ТК РФ.
Независимо от того, какое образование получает работник, высшее или среднее профессиональное, он должен сдавать промежуточную аттестацию, а также итоговые экзамены. Для этого ему и предоставляется отпуск.
Учебный отпуск предоставляется, если работник получает такое образование впервые. Например, работник имеющий высшее образование, решил получить среднее профессиональное. Отпуск ему должен быть предоставлен. Но если работник, уже имеющий высшее образование, решил получить второе высшее, работодатель не обязан предоставлять и оплачивать ему такой отпуск. Об этом говорится в ст. 177 ТК РФ .
Есть несколько обязательных условий, при наличии которых работодатель обязан предоставить своему сотруднику учебный отпуск:
- учебное учреждение должно иметь государственную аккредитацию. Если учреждение не имеет такой аккредитации, то работодатель может отпустить сотрудника в отпуск, если такое условие предусмотрено коллективным договором или другим локальным актом.
- образование такого уровня получается впервые.
Заявление на учебный отпуск с сохранением заработной платы
Средняя заработная плата сотрудника на время учебного отпуска сохраняется только в том случае, если работник обучается по заочной форме обучения в ВУЗе. При получении среднего профессионального образования или при обучении в ВУЗе, но по очной форме, отпуск предоставляется без сохранения среднего заработка.
Для получения от работодателя учебного отпуска, сотрудник должен написать заявление. К нему необходимо приложить справку-вызов, которая приходит из учебного учреждения. В этой справке указывается наименование учреждения, форма обучения, причина отпуска, а также его продолжительность. Форма справки утверждена приказом Минобразования России от 19 декабря 2013 г. № 1368.
Как написать заявление на учебный отпуск
Унифицированной формы заявления, как на учебный, так и на любой другой отпуск, не существует. Работник пишет его в произвольной форме. Но существует обязательная информация, которую необходимо указать.
В заявлении на предоставление учебного отпуска необходимо указать:
- В «шапке», в правом верхнем углу указывается:
- должность и ФИО руководителя работодателя;
- полное наименование работодателя, включая организационно-правовую форму;
- должность и ФИО заявителя;
- структурное подразделение, где он трудится. Это не обязательно указывать. Такая информация актуальна для крупных предприятий.
- Затем посередине листа пишется слово «Заявление»;
- В «теле» заявления необходимо подробно описать причину - предоставление учебного отпуска. Также нужно указать наименование учебного заведения, основание для предоставления отпуска и его продолжительность. Можно просто переписать информацию из справки-вызова. Также нужно указать - отпуск с сохранением заработной платы или без;
- Подпись заявителя с расшифровкой фамилии;
- Дата составления заявления.
Приложением к заявлению будет справка-вызов из учебного учреждения, причём первая её часть. Вторая часть отдаётся работодателю после того, как работник посетит учебное учреждение, сдаст сессию, вступительные экзамены или защитит дипломную работу. Эта справка является подтверждением того, что работник не зря использовал свой отпуск.
В том случае, если сотрудник «завалит» экзамены и ему будет нужна пересдача в другое, не сессионное время, то этот день он будет оформлять уже за своё счёт.
Как написать заявление на ученический отпуск
Сразу заметим, что утвержденной формы заявления на отпуск не существует. Заявление составляется письменно, в свободной форме. Тем не менее, в заявлении необходимо отразить определенную информацию.
Важно! Так, при составлении данного документа необходимо указать:
- В правом верхнем углу необходимо указать адресата (полное наименование предприятия, ФИО директора), а также ФИО и должность заявителя. Если сотрудник работает в крупной компании, то необходимо указать отдел, к которому он относится;
- По центру листа пишется слово «Заявление»;
- В основной части документа указывается причина обращения – просьба предоставить учебный отпуск. В заявлении важно отразить наименование учебного заведения и продолжительность отпуска. Данную информацию можно скопировать из справки-вызова, которая была выдана в учебном заведении;
- Важно отметить, предоставляется ли отпуск с сохранением заработной платы или нет;
- В заключительной части указывается дата составления и ставится подпись сотрудника.
В учебном заведении работающему студенту выдают справку-вызов для предоставления по месту трудовой деятельности.
