провести проверку в структурных подразделениях предприятия, оповестите руководителей о предстоящей проверке за 10 дней до ее начала.
5-й этап
Представьте аудиторам необходимые документы.
Прежде чем приступить к аудиту, проверяющие должны:
- ознакомиться с необходимой документацией;
- изучить нормативные и правовые акты, которые имеют отношение к объекту аудита, локальные нормативные акты организации, технологические документы (при необходимости);
- разработать контрольные листы (в качестве памятки).
6-й этап
Проведите аудит. На этом этапе к работе приступают непосредственно аудиторы. Они собирают информацию, проводят интервью с сотрудниками, анализируют собранную информацию, наблюдают за работой персонала, проверяют, какая документация есть и как она заполнена.
Аудит проводят в рабочее время по распоряжению руководителя организации и с письменного согласия работника, проверку можно провести и в нерабочее время (ст. 99 ТК РФ). В этом случае сверхурочную работу нужно дополнительно оплатить (ст. 152 ТК РФ).
Важно, чтобы информация, которую получают проверяющие во время аудита, была достоверная и объективная. Бывает, что на достоверность собранной информации влияет нарушение корпоративной культуры или банальная нехватка времени на проверку.
7-й этап
Проконтролируйте, чтобы аудиторы оформили протокол несоответствий и подготовили отчет.
Если аудиторы во время проверки находят нарушения, они должны отобразить их в протоколе несоответствия. Например, проверяющие обнаружили, что:
- сроки проведения обучения на предприятии регулярно нарушают;
- руководители структурных подразделений не обучаются в учебном центре;
- ответственные сотрудники не оформляют протоколы проверки знаний при внутреннем обучении;
- руководителям и специалистам организации не выдают удостоверения о проверке знаний.
Эти факты нужно указать в протоколе. Не забудьте зафиксировать место и время обнаружения нарушения, содержание несоответствия, его значимость, а дать ссылку в документе на нарушение требований определенного документа.
В отчете проверяющий сообщает о результатах аудита руководителю и другим специалистам. Документ используют для дальнейшей проверки и анализа проведенной проверки. Максимальный срок подготовки отчета - неделя.
Утвержденной формы отчета нет. Вы можете разработать свой образец или воспользоваться нашим вариантом.
8-й этап
Проведите итоговую встречу по результатам аудита.
Недостаточно просто провести аудит и убрать результаты в шкаф. Нужно рассказать обо всех обнаруженных пробелах и проблемах в охране труда руководителям структурных подразделений и другим ответственным лицам. Организуйте с ними встречу. Во время беседы обсудите причины нарушений, запланируйте корректирующие мероприятия и определите исполнителей и сроки выполнения.
9-й этап
Устраните несоответствия.
Вы должны устранить все нарушения и несоответствия за месяц. Но срок можно продлить, если:
- нужно выполнить большой объем работы;
- для устранения нужно привлечь квалифицированных специалистов, а на это необходимо время;
- требуется запланировать и выделить дополнительное финансирование.
Пример. В строительной компании в начале осени провели аудит. Выяснилось, что для сотрудников закупили некачественные и нелицензированные СИЗ - утепленные мужские ботинки с металлическим подноском, которые нельзя использовать. Руководителю пришлось выделять дополнительные средства и в срочном порядке закупать новые ботинки. А нерадивому сотруднику объявили строгий выговор.
10-й этап
Зарегистрируйте материалы аудита в реестре внутренних аудитов организации. Его форма должна быть утверждена Стандартом предприятия для проведения внутреннего аудита систем управления охраной труда.
Включите в реестр:
- программу аудита;
- график аудита;
- письменное уведомление руководителя проверяемого подразделения;
- итоговый отчет об аудите;
- заполненные контрольные листы;
- копии планов корректирующих действий.
Если руководитель будет регулярно проводить внутренний аудит, анализировать результаты и исправлять нарушения, это поможет снизить травматизм и быть готовым к любым проверкам в сфере охраны труда.