Перед началом учебного отпуска работник предоставляет первую часть данной справки по месту работы. На основании данного документа работодатель предоставляет сотруднику учебный отпуск.
Вторая часть справки передается по месту работы по окончании учебного отпуска. Во второй части справки ставятся отметки о прохождении сессии, защите диплома и проч. Такая справка подтверждает, что работник отсутствовал на рабочем месте, поскольку сдавал экзамены.
Если работник не сдал экзамен и не получил соответствующую отметку в справке, то этот рабочий день не будет оплачиваться работодателем. Оплате также не подлежат рабочие дни, пропущенные из-за пересдачи экзамена.
Какие нужны документы
Внимание! При подаче заявления работник должен предоставить следующие документы:
- Копия лицензии учебного заведения и свидетельство о государственной аккредитации (по требованию работодателя);
- Справка-вызов из учебного заведения. Как уже отмечалось выше, справка состоит из двух частей. Одна часть является основанием и остается на руках у студента. Вторая часть передается работодателю по окончании сессии, что подтверждает основание отсутствия работника на рабочем месте. В данной справке делаются отметки об успешной сдаче экзаменов.
Условия предоставления отпуска по учебе
Работодатель обязан предоставить работнику ученический отпуск в соответствии с гл. 26 Трудового кодекса РФ. Тем не менее, не каждый сотрудник, получающий образование, вправе получить компенсации, предусмотренные данных правовым актом.
Учтите! Работнику будут обеспечены все гарантии лишь при соблюдении некоторых условий:
- Работник должен получать первое высшее образование. Но для этого правила возможны исключения, если это обговорено с руководством. Нередки случаи, когда работник получает второе (или третье) высшее образование, что позволит ему развиваться в данной компании. Решение о получении образования было принято совместно с руководителем. Обычно подобные условия отражаются в соглашении между работником и работодателем;
- Учебное учреждение имеет государственную аккредитацию. Если у работодателя возникли сомнения в достоверности информации, он вправе запросить у работника документ, подтверждающий, что данное учебное заведение оказывает образовательные услуги;
- Работник должен подтвердить, что допущен к сессии и не имеет задолженности по предыдущим экзаменам.
При соблюдении данных условий работодатель обязан предоставить учебный отпуск. Для получения компенсации за отпуск работник также должен соблюсти вышеуказанные условия. Оплата за учебный отпуск начисляется из расчета среднего заработка работника при условии, что тот проходит обучение заочно или очно-заочно.
В случае, когда работник получает образование в очной форме, он вправе получить отпуск, тем не менее, отпуск по учебе не подлежит оплате.
Если работник одновременно проходит обучение в нескольких учебных учреждениях, где разные даты проведения экзаменов, он может предъявить документы только из одного из них на свой выбор.
Чем учебный отпуск отличается от основного
Под учебным отпуском понимается период, когда работник сдает экзамены по месту учебы и фактически отсутствует на рабочем месте.
Стоит отметить, что трудовым законодательством предусмотрены различные виды отпусков. Ежегодный отпуск предназначен для отдыха сотрудника и оплачивается в полном объеме. Во время учебного отпуска работник посещает занятия и сдает экзамены.
Разумеется, основания для предоставления отпусков разные. Работник вправе использовать 28 ежегодных отпускных дней частично или переносить. По отношении к учебному отпуску подобные действия недопустимы. Точные даты отсутствия работника на рабочем месте становятся известны лишь в преддверии сессии.
Учтите! Право использования учебного отпуска позволяет работнику получить новую профессию без потери рабочего места. Тем не менее, предоставленные дни нельзя перенести или отменить.
За сколько дней пишется заявление
Период, предшествующий уходу сотрудника в отпуск, не регламентирован законодательно. Тем не менее, при подаче заявления необходимо учесть, что работодателю нужно время, чтобы подготовиться к отсутствию работника. Поэтому будет разумно предупредить работодателя заблаговременно.
Стоит отметить, что бухгалтерии и кадровой службе необходимо подготовить внутренние документы и сделать расчет оплаты отпуска. Таким образом, следует подать заявление не позднее, чем за 14 дней до начал отпуска.
Способы подачи
Подать заявление, чтобы оно было своевременно рассмотрено и принято, можно одним из следующих способов:
- Лично подать в отдел кадров, зарегистрировав в журнале входящей корреспонденции;
- Передать в руки работодателю, если работаете на небольшом предприятии;
- По почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложений, что позволит впоследствии доказать факт отправки;
- Заявление может передать представить заявителя при наличии нотариально заверенной доверенности.
Посмотрите видео. Как оформить учебный отпуск?
Действия сотрудников отдела кадров
Заявление, поданное сотрудником, должно быть рассмотрено в обязательном порядке. На основании заявления сотрудник отдела кадров инициирует внутреннюю процедуру и формирует ряд документов.
Приказ на учебный отпуск
Приказ издается в соответствии с заявлением и приложенными документами. Данный приказ составляется по форме Т-6, тем не менее, закон не запрещает использовать произвольную форму.
Важно! Данный документ содержит следующую информацию:
- Дата и порядковый номер;
- Данные сотрудника (имя, должность, структурное подразделение);
- Тип отпуска;
- Размер оплаты;
- Продолжительность (указывается дата начала и окончания и общее количество дней).
Менеджер по кадрам обязан ознакомить работника с приказом под роспись.
Занесение информации в карточку работника
Сотрудник отдела кадров вносит соответствующую информацию в карточку сотрудника. Так, указывается информация о типе отпуска и о необходимости его оплаты, за ней следует номер и дата приказа. Графа «Период работы» остается без заполнения.
Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам.
Табель учета трудового времени
Учет времени труда ведется в специальных формах (Т-12, Т-13). Данные документы содержат даты отпуска. Также данный табель содержит информацию о том, является отпуск оплачиваемым или нет. Для обозначения используются специальные символы.
Сколько раз в год полагается отпуск на обучение
Работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск на время всех сессий, установленных учебным заведением. Обычно экзамены проходят 2 раза в год: зимняя и летняя сессии. В ст. 173 ТК РФ строго регламентирован период, который работодатель обязан отвести под учебный отпуск.
Для студентов магистратуры и специалистов предусмотрено:
- 45 дней – для студентов первого и второго курса;
- 50 дней – для студентов третьего и старших курсов.
Студенты учреждений профессионального образования вправе получить отпуск:
- 30 дней – для первого и второго курса;
- 40 дней – для третьего, четвертого и пятого курсов.
При поступлении работодатель обязан предоставить 15 календарных дней. Для защиты диплома у работника есть отпуск в 4 месяца. Тем не менее, работодатель не обязан оплачивать вышеуказанные периоды в полном объеме.
Работники, которые параллельно с работой получают образование в учебных заведениях, могут столкнуться с тем, что такое совмещение в определенные моменты бывает невозможно, например, когда дата сдачи экзамена совпадает с рабочим днем и в этом время работник должен быть на рабочем месте и выполнять производственные задачи. Законодатель позаботился о таких работниках, предоставив им право обратиться к работодателю с заявлением на учебный отпуск. Образец 2017 года, правила составления этого документа и общие положения об учебном отпуске - в данной статье.
Отпуск для учащихся
Право работника на дополнительный отпуск, необходимый для получения образования, предусмотрено гл. 26 ТК РФ . Такой отпуск может быть оплачиваемым или за свой счет. Максимальный его срок ограничен и зависит от конкретной ситуации. Приведем в таблице особенности каждого из них, в том числе кто имеет право на такой отпуск и в каком объеме.
| Условия обучения | Отпуск без оплаты | Отпуск с оплатой |
|---|---|---|
| программы бакалавриата, специалитета или магистратуры, прошедшие госаккредитацию |
|
|
| аспирантура, ординатура и ассистентура (заочно) | на последнем году обучения по желанию работодателя может предоставляться не более двух дней в неделю |
|
| программы среднего профобразования, имеющие госаккредитацию |
| «заочникам» и «очно-заочникам»:
|
| программы основного или среднего общего образования (очно-заочно), имеющие госаккредитацию | для прохождения госаттестации:
|
Иные гарантии и компенсации, в том числе по учебному отпуску, могут содержаться в коллективном или трудовом договоре.
Для того, чтобы воспользоваться правом на допотпуск, необходимо знать следующие правила:
- соответствующее образование должно получаться впервые и/или работник проходит обучение по направлению работодателя;
- отпуск может быть присоединен к ежегодному, но только если с этим согласен работодатель;
- при получении образования одновременно в двух образовательных организациях данное право может быть реализовано только в отношении одной из них;
- допотпуск предоставляется на основании справки-вызова, которую выдает образовательное учреждение;
- данное право может быть реализовано работником только по основному месту работы.
Как получить отпуск
Одного заявления на учебный отпуск для получения дополнительных дней освобождения от работы недостаточно.
Вместе с заявлением работодателю понадобится представить:
- справку-вызов из учебного заведения, в котором работник получает образование, с указанием на основание отсутствия и период аттестации или иных образовательных мероприятий;
- сведения о том, что образовательная организация имеет госаккредитацию. Такая информация может быть сразу указана в справке-вызове;
- документы, подтверждающие получение образования впервые.
В заявлении, которое составляется на имя работодателя, работник указывает:
- просьбу предоставить допотпуск в связи с получением образования;
- основания, по которым ему необходим отпуск;
- период отпуска. Здесь следует учесть время, которое будет потрачено на проезд к месту обучения и обратно, если учебное заведение находится в другом населенном пункте. В определенных случаях работодатель обязан возместить от 50% потраченной на проезд суммы;
- должен ли оплачиваться отпуск (желательно привести нормы ТК РФ, указывающие на обязательность предоставления отпуска работнику, в том числе его оплаты в установленных случаях);
- ссылку на документы-приложения;
- дату заявления и подпись.
Законом не регламентированы сроки подачи заявления, однако уведомить работодателя о желании получить учебный отпуск желательно заранее, например за две недели. Это время необходимо работодателю для того, чтобы организовать рабочий процесс с учетом отсутствия работника и произвести расчет отпускных, если они должны быть выплачены.
Заявление на учебный отпуск (образец)
Сотрудники, продолжающие свое обучение без отрыва от рабочего процесса, вправе рассчитывать на выделение дней, посвященных учебе и закреплению ее результатов. В статье расскажем про заявление на учебный отпуск, расскажем, когда он предоставляется.
Такая привилегия полагается не всем работникам, повышающим свой образовательный уровень, а только тем, кто соответствует следующим условиям:
- обучение по иной программе, и получение другой степени образования;
- обучение по прямому указанию работодателя, оформленному соответствующим образом;
- учреждение и программа должны быть аккредитованы. Если программа или ВУЗ – новые, то отпуск можно оформить в некоторых случаях;
- если работник учится в нескольких местах, то получить отпуск для прохождения сессии, он может только в отношении одного из них. Это правило исключает ситуацию, когда просьбы об отпуске следуют одна за другой, срывая рабочий процесс;
- совместителям полагаются отпускные дни только по тому месту работы, которое считается основным.
Сколько дней положено студентам-заочникам
Оплата и длительность отпуска зависит от того, на каком отделении обучается работник и какую степень получает. Работник может попросить о выделении дней для поступления, и организация предоставляет ему выходные, но без оплаты.
Среднее общее или основное общее образование:
Среднее специальное образование:
Высшее образование:
| Основание | Продолжительность в календарных днях | Сохранение оплаты труда |
| Вступительные экзамены | 15 | Без оплаты |
| Итоговые экзамены слушателям подготовительных курсов | 15 | |
| Промежуточные экзамены на 1 и 2 курсах | 40 | С оплатой |
| Промежуточные экзамены на 3 последующих курсах | 50 | |
| Сокращенное обучение на 2 курсе | 50 | |
| Выпускные экзамены | До 120 (4 месяца) |
Аспирантам или ординаторам предоставляется тридцать оплачиваемых дней. За это время они сдают промежуточные экзамены. 3 месяца дается им для защиты диссертационного исследования.
Отпуск для студентов очного отделения
Тем, кто совмещает с работой очное обучение, приходится тяжелее всего. Ведь им нужно посещать лекции и семинары, а свободное посещение предоставляют не все ВУЗы и факультеты. Поскольку в данной статье не затрагиваются вопросы трудоустройства таких студентов, следует рассматривать только их отпуск. Он меньше, к тому же не оплачивается, несмотря на явно большую нагрузку, законодатель принял именно такое решение.
Анализ отпусков в зависимости от формы обучения:
| Форма обучения | Промежуточные экзамены | Итоговая работа и ее защита | Выпускные экзамены | Оплата отпуска | |
| 1-й и 2-й курс | 3-й и последующие | ||||
| в календарных днях | |||||
| Высшее образование | |||||
| Очная | 15 | 120 | 30 | Нет | |
| Заочная | 40 | 50 | До 120 | Есть | |
| Среднее профессиональное образование | |||||
| Очная | 10 | До 60 | Нет | ||
| Заочная | 30 | 40 | До 60 | Есть | |
Работающие студенты заочного или вечернего отделения имеют преимущество перед очниками: сессионный период оплачивается, а сам отпуск более продолжительный.
Чем учебный отпуск отличается от основного
Понятие «учебный отпуск» неформальное, им обознается период отсутствия сотрудника на рабочем месте, во время повышения им своего образовательного уровня, выдерживая испытания, предусмотренные программой.
Прежде всего, обозначенные виды отпусков преследуют разные цели: задача основного отпуска заключается в отдыхе от работы, а в период учебного – цель сводится к получению новых знаний. Отличаются и основания предоставления. В одном случае это график. Ежегодный отпуск можно дробить или переносить. С учебным же такие манипуляции недопустимы. Более того, его можно запланировать лишь условно, ведь точная дата определяется незадолго до начала сессии.
Учебный отпуск – гарантия, обеспечивающая участие студента-работника в обучении и получении новой профессии. Этот вид отпуска не подвержен манипуляциям, будь то: дробление, перенос, отзыв.
Образец заполнения заявление на предоставления отпуска
Заявление составляется произвольно и включает в себя следующую информацию:
- должностное лицо, уполномоченное на решение вопроса;
- должность и имя заявителя;
- подразделение организации, в котором работает заявитель. Данные сведения актуальны только для крупных организаций;
- непосредственно просьбу;
- временной промежуток с указанием точных дат;
- данные заявления и подтверждающего документа;
- дата, подпись и расшифровка.
Заявление подкрепляется вызовом, который можно получить в учебном заведении. Отдавать следует оригинал, поскольку у этого документа только одно назначение – подтверждение обоснованности отсутствия на работе.
Варианты оформления заявлений
Вариант №1.
Генеральному директору АО «Агрегат»
А.М. Трубникову
младшего юриста Е.В. Печорина
заявление.
Прошу предоставить мне отпуск с сохранением заработной платы в период с 10.06.2017 по 20.06.2017 для сдачи экзаменов в СПБГУ.
Приложение:
- Справка-вызов №79 от 01.06.2017 г.
01.06.2017 __________ Е.В. Печорин
Заявление может быть составлено подробно с указанием оплаты или кратко. В любом случае обязательно приложить документ.
Вариант №2.
Директору АО «Силовые машины»
Я.С. Афанасьеву
помощника младшего бухгалтера О.Я. Топорковой
заявление.
Прошу предоставить дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в период с 10.03-10.07.2017 года для подготовки и защиты дипломной работы в КГУ.
Справка-вызов № 56 от 01.03.2017 прилагается.
01.03.2017 _________ О.Я. Топоркова
Сроки предоставления подтверждающего документа, которым является справка-вызов, не предусмотрены. Поэтому все увещевания отдела кадров или бухгалтерии, касающиеся того, что они не могут оплатить или одобрить отпуск, незаконны. Работник приносит ее тогда, когда документ ему выдадут в учебном заведении. Конечно, он может просить деканат ускорить подготовку бумаги, однако делать этого он не обязан.
Действия сотрудников отдела кадров
Любое заявление, написанное работником, принимается и рассматривается. В зависимости от его содержания и результата рассмотрения работодатель совершает ряд действий и оформляет документы.
Приказ на учебный отпуск
Он выносится согласно заявлению и приложенным к нему документам. Форма может быть любой: есть уже разработанная Т-6, которая чаще всего и используется, допускается изготовить свою. Читайте также статью: → “ ». Независимо от используемого шаблона, он должен содержать следующую информацию:
- номер и дата составления;
- сведения о сотруднике (имя, должность, если организация крупная – подразделение, табельный номер);
- вид отпуска – дополнительный, а также его оплата;
- продолжительность (следует указать период и количество дней);
- подпись руководителя;
Работник должен быть ознакомлен с документом. Свидетельствует об этом его подпись и дата.
Занесение данных в личную карточку
Сведения заносятся в раздел 7 или иной, если в организации была разработана и используется собственная форма. В карточке отражается информация о виде отпуска, указывается, оплачивается он или нет. Также заносятся реквизиты приказа и подробная информация об отпуске. Во вторую и третью графы «Период работы», изменения не вносятся.
Табель учета трудового времени
Типовые ошибки, допускаемые при составлении заявления
Форма заявления – свободная письменная. Однако оно должно содержать все данные, необходимые для принятия решения по этому вопросу. Также к заявлению прикладывается справка-вызов. Для работника могут возникнуть нежелательные последствия при совершении следующих ошибок:
- Предоставление справки, оформленной задним числом, или ее отсутствие. Важны обстоятельства, по которым документ предоставлен с опозданием, от них зависят дальнейшие действия. Если выдача справки не состоялась по вине ВУЗа, и есть доказательства, то работодатель может переоформить документы и оплатить ему сессионные дни. В большинстве же случаев поздняя выдача документа или его отсутствие свидетельствует о том, что работник имеет академическую задолженность, которая исключает любую возможность получения оплачиваемых дней, предназначенных для подготовки и сдачи экзаменов. Получить объяснения важно, поскольку при проверке или направленной жалобе организация должна доказать правомерность своих действий.
- Справка поступила только после начала сессии. Если виноват сам работник, то ему оформляются и оплачиваются фактически оставшиеся дни. Руководителю необходимо истребовать объяснения в письменной форме, работник должен описать сложившуюся ситуацию и пояснить причины несвоевременного предоставления документа.
- Работник просит отпуск за свой счет, рассчитывая потом получить возмещение, но он ошибается. Скорее всего, ему будет отказано. Правильно оформлять свое отсутствие рекомендуется сразу. Таким образом работник реализует свое право на обучение и получает связанные с этим гарантии. Уходя в обозначенный вид отпуска, сотрудник сам себя лишает такого права. К тому же задними числами отпуска не оформляют, и тем более, не проводят выплаты, поскольку это чревато наказанием со стороны проверяющих органов.
Все остальные ошибки, связанные с оформлением легко устранимы. Главное, правильно указать сроки, они должны соответствовать документу-основанию. Уровень образования указывается там же, поэтому отдел кадров проверить обоснованность требования оплаты самостоятельно.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1. Если работник имеет квалификацию «специалист», но хочет получить степень магистра, может ли он просить учебный отпуск?
Нет. Специалист и магистр формально представляют собой один уровень высшего образования. Между тем, в качестве условий представления отпуска указывается отсутствие того уровня образования, который получает работник. На этом основании отпуск не положен. Другое дело, если работник – бакалавр и получает степень магистра, тогда дополнительные дни должны предоставляться.
Вопрос №2. Положена ли компенсация проезда к месту обучения?
Да, расходы могут быть компенсированы. Определена и частота оплаты: таким правом воспользоваться один раз в год. Правило действует только для заочников, успешно проходящих обучение и не представленных к отчислению.
Вопрос №3. Сессия совпала с основным отпуском? Что делать в таком положении, переносить отпуск или сдавать экзамены за счет отдыха?
Этот вопрос решается по договоренности. Однако следует помнить, что один вид отпуска не заменяет другой. Также нельзя уменьшать их продолжительность. Поэтому работодатель, скорее всего, пойдет навстречу работнику и перенесет основной отдых на другой период. Полученный отказ можно обжаловать, для этого требуется его письменный вариант.
Вопрос №4. Если ли особенности в оплате учебного отпуска?
Оплата производится по одному правилу, никаких дополнительных условий или особенностей нет. Деньги переводятся заранее, минимальный срок – 3 дня. То есть распоряжение в банк о переводе денег должно поступить до сессии.
Вопрос №5. Сотрудник ушел в отпуск, который ему оплатили, но полностью провалил сессию. Можно ли потребовать возврата отпускных, удержав их из его последующей зарплаты?
Нет, таких удержаний делать нельзя. В противном случае на организацию может поступить жалоба в соответствующий орган, который обязательно накажет ответственное лицо и обяжет вернуть все удержания.